新形势下事业单位办公室档案管理创新

高真

【摘要】档案管理工作是事业单位进行其他工作的基础，因此应重视对办公室档案的管理，在新形势下不断革新管理体系和管理模式，使档案管理更加智能化、信息化，从而提高管理效率和质量，减少人力资源的使用，实现档案管理模式的优化。本文主要分析了当前我国事业单位办公室档案管理存在的问题，并指出新形势下办公室档案管理的创新办法。

【关键词】新形势；事业单位；档案管理；创新

一、当前我国事业单位办公室档案管理存在的问题

（一）缺乏信息化的档案管理。如今电脑和互联网技术已经广泛应用于人们的生活中，事业单位办公室档案的管理也在逐渐从纸质材料向电子版材料发展，但是仍然存在电子档案的使用率不高以及查询效率较低等现象。究其原因，电子档案管理模式属于新生事物，一些事业单位的档案管理人员还没有了解其中技术。另外，对一些新聘用的档案管理人员没有进行专业、系统的培训，还无法掌握电子档案系统的操作方法。所以，从当前情况来看，事业单位的档案管理技术水平仍有待进一步提高。

（二）档案管理过于形式化。很多事业单位在档案信息管理方面过于形式化，对于信息记录、管理没有严格按照相关规范进行，使得记录的信息缺失了真实性和有效性，无法为相关部门提供有效的参考。即使已经使用电子版进行信息记录，也没有做到对信息及时更新处理，因此无法为事业单位提供精准的信息，资料的累积仅仅是一种形式，使档案管理缺失了实际的作用。

（三）档案管理职能意识性不高。随着科技的发展，事业单位更加注重经营和收益方面的管理，而忽视了对事业单位方案资料管理方面的管理，尤其是对档案管理所需资金的投入，部分事业单位将这项工作进行了简化，甚至将档案管理工作规划到了其他部门，成为其他部门的兼职工作，缺乏专门的管理人员，这便降低了档案管理的效率和质量。

二、新形势下事业单位办公室档案管理创新方式

（一）建设信息化的档案管理模式。新形势下，社会正趋向于信息化和数字化发展，事业单位档案管理也应与时俱进，积极建设信息化档案管理模式，使数字化信息化的事业单位档案管理充分发挥自身优势，提高档案管理效率。信息化的档案管理不但能够降低档案管理工作的成本费用，同时也便于和其他部门进行交流沟通，这样便有效提高了事业单位管理工作的质量。具体可以从以下方面进行：在协调档案管理时，针对信息处理和信息收集设立专门的档案管理服务窗口，将人事档案信息与工作信息进行综合整理。此外，还应升级档案管理服务中心的窗口，使其处理电子信息的能力得以提升。同时，要想切实提升办公室档案管理工作的质量和效率，还要对工作方式进行创新，利用电子软件对电子信息进行统计和归纳，对于不同类型的信息采用适合的管理手段，然后通过表格将其汇总和管理，进而实现各部门的资源共享。利用信息技术调查和统计相关资料，可有效提高事业单位各部门的沟通效率，进而促使事业单位整体运行效率得以提升。

（二）加强培养优秀的档案管理人才。事业单位应重视人员合理配置的问题，积极提高档案管理人员的水平。但是就目前情况来看，事业单位不但要提升档案管理人员的管理能力，还应提升管理人员的综合素质，这样才能保障档案管理的成效。因此，有必要对档案管理进行相关培训。这就要求事业单位建立完善的培训机制，有针对性地进行档案管理培训，进而促进档案管理人员提升自身的工作水平，以提高档案管理工作的质量。比如可举办相关讲座，也可通过多媒体视频培训，如今互联网为人们生活提供了便捷，事业单位也可开展线上培训，不但简便省时省力，同时也能保证培训效果。此外，还应注意对档案管理人员进行道德素质的培训，提高其工作意识，从而保证工作质量。

（三）提高对档案管理工作的重视度。档案管理工作对事业单位的运转有重要作用，要想保证事业单位的正常运转，就应加大对档案管理工作的重视度，充分认识其对事业单位产生的影响，积极创新档案工作的管理。事业单位首先要明确档案的作用，准确记录事业单位内部人员的相關状况、单位运行状况等，并以此为依据有针对性地管理单位的工作人员，及时发现事业单位存在的不足，并制定相关解决措施。所以，事业单位应不断创新档案管理的方法和手段，建立健全档案管理制度，强化自身的服务意识，通过提升档案管理促进自身的发展。

三、结束语

综上所述，办公室档案的管理是事业单位的重要组成部分，档案管理工作的质量直接影响事业单位的发展状况，因此事业单位要想更健康、稳定、持久地发展，就应积极创新档案管理方式。在新形式下，为了适应现代社会发展需求，有必要实现事业单位的档案信息化管理，与时俱进，从而提升管理质量和效率，促进事业单位的发展。

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