机关管理信息化建设研究

李文凯

摘 要：随着时代的发展，现阶段社会已经步入的信息化发展的时代，在以前的纸质档案模式也转化为了网络存储模式，然而，就出现了一系列的国家规章制度，使得机关单位的档案信息化得到保障，稳定的向前发展。即使大力的对此进行加以保护，途中也难免不会出现一些大大小小的问题，今天，我们就对此所面临的问题进行探讨研究，并且做出一系列的解决办法。

关键词：机关单位；档案；管理；研究

如今社会是信息化发展的社会，随着信息化得飞速发展，使得信息时代不同的领域已经初步计入了领先阶段，但还有得许多的信息需要创新。就在2002年《全国机关单位档案信息化建设实施纲要》机关单位对档案信息化的初步实施，同时，在“十二五”期间所提出的相关纲要，意味着全国信息化档案工作已经步入了新阶段。然而，在“十三五”期间又一则纲要指出：在2020年，档案管理将会初步实现以信息化为核心的重要管理组成部分，与之前提出的全面建设小康社会相吻合。使得国家能够有效的实现管理、以“五位一体”的档案建设发展，明确的指出，现在发展阶段更需要加快推荐公安机关信息化档案的进程。即使现阶段公安机关对档案信息化建设正稳步的向前发展，但是其中出现了多种复杂的问题，也并不是那么容易解决得到的，因此本篇文章就针对机关单位信息化得建设过程中所面临的严峻形势进行探讨、研究。并且提出相应的解决办法。

1 机关单位信息化建设所处形势

在此期間，即使机关单位在档案信息化建设上面提出的工作目标已经有不少年头，但是机关单位档案信息化建设的进程始终是以一种缓慢的形式逐步上升，远远不足以想想的那样，其中，某些原因就出自于档案管理工作人员的观念缺乏，以为仅仅把档案存储到信息化设备中就足以达到信息化建设目标，其中，知识的更新度就与人为的思想转变速度不成正比，其严重的阻碍了机关的信息化建设进程。

2 机关单位信息化管理所面临的困难

1）首先，我们要明确的一点是，档案的信息资源共享技术相对而言是比较落后的，其中缺乏统筹的规划和对某方面的宏观调控，并且还缺乏管理制度的保障与法律法规。在国内不同的地区之间档案的共享得不到统一性的发展，导致了档案信息化管理的工作人员对此得不到统一的管理，如果全国各地档案部门所使用的计算机型号不统一，开发的软件的不能相互通用，又没有一个能够进行文件检索和档案信息管理的软件系统，因此，种种原因严重的阻碍了档案信息化的发展进程，难以达到档案信息资源的共享。

2）机关单位对档案信息化管理的规范程度目前正处于发展阶段。在之前，国家虽然对此进行了一系列的解决措施，以及一系列的规章制度进行整合，但是在解决问题的过程当中，由于历史的时间观念，一些档案管理人员有着较为陈旧的思想，使得档案室的业务基础相对较差，档案的注入细则兼容性差。因此让机关单位对信息化规章制度的整理就比较困难，严重的阻碍了机关单位对信息化建设的进程。

3）相关领导对此的重视度不佳，期间所消耗的经费得不到有力保障。在很多领导的眼中，人为档案工作是难以得出成效的，因此，就不愿意投入更多的时间、人力和物力到其中，档案信息化管理的工作人员积极性不够，同时工作的人员也得不到保障，档案信息化建设的得不到广泛的运用。并且一些部门没有正确的将档案工作纳入目标考核，档案工作进程也没能与相关领导的政绩相匹配，因此投入到机关单位档案信息化建设的经费与人才就寥寥无几，这是阻碍档案信息化的发展的一个重要原因。

4）档案工作的队伍不够健全。档案信息管理的相关工作人员自身素质有待提高，要想加快的实现档案信息化建设，因此档案管理的工作人员必须拥有专业的知识能力水平，而现在置于档案信息化建设的工作人员很多都是兼职人员，没有经过专业的知识培训，并且也只是仅仅完成上级对此分发的任务，而，没有去进行更加细微的研究，应当提高档案信息化相关管理人员的自身素质与知识能力水平，利用合理的办法，解决相关人员的劳动积极性。

3 对档案管理工作进行信息化的研究

档案信息化建设速度，是机关单位档案信息化管理义不容辞的责任，是实现机关单位对档案信息化的管理，是提高档案管理系统的功能实现中的一项重要措施。

3.1实现档案信息的资源共享

从技术与管理两方面来看，首先要保证档案实体与载体的安全可靠性，其中，更应该确保在档案数据的传输过程中的安全性，将纸质文件与电脑文件相互结合，编制成为统一编号，这样就有利于纸质档案与电子档案的相互融通，合理的运用计算机自身所带来的优势，开发出更好的档案检索方法与储存模式。向有关部门和社会提供各类相关的信息的你了解，实现档案信息资源的共享目标。

3.2开发出统一的软件管理系统

减轻各个不同地区对档案信息管理中所遇到的问题进行统一解决，使得各个地区在档案信息化管理上能够统一的运用。各个公安部门可以通过开发出的此软件平台进行合理的信息传递，减轻了在传输过程中所遇到的难题，实现档案信息的管理目标。

3.3加强档案建设机关单位安全保密制度

其中，档案信息的管理安全不仅仅只是包含着软件系统自身的安全，而且还包括了档案信息传播的安全，在传输之前加强身份确认，以及真实的情况下进行传输，应该完善档案信息发布的保密检查、审核力度。从某些角度上可以减少档案外泄事件的发生。有效的对档案部门内部局域网与外部局域网进行相对应的隔离，并且加强身份验证与秘钥进行严格保护管理，保证传输过程中的安全。最后，相关机关应当加强档案管理的系统安全保护，为防止外泄入侵有着提前的预先准备。

3.4加强档案信息化建设的队伍

首先，确保档案信息化建设能够稳步向前的同时，更应当对档案业务管理人员大力进行培训，利用合理的方法通过学习去更多的知识，以及对期间所遇到的问题作出合理的预案措施。其中包括：计算机基础知识、网络相关知识、现代化管理技术等。提高现代化档案业务人员的技术运用技能，建立一支档案信心技术管理的核心团队，坚持以人为本，合理的利用人才，创新人才的培养，利用信息化方式改变人才管理的方式，促进档案建设的人才培养团队。

参考文献

[1]国家档案局.全国机关单位档案信息化建设实施纲要，2002，11.

[2]国务院.关于加强和改进新形势下档案工作的意见，2014，5，5.

[3]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要.档发〔2016〕4 号国家档案局，2016，4，1.