以信息化建设为契机，提升公文归档工作水平

尹会娟

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 本文指出传统公文归档工作存在三个主要问题，即归档鉴定准确率低、归档工作效率低，以及装订方法不利于后续利用，并对其原因进行了分析。提出以信息化建设为契机，一是将鉴定环节提前，并由多方参与鉴定，建立标准化的分类方案，提高鉴定准确率，二是取消重复工作，提高工作效率，三是实现按件归档，便于借阅查找，从这三个方面入手，提升公文归档工作水平。

关键词 鉴定 归档 信息建设

笔者所在的单位是一家军工科研生产单位，承担着多项重点任务。在科研、生产、经营、管理等各项工作中，每年产生和接收大量公文。按归档要求，每年要对上一年度处理完毕的每一份公文进行鉴定，鉴定其是否有归档价值，如果有归档价值则分类、整理、编目、归档，如果没有归档价值则登记、销毁。归档后的公文发挥着重要的历史凭证作用，因而归档是一项重极其要的工作。

一、归档工作面临的问题及原因分析

（一）鉴定准确率不高的问题及原因分析

1.鉴定准确率不高的问题。公文办理完毕后，需要对公文能否转化为档案进行“资格审定”，确定是否属于归档的范围。在实际工作中，公文的归档鉴定主要由文书处理人员负责，一份公文是否有归档价值，同一时期不同的文书处理人员可能会有不同的认识，不同时期同一个文书处理人员也会有不同的认识。这样会导致某些重要公文被销毁，或某些本该销毁的公文被归档的情况。

另外，在分类过程中，不同年份、同类内容的公文，应划分一个分类下，但是，有被划分到不同分类的情况，这在文书岗位人员变动时，会尤为明显。

2.原因分析。公文的归档鉴定主要由文书处理人员负责，而文书处理人员由于业务知识的局限，并不能保证鉴定的准确，而最熟悉公文内容和价值的是公文形成者和承办者，但公文归档工作并非其岗位职责，因而其参与公文鉴定的积极性也不高。未能让最熟悉公文价值的人员参与到公文鉴定中，是造成鉴定准确率不高的主要原因。另外，没有标准化的分类方案，是造成分类前后不一致的主要原因。

（二）归档工作效率低的问题及原因分析

1.归档效率低的问题。由于传统公文登记仍然处于手工登记的阶段，因此，在归档公文时，需要编制归档目录，归档目录需要登记公文的標题、发文字号、密级、页数、份数等要素，而这些早在制发公文、接收公文之始就已登记过一次，属于重复劳动，降低了工作效率。

2.原因分析。这是由于发文、收文和归档目录没能实现登记信息的共享的缘故。

（三）装订方法不利于后续利用的问题及原因分析

1.传统装订方法的问题。按照传统案卷级的归档方法，考虑到具有关联性的公文在利用时需要相互补充和查证，因此在归档时将其装订到一起，方便利用。然而有时会起到反效果，特别是涉密文件。借阅者往往只想借阅一份公文，却不得不将装订到一起的其他涉密公文也一起借阅，并不利于借阅利用。

2.原因分析。传统的装订方法只考虑到关联性和成套性，而没有考虑到保密问题和借阅者的实际需要。

三、以信息化建设为契机，提升公文归档工作水平

（一）将鉴定环节提前，由多方参与鉴定，制定标准化的分类方案，提高公文鉴定准确率

信息化平台的建设、自动办公网络的实施，使公文从纸质形式转变为电子形式。完全不同于纸质公文的处理方法，使解决公文归档方面的问题、实现现代化管理成为了可能。

信息化建设，首先将公文处理纳入自动化办公流程中。文书处理人员积极参与到电子公文流程设计中，与传统纸质公文将制发公文与公文归档、或接收公文与公文归档作为两个不同阶段的工作不同，文书处理人员着眼于公文处理的全过程，将公文从拟稿到归档，或从接收到归档，看作一个完整的过程。

在新的电子公文流程中，文书处理人员将原本处于后期的鉴定环节合理前置到公文登记阶段，并显示在收文办理单上，批分、批示、承办人员都可以看到文书人员对公文鉴定的初始意见，并且最熟悉公文价值的形成者、承办人员必须对公文是否有归档价值提出自己的意见，这样就相当于将每一个人都纳入到了鉴定工作中，改变了公文的归档价值完全由文书人员鉴定的现状，从而提高了公文鉴定工作的准确率。

另外，在充分征求意见的基础上，形成了标准化的归档公文分类方案，保证了分类划分的一致性。

（二）自动生成归档目录，提高工作效率

为了解决重复登记的问题，在设计电子公文流程阶段，提前考虑到填写归档目录的需要，在设计电子发文目录、收文目录时，补充包含归档目录的要素，这样文件管理系统就可以自动生成归档目录，从而避免在归档阶段再次重复登记的做法，提高了工作效率。

由于着眼于公文处理的全过程，理顺了制发、接收和归档阶段之间的关系，所以能够充分利用公文处理取得的成果，共享目录信息，从而提高工了作效率。

四、结语

自从信息化平台建设、自动化办公系统上线运行以来，公文处理模块作为办公系统的一项重要内容，已经承担了大部分电子公文的处理工作。通过将鉴定环节前置、由多方参与鉴定、制定标准化的分类方案、避免重复登记、实现按件归档这些做法，电子公文鉴定的准确率和归档工作的效率都得到了提高，并且方便了利用。由此可见，电子公文的归档水平得到了有效提升，达到了科学、有效归档电子公文的目的。