影响电子档案凭证作用的内外因素

张平

摘 要：随着电子档案的应用推广，电子档案在使用过程中所产生的相关问题也相继增多，电子档案是否具有凭证作用的问题一直是，电子档案管理部门关注的重点，电子档案关系到每个人、每一个城市甚至各国家的信息安全问题，对于是否具有凭证作用也非常重要，本文通过理论分析实际工作中影响电子档案凭证作用的见外因素，对电子凭证作用的生效问题进行探讨。

关键词：电子档案；凭证作用；影响因素；生效

电子档案技术属于新型技术，根据目前现有的法律规定对于电子档案的凭证性也没有一个明确的定义，而随着社会的不断发展，科学技术手段的提高，对于档案来说其存在模式要进行相应的改变和调整，从而满足社会发展的需要，

1 相关法律基础

1.1 通过国家档案局在2012年颁布的《电子档案移交与接收办法》中第二条规定，“电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”该定义从电子档案相关的技术形态、来源和价值等方面进行分析定义，而在后期修订的《电子文件归档与电子档案管理规范》标准中，对于电子档案的定义表述成具有一定的凭证作用、查考和保存价值并归档的电子文件的集合。从定义上来看电子档案由后期的归档操作形成，通过相关的关键环节将电子文件转化成电子档案的形式，再由移交至档案馆，并由档案馆分类再通过相关单位进行接收。

1.2 根据我国对于相关电子数据的法律条文规定，电子档案在形成时要符合多方面要求进行规范，其一要保证电子档案的完整性，其二就是对于电子档案的可靠性进行要求。完整性是指其完成内容的完整性以及在完成过程中的完整性，内容的完整性体现在，其内容描述特定的事件、对其时间、内容、人员以及结果的相关材料的完整。过程的完整性是指设计的中间过程环节，具体的流程等相关信息的完整，并对档案的处理活动的形式进行一定的信息保存。

1.3 可靠性的要求体现为电子档案形成来源的可靠和保存管理的可靠，具体表现在电子文件归档和电子档案管理制度设计的可靠性和系统实现的可靠性。制度设计的可靠性要求各立档单位和各档案馆应当按照文件档案管理的要求和法律法规对证据的要求，建立涵盖电子文件和电子档案管理整个生命周期的管理制度，明确电子文件产生、归档和电子档案管理各环节、各岗位、相关责任人的责任和操作要求。

1.4 系统实现的可靠性体现在两个方面：一是系统能够保证电子档案自形成起“内容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，办理完毕的电子文件及其相关信息集合在一起，经过归档操作（整理、编目、必要的格式转换、检查、确认或赋予归档标识）后形成电子档案这个时间点产生的电子档案数据包是电子档案的“原件”，确认电子档案的“原件”特征，核心点就是电子文件归档点留存的时间信息。

1.5 之后，电子档案的内容，包括一份电子档案内所有的内容信息和过程信息，在各形成单位档案室和各级各类档案馆的电子档案管理系统中都不能被修改，除了发生数据格式转换和系统迁移等情况，确有需要进行格式转换后，“格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”。二是在关键环节和特殊操作后，系统要检查电子档案内容在操作前后的一致性，如在归档、移交接收环节和格式转换、数据迁移等操作中，系统要根据电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案管理的相关制度规定要求，采取自动或人工方式对电子档案的内容进行一致性检测，保证在进行相关操作后前后内容一致，并予以记录。

2 电子档案管理要求

2.1 电子文件经归档环节形成电子档案后，一般都由档案机构，即各机关、企事业单位档案室和各级各类档案馆进行有效管理和发挥效用。如何管理电子档案才能符合法律所要求的证据特征？从前面引用的相关法律条款可以看出，作为证据的电子数据保存应当满足三个条件：一是能有效呈现；二是格式不变，如有变化，内容应当前后一致；三是当电子数据保存地址发生变化时，要记录移送过程相关信息，特别是相关操作的时间信息和人员信息。由此我们可以归纳出电子档案在各级各类档案机构保存时应当采取的管理要求：第一，要制订电子档案管理办法，要按照国家法律法规的要求，制订档案室/档案馆的电子档案管理办法，要规范和赋予档案室/档案馆在管理电子档案方面的岗位设置和职能职责。第二，要在电子档案管理系统中采取适当的技术手段，保证系统内电子档案不被更改，或者采取有效的技术手段，证明系统内电子档案没有被更改。

2.2 根据目前的相关技术的发展形式来看，对于技术的采用需要进行一下几种技术措施：第一种是数据格式固化措施，在归档的过程中将普通文件转化为一定的版式文件，版式文件在不同系统中呈现的内容，不会因系统的不同产生一定的乱码错版现象，并且受到一般权限的控制内容不能够进行更改；第二种对于系统内部的电子档案内容属性设定成“只读”状态，并且不能够对其内容进行更改；第三种是数据量小的电子设备存储方式采用一次性输入的光盘形式作为载体，无论相关的使用者拥有何种权限都不能对其内容进行更改。

2.3 电子档案凭证作用的生效，是多方面原因组合形成的结果，并根据相关法律部门进行认证，对电子档案的完整程度、信息的准确性和具有的一定的公信度。由于社会的不断发展和变化，而传统档案证明记录方式由于信息量的增加，在测定相关的电子档案的凭证作用时，由于技术等等多方面原因无法解决目前的情况，由于档案本身具有的一定的公信度受到法律和社会的认可，所以电子档案在今后的发展过程中，对于电子档案凭证作用生效的情况应当加以重视，保证在一定程度上满足原有的权威性。

3 结束语

档案对于一个国家一个城市的发展起着非常重要的作用，档案自身具有一定的凭证性等特征。电子档案作为新形势下的科学技术产物，改善了传统档案的部分弊端，对于传统档案较难保存，整理困难等情况做出了一定的改变，提升了档案管理的工作效率，现阶段的档案管理管理工作，由于相关电子信息技术的革新，以及网络的应用普及，促使档案管理工作向電子档案管理方式转变。

参考文献

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