档案馆中查阅档案管理的优化策略

摘 要：随着我国经济的不断发展，大众安全意识的不断提升，其对档案管理工作的关注度也在不断提升。对于我国来说，档案的发展是一个时代的标志，是大众经历的浓缩。在我国开展档案管理工作，不仅是针对档案保护的措施，同时也是针对文化遗产的保护措施。但是根据调查显示，在我国当今的档案管理工作中，仍旧存在较多问题。这些问题不仅会影响到档案的安全性，同时也影响着我国经济的发展。基于此，本文将对档案馆中查阅档案的管理工作进行分析，找出其中存在的问题，并对其提出相关的优化措施。

關键词：档案馆工作；查阅档案；管理工作；优化策略

近年来，随着我国经济的不断发展，以及大众生活水平的不断提升，多数城市都已经建立其相应的档案馆，并在其中设立了档案查阅利用接待中心。该设施的成立不仅能够对档案实施一定的保护工作，同时也为大众查阅资料提供了便利，因此受到广大市民的赞同。但是，档案管理作为一项新出现的工作，其自身必定会有一定的纰漏还没有来得及完善。因此，在实际工作中，查阅工作人员一定要提升自身的工作态度，及时意识到问题的存在，并对其进行优化，以此降低工作损失。

一、档案馆中档案查阅管理工作中存在的问题

（一）工作人员的理解性差，认识没有达到应有的高度

当前，在档案管理工作中，许多工作人员都没有正确的认知[1]。他们认为，档案管理工作就是形式主义，并没有什么实质上的意义，也不需要一定的技术水平。并且，工作人员认为自身的工作方式帮助大众查阅其所需要的资料，并将其他资料进行完整保存，因此，多数查阅人员在开展工作时，都没有较高的工作态度，甚至部分查阅人员会产生消极怠工的心理。

（二）多头管理影响了整体工作的完整性

根据调查显示，在我国多数档案馆中，都会有许多档案工作人员。而在这群工作人员中，位列管理级别的不在少数。这种问题的出现会让档案馆出现多头管理的状况。倘若档案馆中出现多头管理，档案管理人员就无法完整地收录信息，使档案出现空档或是丢档的问题，进而影响档案的安全性[2]。

（三）档案管理传递方式不够规范

当前在我国的档案管理工作中还存在较多的问题。其中较为严重的问题就是传递方式。我国曾经明确指出，当人员开始流动时，其档案应该随之流动，但是当即多数档案馆却不能进行及时调动，进而使得档案出现丢失。此外，由于档案管理不严，让人员自行拿走档案，随意篡改，会在一定程度上降低档案的准确性。

（四）档案管理的工作人员数量不足

在我国的档案管理工作中，由于其具有一定的机密性，所以对于工作人员的素质有极高的要求。但是由于我国对此方面工作的不重视，不注重专业人才的培养，使得多数地区的档案馆仍旧在使用传统的管理方式。即使进行了一定程度的调整，但是由于没有技术人员的操作，使得整体工作仍旧处于混乱状态。

二、针对上述问题所提出的优化措施

（一）建立并完善科学的管理体制

一般来说，档案馆的查阅档案管理工作是一项较为复杂的系统性工作，也是档案馆能够稳定运行的基础性工作[3]。因此，为了保证档案馆工作的顺利进行，相关的档案管理人员应该建立完善的管理体制。首先，国家的相关政府部门，比如中央办公厅以及国家档案局的相关部分人应该给予该项工作一定的支持，为其制定建立一定的规范性章程文件，或者直接通过正式渠道进行规章发布，以此为该项工作提供一定的法制援助。其次，档案馆应该严格管理档案信息，并将查阅利用中心视为档案馆中的核心机构，为其配备专业的工作人员，规范各级人员的职责以及权力。在对档案进行交接时，应该明确对方单位的职责，落实工作流程以及工作细节，健全档案管理的保护机制，进而保证档案的安全性。

（二）建立和健全规范的操作流程

查阅档案的管理工作，既是整体档案馆工作中的一部分，同时也是一项独立的工作，具有一套特殊的操作流程。因此，在实施该项工作时，相关的工作人员一定要提升自身的服务态度以及安全意识，为其制定完善的操作程序以及操作流程，并对其中的环节进行细化处理，明确各个操作环节的标准以及规范，进而使得整体工作能够顺利实施，并趋向规范化、标准化发展。同时此处值得注意的是，当查阅工作人员在对工作进行程序设置时，一定要分段开展实践，确定流程适合于工作的开展，对于其中较为突兀的环节，工作人员应该及时进行优化处理[4]。

（三）采用一定的便民服务手段

随着档案管理工作的不断发展以及不断深化，大众对于档案的利用程度也在不断加深。因此档案馆的工作人员在对档案实施保护工作的同时，也应该对大家的需求进行分析，明确人们对档案的需求特点以及需求趋势，进而对档案资料开展相关的汇编工作，为人们提供更加便利的查阅利用服务。其次，档案馆的相关负责人应该为大家配备工作素养较高且业务水平较优秀的工作人员，在为大家提供服务的基础上，也能对档案资料进行研究，通过现代化的咨询服务，为大家提供更为优质的查询服务。第三，档案馆可以通过网络技术建设相关网站，并在档案馆中安装自主查询系统，在降低工作人员的工作压力的同时，也能为大众提供便利，拓展档案资料的利用率。

（四）加强工作人员队伍建设

在一定程度上来说，档案信息管理是一项较为严肃的工作，并且其中信息具有一定的机密性。因此，在开展该项工作时，工作人员一定要有正确的工作态度以及工作素养，以此保证档案信息的安全性。首先，档案馆的相关管理人员应该提高招聘人员的应聘条件：第一，前来应聘的人员一定经历过相关专业技能的培训，并持有相关的技能证书。第二，当确定其符合上述条件后，工作人员可通知其通过初试，并安排其开展一定期限的实习工作[5]。当实习期满，并没有重大损失后，方可通知其正式上岗。对于档案馆现存的档案管理人员也应该对其进行一定程度的管理水平提升工作，比如定期组织其开展培训，或是积极引进外来人才专家开展讲座，帮助提高工作人员工作经验和服务意识，完善的档案管理制度，杜绝受贿等情况的发生，以此提升档案管理工作的严肃稳定性。

（五）加大档案管理工作的信息化建设

在网络技术不断发展的当今社会，大数据时代已然成为时代发展的趋势。在这种形势下，传统的查阅档案管理手段自然就无法满足大众的需求。因此，档案管理的相关工作人员就应该及时更新自身的工作理念，加大工作的信息化建设。比如，在对单位或个人档案进行管理时，使用计算机系统进行录入，这一模式不仅能够帮助工作人员降低工作压力，同时也能提升工作效率[6]。同时，对于档案馆中的档案信息，工作人员可以使用信息手段进行整理，并及时更新，为大家提供最新的消息，提升档案查阅管理的便捷性。

三、结语

综上所述，在档案查阅管理工作中，工作人员是否具有认真负责的工作态度以及工作水平是决定整体工作能否顺利开闸的关键性因素。但是在当今的档案管理工作中，由于有的工作人员没有正确的认知，加上有关部门没有给予足够的重视，使得该项工作仍旧存在许多问题。因此，相关部门一定要加大对此问题的重视程度，提升工作人员的工作素养以及工作意识，加大部门的重视程度，优化工作中出现的问题，进而促进档案工作的顺利实施。

参考文献：

[1]李金海.档案馆现行文件查阅中心管理模式的探讨分析[J].业务研究，2013，03（11）：15-16.

[2]赵海兰.浅析档案馆档案管理中存在的问题及其解决措施[J].管理学研究，2011，01（12）：47-48.

[3]黄亚军.档案馆档案管理工作中的问题及其分析[J].平顶山工程学院学报，2013，03（14）：44-45.

[4]王彩玲.档案局档案管理工作的研究与分析[J].企业管理文化，2012，02（12）：25-26.

[5]何晶晶.档案馆中查阅档案管理的优化策略[J].档案管理工作，2015，05（15）：52-53.

[6]董淑华.档案馆中查阅档案管理的优化策略[J].档案局工作分析，2011，02（15）：14-15.

作者简介：李自琼，云南省昭通市档案局。