人力资源管理中人事档案管理的具体作用

高小丽

【摘要】人力资源能够把档案作为高校日常工作需求及了解教职员工综合工作能力的重要工具，从而对教职员工的个人工作能力、工作经验及兴趣爱好有一个清楚的了解，有利于高校中层教职员工的选拔、教职员工的定向性栽培等工作的顺利开展，可是，人力资源档案管理包含的内容十分丰富且比较复杂，在档案管理工作当中，高校人员的流动对其造成了很大的影响，为此，针对人力资源管理中人事档案管理的具体作用进行论述具有很大的现实意义。

【关键词】人力资源管理；档案管理；作用

一、人力资源管理中人事档案管理的作用

（一）为人力资源管理提供真实可靠的信息。在高校的发展过程当中，要最大限度挖掘每一位教职员工的潜能，促使每一位教职员工的能力得到充分发挥，这样才能够使得每一个岗位的教职员工价值得到最佳的体现。为此，人力资源管理部门通过对人事档案的调查来了解教职员工的具体情况，通过人员档案内容的记录，来进行高校各岗位人才的安排，按照每位教职员工的特长来进行岗位的安排，从而使得人力资源的作用得到充分性的发挥。

（二）为人力资源管理提供重要的依据。高校人力资源管理过程当中，人事档案可为高校人力资源管理工作的开展提供充分的参考资料，在人力资源管理中，绩效考核是非常关键的一方面内容，其与教职员工的薪金待遇、晋升空间等存在密切的联系，高校绩效考核过程当中，要有大量的考核记录来作为重要依据，为此，人力资源管理部门需借助人事档案信息对教职员工的个人业绩、综合素质等作出综合系统性的评价，同时作出正确的决策。

（三）优化人力资源的合理配置。人力资源的科学合理性配置能够促使高校中的人力、物力、财力得到充分性的有效利用，使得教职员工的个人潜能得到充分性的发挥，促使工作效率大大提升。人力资源属于一种动态性的资源，具有显著的流动性特征，为此，高校可通过人事档案的系统化管理来达到对人力资源充分利用的效果。这样才能够实现充分利用人力资源的基本前提下，促使人力资源进一步得到科学合理的优化。

二、提高人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

（一）充实人事档案内容。人力资源管理过程当中，人事档案信息及相关数据是具有重要价值的信息依据，作为高校的人力资源管理部门则可借助人事档案了解每一位教职员工的个人成长及工作经验，对人才资源进行深层次开发，从而促使人力资源管理水平得到显著性地升高，为此，高校需对现有的人事档案内容进行不断完善，把更多的能够展现教职员工个人信息的资料及时地补充到档案当中，唯有如此，才能够把握好高校教职员工的全面情况，同时可促使人事档案管理的作用得到最大程度的发挥。

（二）增强人事档案的真实性。真实性是人事档案的基础性特征，一般情况下，人事档案管理工作具体涵盖了对教职员工档案的审查、个人信息真实性的调查、虚假信息的排除及对教职员工个人信息的进一步拓展，从而创建高校人才数据库，需要指出的问题是，高校人才数据库需要安排专业的人员进行管理，并且要做好个人信息的及时更新，针对高校的管理层及专业技术人才要将其个人信息搜集记录完整。在现代化高校的人事档案管理过程当中，要尽可能借助先进的多媒体计算机技术，通过影像资料的方式来对个人信息进行登记，从而拓展个人档案的信息范围，使得个人信息资料尽可能地完善化，使得个人档案信息的可利用价值得到最大限度的提高。

（三）提高人事档案现代化管理水平。在信息时代下，网络化、信息化早已融入人们的日常生活及工作当中，怎样才能够在最短时间内挖掘到高校所需人才，想必是高校人力资源管理的重中之重。然而，实现个人信息的互联网查询，是解决时间、空间等问题的有效途径，只有做到人事档案资源的社会共享，才能够促使高校人力资源部门在最短的时间内查找到高校所需要的人才，并且查找到其全部信息，进而促使高校人事档案管理工作水平得到进一步提高。

（四）提高档案人员素质和全员档案意识。高校要大力提升档案管理工作人員的专业技能和综合素质，定期开展档案管理人员的系统性培训，作为一名优秀的档案管理人员，要不断地学习，不断地丰富自己，学习更多的现代化档案管理知识和管理理念，这样才能够促使人事档案的作用得到充分发挥，此外，强化人事档案政策上的宣传，提升全社会档案思想认识水平，这样才能够为档案管理工作的开展创造良好的社会环境。

三、结论

人事档案是高校每一位教职员工个人信息的详细记录，特别记载了其从参加工作到现在的所有表现，是高校进行人力资源科学合理性配置的重要依据，关系着高校的人才选拔与针对性培训，为此，高校在开展人力资源管理工作当中，要根据高校教职员工的具体情况来选择最为适合的人事档案管理方案，根据高校现实需求进行人事档案管理的实时性创新，从而促使人力资源管理的作用得到最大限度的发挥，体现出其固有的重要价值。

【参考文献】

[1]刘倩.公益性事业单位人事改革问题研究[D].山东师范大学，2014.

[2]王蕾.人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究[J].吉林广播电视大学学报，2015（03）：9-10.