现阶段石油企业档案数字化管理问题研究

张雨

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 随着社会信息技术的快速发展，石油企业的档案管理工作既有机遇也有挑战，现阶段新形势下，如何解决石油企业档案数字化管理中的问题，促使石油企业档案数字化管理体系更加完善和健全，是当前石油企业的一大工作任务，因此，本文就现阶段石油企业档案数字化管理问题作一研究。

关键词 石油企业 档案数学化 管理问题

随着信息技术的快速发展，各行各业都在应用数字化，数字化已经遍及人们生活的方方面面。所谓档案数字化就是利用计算机网络平台，将纸质、声像等传统的档案文献转化为数字的形式，让档案信息变得网络化和智能化，方便人们进行档案资源的储存、查阅和利用。档案数字化是社会信息技术发展的必然趋势，有助于石油企业实现科学管理，降低档案管理成本，提高企业经济效益。

一、企业档案管理的主要内容

所谓档案，就是企业在发展过程中，借用文字、图表、数字、声像等形式将企业的党政、设备、会计、人事、生产等方方面面的有价值的资料的原始数据进行保存，从而形成档案。档案作为一种信息资源，是对过去活动的历史记录，同时对于未来的发展也有重要的参考价值，在石油企业的发展中，档案对于未来的决策具有十分重要的参考意义。鉴于此，石油企业必须重视企业档案的管理，现阶段，随着信息技术的发展，企业应该充分利用档案资源，发挥其对石油开采的最大作用，为企業改革和政策的推行提供一定的理论依据，促进石油企业科学管理水平的和现代化发展的不断进步。

二、石油企业档案数字化管理中存在的问题

（一）石油企业对档案数字化管理的重视有待加强

长期以来，提升经济效益一直是石油企业发展的首要目标和根本任务，档案管理工作在企业工作中并不占重要位置。因此，石油企业档案数字化管理明显滞后。虽然有些企业建立了数字化档案，但是由于缺乏资金和专业人员，导致档案数字管理处于停滞不前的状态。计算机只是企业用来搜集资料的工具，其重要作用并没有被充分利用起来。

（二）档案数字管理化缺乏标准化规范体系

石油企业档案进行了数字化的管理之后，在档案的保管、查询、使用等方面都发生了重大的改变，传统的档案管理方式和理念已无法适应数字化档案管理的需求和发展。因此，石油企业必须根据当前发展状况，制定一系列的符合当前企业数字化管理需求的新标准。但由于企业档案管理标准并未落实，实际的档案管理只是按照档案管理者的标准进行管理，由于管理者有时并不完全明确自身责任，不清楚一些工作流程，这就严重影响了档案数字化的规范发展。

（三）石油企业档案数字化管理技术不成熟

对于石油企业而言，档案管理的数字化软件的规范性和适应性较差，很多软件之间存在不兼容的问题，当各种软件同时应用的时候，会出现无法读取数据的现象。同时，由于电脑的储存空间有限，无法长时间对档案数据进行保管，这就需要一定的载体来保存档案数据。硬盘是首要的选择，但其寿命也有限，因此，如何长久的保存档案数据又是一个问题。

三、完善石油档案数字化管理的对策

（一）档案管理方式的现代化

石油档案管理的现代化主要指的是档案管理思想的现代化管理手段的现代化等，具体来说，就是石油企业的领导要重视档案管理，能够采取一系列的措施增强企业各部门的档案意识，明确企业各部门与档案部门之间的关系，灵活的运用材料，发挥档案利用的作用，使档案信息库发挥出充分的作用，提高对企业的服务质量。同时，随着信息技术的发展，企业档案的管理信息系统应该充分考虑将办公自动化与档案管理充分融合起来，运用先进的科学技术促进档案管理的数字化与现代化同步发展。此外，随着计算机技术的日益发展和完善，档案管理应该通过计算机实现档案分类和共享，有效的降低档案所占空间，并实现方便、快捷、准确的检索，有效的提高企业的档案的信息的传输和处理效率。

（二）健全档案管理体系，完善管理制度

众所周知，档案的数量大、门类多、专业性强、涉及面广、收集难度大及利用率高，这些特征都需要档案管理者秉承科学、高校的管理理念开展工作。实际的档案管理中，管理人员要听过分层的方法，将企业档案分为领导、管理与整理三个层次，确定专人负责各层次的工作。同时要加大企业对档案管理的投入，提供完善的基础设施，保证档案管理工作有序良好开展，并且要组织企业档案精神会议，强化企业整体对档案管理的重视。对于档案管理制度，要明确规定档案归档的范围、移交的时间等，保证档案资料的完整性，运用奖惩的制度，激发员工档案管理的积极性，提高档案管理的效果。

四、结语

综上所述，石油企业档案数字化管理是促进石油企业更好发展的重要支撑，因此，石油企业要重视档案数字化管理，保持一定的风险意识，采取积极的措施，保证档案信息的安全性和完整性，保证石油企业的更好发展。

参考文献：

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