新时代档案安全管理浅谈

庞艳丽

【摘要】新时代档案安全管理面临新的要求和挑战，针对档案发展新环境下实体安全、电子数据安全的管理现状，本文梳理存在的问题，就提升档案安全管理提出建议，以便提高档案服务利用能力，提升管理水平。

【关键词】档案；安全；管理

档案记录企业经营管理活动的全过程，是不可再生的宝贵资源。随着信息技术的快速发展，实体档案的安全保管、电子档案数据安全管理涉及到企业的商业安全；一旦损毁、泄密或被不当利用发生安全事故，都会造成难以预计的损失。结合档案安全管理的现状，针对存在问题，就进一步做好档案安全管理提出措施和方法，切实维护档案安全。

一、档案安全管理的现状

档案管理工作随着时代的变化和信息化发展的要求，档案安全成为管理工作的重要部分。这是一项重要而又基础性的工作，它贯穿于档案管理的各个环节中，新时代下重点关注档案实体安全和电子化数据安全，对档案部门的管理要求不断加大。目前行业中档案馆室为保证档案安全，做了大量基础性工作，但也存在管理理念滞后、管理经费欠缺、设备设施不完善、制度缺失、尤其是电子化数据管理制度和措施滞后、管理人员业务水平薄弱，不能适应新时代档案安全管理要求。

二、档案安全管理目前存在的问题

（一）档案人员安全管理意识淡薄。随着信息时代的发展，档案管理已经从传统管理方式转化为信息化管理，目前安全管理薄弱意识体现在两个方面：一是安全管理认识不全面。对档案安全管理停留在做好馆室实体资料方面，忽略新时代电子数据的信息管理，没有及时转换管理思路。二是提升安全管理技能不足。针对档案事业发展的新变化和需求，在档案大数据时代，做好电子档案接收、管理、备份、存储技能欠缺。

（二）档案安全管理制度缺失。做好档案安全管理工作，要以健全的制度实现全方位管理，从工作机制上落实档案安全防范措施，将档案安全工作贯穿于档案管理各项环节。在实际业务中，目前档案安全管理制度存在缺失现象。

（三）维护安全的管理设施不足。在做好档案安全软环境与硬件设施同步的同时，除了从规章制度、人员配置等因素做好基础工作之外，馆室建设设施设备也要相应配套。实体档案库馆要按照“八防”要求配置齐全，电子存储设施管理要及时跟进配置。目前档案安全管理中硬件设施明显不足。

三、做好档案安全管理的几点建议

（一）提升档案管理人员安全管理责任。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整，确保档案安全。档案管理人员需要对档案安全工作的重要性有清晰的认识，这是档案安全管理的前提，定期进行档案法律、法规、制度宣传， 定期进行档案专业知识以及安全常识相关的培训，这样可以改善档案管理人员的业务水平以及安全管理意识。在接收档案时，认真仔细核对，确保档案收集时完整规范；接收后，要集中保管及时整理。防止整理过程中疏忽大意，发生遗失和被窃现象；入库时，要排架整齐规范，有目可查；库房要严格按照“八防”要求执行，使档案不致因温度、湿度、虫蛀、灰尘、光线等不利因素，遭受损坏；档案利用时，要严格按照档案借阅制度进行，做好档案利用的监督和保护宣传工作。在档案归还时，要仔细清点，发现问题及时查处。档案基础工作的开展，要求档案人员在工作中不仅要加强理论学习，提高理论修养和业务水平，充分认识档案的价值，扎实做好档案基础工作。牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，切实保护好档案。坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案万无一失。

（二）完善档案安全管理制度。在档案安全管理中要建立工作长效机制，按规矩办事，以制度管人。從工作机制上对档案安全防范措施进行落实，在档案接收、保管以及利用工作的各个环节中落实档案安全防范措施，制定出切实可行的档案安全责任制、突发事件应急预案等规章制度，以应对随时出现的各种情况，将档案安全管理工作责任落实到具体的人员，并就档案安全保管中的各项规定进行严格落实，确保档案安全。为保证档案的完整与安全，应及时编制《档案管理办法》《档案电子数据管理规定》《密级档案管理规定》《档案应急预案》等相关管理制度，以制度保障档案安全工作的顺利开展。

（三）加强档案设施设备的配置。加强档案硬件设施设备建设，是档案安全管理工作的基础。硬件建设的合理与否，直接关系到档案安全管理工作的成效。档案馆室在档案设施建设方面，严格执行档案安全保管的各项规定，配置防火防盗设施、烟雾报警器、摄像监控器，除湿机、灭火器材等档案安全所必需的设施设备，档案员配有工作电脑、打印机、碎纸机等档案管理设备。档案库房指定专人负责检查档案设施，从硬件上为档案安全管理工作奠定坚实的基础，构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系。同时要适应新时代档案工作的新形式和要求，注重计算机及信息载体的管理，确保档案信息安全。档案工作人员要有网络安全意识，在计算机上安装防病毒软件；工作电脑设定开机密码和屏幕保护密码，定期对计算机运行状况进行检查，严禁使用来路不明的软件、磁盘和移动硬盘，防止计算机病毒侵入，保证档案电子数据信息的安全运行。

为确保电子文件和电子档案的安全保管和有效利用，要及时建立数据备份与恢复系统，从而在管理和技术上有效地保证档案信息的安全。

四、结语

档案安全管理在新时代档案工作的发展新要求下，要高标准做好工作，需要提升档案人员的安全意识，建立长效管理制度，加强馆室设施设备的配置，进一步提高档案安全管理的程序化、科学化、规范化，时刻确保档案的安全和完整，为企业建设发展做好支持服务。

【参考文献】

[1]杨光.档案安全新要求[J].档案论坛，2015（3）.

[2]翟云娜.浅论档案安全建设[J].城建档案，2016（8）.