浅谈中等职业学校学籍档案服务功能

杨班玛草

【摘要】学籍档案管理是中职学校教学管理工作的重要内容。正确认识学籍档案，加强学籍档案管理，要从完善学籍档案管理制度、提高学籍档案管理人员素质、推进学籍档案信息化建设三个方面加强学籍档案管理，从而提高中职学校学籍档案管理水平。

【关键词】学籍档案；档案管理；管理信息化

我校是一所以普通医学教育为基础的中等职业学校，目前学校处于高速发展的时期，办学规模不断壮大，办学层次不断提高，办学形式多元化，在这样的形势下，学籍档案的内容复杂，数量繁多，档案管理人员工作量大，任务繁重。完善学籍档案管理制度、提高学籍档案管理人员素质、推进学籍档案信息化管理，更好管理和利用学籍档案，是学校档案管理工作者的重要任务。

一、学籍档案的主要内容

（一）学籍档案是学生从入校到毕业期间在校学习过程的原始记录。材料主要来自教务处、学生科、校团委、实习医院；是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的，结合中职学校的实际情况，进档材料主要包括：1.入学通知书、考生登记表、入学成绩、健康体检表。2.毕业生登记表、考试成绩登记表、实习手册。3.学生在校期间奖惩材料（获奖、评优、处分）、加入党团组织的材料等。

（二）每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况。如姓名、照片、出生日期、成绩记录、家庭主要成员及主要社会关系、学生在校期间的鉴定及政审意见等。

二、学籍档案的作用

（一）学生毕业后招聘、就业等，均需利用其在校期间的学籍档案，是用人单位挑选人才的重要参考依据。招聘单位来函了解该生的在校表现、学习情况、家庭情况；毕业再深造，需要学历证明、学习成绩等相关资料，只有档案人员通过查阅学生学籍档案才能予以证明，因此学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响学生的就业。

（二）学籍档案记载的内容都属于个人隐私，具有一定的保密性、利用率高。所以更加要求档案管理人员采取措施，加强对学生学籍档案的管理，要按照有关规定进行管理，以免出现不必要的麻烦。

三、加强学籍档案管理人员培训，提高管理意识

（一）为保证学籍档案工作的顺利进行，首先要强化档案意识，这是做好学籍档案工作的根本。要真正认识到学籍档案管理工作的重要性，从而对日常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政策法规，在工作实践中加强自身的修养，积极学习业务，不断积累经验，全面提高自身素质和工作效率。

（二）在提供利用时一定要注意相关的法律问题，利用要严、要细。利用者有时出于自身利益考虑，常常会提出各种各样的不正当要求，希望按照自己的要求出具相关的证明，比如，有的要求改成绩、出具假证明等。这就要求档案工作者坚持原则，严格把关，维护档案的真实性和权威性。必须按照有关规定要求利用者履行相关的手续，不徇私情，坚持按规章制度办事。

四、运用现代化手段管理学籍档案

（一）采用计算机管理，根据学籍档案查找的要求，录入检索条件。学生学籍档案内容繁多，要能提供准确的服务，仅凭手工操作、个人记忆的传统方法不能适应广大中职学校学生人数多、工作量大的现状，查找检索会很困难且效率低下。采用计算机管理，根据学籍档案查找的要求，应录入姓名、班级、性别、籍贯、身份证号、家庭住址、学号、毕业证号等检索条件。

（二）学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，可大大提高学籍档案管理的效率。存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。

（三）由于学籍档案利用频繁，大量的翻阅及复印，会影响其寿命。解决这一问题除了靠传统的纸质档案保护方法外，更重要的是要充分利用现代化的电子技术，尽量用电子文件提供利用，因为电子文件的使用次数再多也不会对其寿命产生任何影响。

五、存在的问题和几点建议

（一）强化意识，明确职责。为保证学籍档案工作的顺利进行，首先要强化档案意识，这是做好学籍档案工作的根本。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政策法规，真正认识到学籍档案管理工作的重要性，从而对日常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管。

（二）学校要重视对学籍档案管理人员进行培训，提高其素质。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性，建立一支高素质的档案管理队伍是提高档案管理工作水平的关键。学校的学籍档案管理人员不仅要具有较高的政治素质，还应具有较高的文化素质，应在工作实践中加强自身的修养，积极学習业务，全面提高自身素质和工作效率；学校还应经常组织管理工作人员进行学籍档案的建立、管理、开发与利用的研究，使他们的专业知识在深度和广度上都有较大提高；建立学籍档案管理的激励机制，保证档案管理工作的严肃性与持续性。

综上所述，档案的管理工作是起点、是基础，而档案的利用是档案管理的目的和意义所在。无论是学籍档案的管理，还是学籍档案的利用，都要从学籍档案自身的特点出发去开展工作。

【参考文献】

[1]李智.中职学校学籍管理的原则及工作重点[J].交通职业教育， 2002（04）.

[2]江慧.当前形势下中职学校学籍档案管理的思考[J].科协论坛（下半月），2009（03）.