事业单位人事档案信息化管理的优化策略

王亚林

摘 要：在当前信息化时代，信息技术在档案管理工作的应用取得了较好的成效。在事业单位人事档案管理工作通过引入信息化技术，可以有效的提高人事档案管理工作的效率，实现人事档案信息的高效利用。文中分析了加强事业单位人事档案信息化管理的主要作用，并进一步对事业单位人事档案信息化管理的优化策略进行了具体的阐述。

关键词：事业单位；人事档案；信息化管理；作用；优化策略

事业单位人事档案是对事业单位所有职工基本信息的真实记录，同时也是事业单位选拔、作用人才的重要依据。当前事业单位人事档案管理工作发生了较大的变化，人事档案信息化建设进程不断加快，这对于事业单位人事档案信息化水平的提升打下了良好的基础，同时也为人事档案信息的存储和管理带来了诸我铁便利，更易于实现对人事档案信息的查询和调取，能够实时对人事档案信息进行补充和更新，有效的提高了人事档案管理工作的效率。

1 加强人事档案信息化管理的主要作用

1.1 提高人事档案利用效率

在人事档案信息化管理工作中，通过依托于信息技术来实现人事档案的有效利用，更好的发挥出人事档案的重要作用。而且人事档案信息化管理的实现，可以更好的实现人事档案信息的完善，随时能够对人事档案信息进行补充，增强档案的实用性，有利于促进档案信息更新速率。通过对人事档案信息实行动态化管理，并运用现代化手段来构建人才业绩跟踪系统，确保人事档案价值的提升。

1.2 实现人事档案资源共享

在当前事业单位人事档案信息化管理工作中，通过在人事档案管理机构中设置信息中心，以此来人事档案信息化进行指导和技术支持。在实践工作中，需要进一步建立规章制度，对人事信息流动渠道进行规范，促使信息中心实现对人事档案信息的有效收集和发布。在人事管理工作中，由于对人事信息资料上个月较强的依赖性，但基于人事档案信息量大及变化频繁的特点，城朵通过建立人事信息库，并将其与人事档案管理工作有效结合，实现对各类信息的统一管理。这些工作的实现，需要通过充分的运用网络技术，加快推动信息的共享，将信息中心作为重要枢纽，授予信息使用人相关的权限，从而实现档案信息服务的持续循环。

1.3 满足人事档案使用要求

虽然当前人事档案信息数据库能够在短时间内生成各种不同表格，并各项人事管理工作提供重要的依据，但在人事考核时，多是针对于工作者的简历进行检查，这类信息数据库无法提供，因此要加快推动人事档案信息资源的合理开展，全面提高人事档案信息的处用率。这就要求在实际工作中要做好基础性工作，加快推动人事档案信息的数字化转变，构建人事档案数据库系统，实现对档案的检索、传递和查询等工作，同时档案数据库还要具有实效笥和真实性的特点，以便于更好的满足人事档案使用要求。

2 事业单位人事档案信息化建设的优化策略

2.1 加大对人事档案信息化建设的重视程度

在事业单位发展过程中，人事档案信息作为非常重要的资源，可以为事业单位人员选拔和任用提供重要的依据，因此事业单位领导要重视人事档案信息化建设，加大对档案管理人员的培训，全面提高人事档案管理人员的信息化水平。同时还要重视高素质人才的引进，打造一个复合型的人事档案管理队伍，为事业单位人事档案信息化管理目标的实现奠定良好的基础。

2.2 完善人事档案信息化管理制度

在事业单位人事档案信息化重审工作中，需要建立健全人事档案信息化管理制度，可以为人事档案信息化建设提供重要的依据，并以制度的形式来进行约束，进一步促进人事档案管理水平的提升，加快推动人事档案信息化建设的进程，更好的实现人事档案信息的利用价值。

2.3 开发和改进人事档案信息管理软件系统

对人事档案的信息密级进行更加严密的界定，保证电子档案的安全性。数据库 开发和改进更为先进的人事档案管理软件，健全人事档案管理软件可以系统的对人事档案进行的数据自动分析、整理等相关功能、归类、排列，提高人事档案管理工作的效率，这是人事档案管理信息化的必然要求，也是必由之路。开发和改进人事档案管理软件，还需要有利于实现远程控制、远程查阅和数据共享等功能。即准确快速又方便简洁，大大减轻了管理人员的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且还可以实现远程操控，档案数据信息共享，快速查阅事业单位人员的基本信息，提高办事效率。还要把档案管理的信息数据做好备份，存储起来，以防电脑操作不慎丢失信息数据。

在加强对人事档案管理的相关政策的研究的基础之上，利用计算机等信息化工具的先进功能，对各种信息资料的密级进行更为严格界定和加密，可以有效地降低人事档案信息泄露的风险。

2.4 提高人事档案信息资源的安全性

人事档案信息化建设过程中，可能会受黑客、病毒等问题的困扰，造成信息资源的丢失和损坏等，针对这一问题，首先需要建立严格的安全保障制度，规范人事档案管理行为和流程。其次建立完善的人事档案数据备份和恢复机制，严格规范节约行为，保证档案的安全性。再次加强对人事档案信息化管理人员的安全教育，提高安全管理意识，可以发现工作中存在的安全问题，并能够采取有效措施加以优化和修正。最后是提高存储介质的安全性，这要求在实际管理工作中可以将纸质档案和数字档案进行分开存储，并且数字档案的存储和使用也实现有效分开，通过物理手段保证信息资源在利用过程中的安全性。

2.5 做好人事档案数据库的构建工作

由于人事档案数据十分庞大，而且呈不断增加的趋势，针对于这种情况，需要构建人事档案数据库。通过建立人事档案数据库，可以准确将人事档案信息进行录入，谨慎进行删除操作。及時对人事档案数据库的信息进行更新，确保人事档案信息的完整性。而且通过人事档案数据库的构建，可以实现人事档案数据的长期保存，有效的保证档案数据在数据库中的安全性。人事档案数据库的建立不仅可以极大的减少档案管理人员的工作量，实现档案数据的及时更新，还可以为人事档案信息的管理和利用提供更多的便利。

3 结束语

随着事业单位各项改革的深入开展，对于人事档案信息的需求较大，这也更好的凸显出人事档案信息的重要性。为了实现人事档案信息的有效利用，当前事业单位人事档案管理工作可以与信息化技术有效结合，有效的提高人事档案信息化管理的水平。这就要在实际工作中要加大投入的力度，进一步对构建完善的人事档案信息化管理体系，推动事业单位人事档案信息化建设的进程，使人事档案更好的为事业单位的各项工作提供服务。

参考文献：

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