高校科研档案管理与服务研究

姜姗

摘 要：科研档案是科学技术研究活动的真实记录，具有支持科学研究、支持知识增值与创新、支持学术团队建设和人才培养以及服务社会的重要功能，但是目前高校科研档案管理与服务还存在着若干不足。文章研究了高校科研档案管理与服务，为更好发挥科研档案的功能与作用，科研档案部门可以借助建立高校数字化档案馆、校园网站和社交媒体来完善其科研档案管理与服务工作。

关键词：科研档案；档案管理；档案服务

科研档案是指科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。对于高校而言，科研档案更是发挥着支持科研创新和人才培养等重要作用，因此必须对其进行有效的管理和进行多元化、创新性的服务，让科研档案适应高校发展需要，在高校的各项科研和教育工作中真正起到积累、传承和创新的作用。

1 科研档案功能

1.1支持科学研究

科学研究是运用严密的科学方法，从事有目的、有计划、有系统的认识客观世界，探索客观真理的活动过程‘1]，是运用科学的方法，产生新知识的、创造性的活动。高校科学研究离不开科研档案的积累与开发利用，科研档案的内容记录了高校学者在其研究过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，具有原始记录性，是珍贵的第一手资料。对于高校而言，科学研究起源于问题，关注的是事实、经验与理论的相容性，以及理论对观察的渗透，通过以往研究理论预测新事实的能力，高校科研档案在本质上就具有研究、探索和经验总结的性质。尤其在当今信息社会和发达的技术条件下，科研档案更是通过其真实、可靠的本质属性对高校的科研活动起到了不可替代的支持作用，有助于高校学者在以往科研的基础上，来发现新问题，解决新的实践困境，更新或重新阐释旧的思想和理论，创建新的理论原则、方法和技术。所以支持高校科研是科研档案最重要的功能之一，脱离了支持科研功能的科研档案也就失去了存在的意义和价值。

1.2支持知识增值与创新

在信息技术飞速发展、知识创造加速的今天，高校的每一个学科都面临着不断进步与知识创新的迫切要求与现实压力[2]。如果一个学科在新的社会背景以及技术条件下，不能及时发现新问题、开拓新思路、探索新方法、积累并创造新知识，那么这个学科很快就会衰落甚至可能消亡或被替代。而在支持高校各学科创新、发展方面，科研档案有其特有的优势与作用。

通过开发利用科研档案，使其内容中的知识增值成为各学科发展、创新的基础，其表现为科研档案中的知识体系内部各组成部分通过高校学者在其科研探索中的演进、派生、分化、相互耦合以及融合过程中所呈现出的知识价值增加的过程[3]。科研档案支持知识增值的功能首先表现为通过科研档案的开发利用，达到知识量的增加。科研档案是定向积累的完整系统的、多层次的科研成果等内容体系，通过开发利用在以往研究的基础上，产生新的知识。其次，科研档案支持知识增值的功能还表现为各学科知識体系内知识质量的提升，这是科研档案支持创新和发展的最有利表现。在新的时代背景下，知识的更新速度在加快，高校科研档案也需要适应多变的社会实践环境，支持各学科知识体系的增值与创新，创造新的理论与工具。

1.3支持学术团队建设和人才培养

科研档案中包含科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料、设计文件、图纸，关键工艺文件以及重要的来往技术文件等，这些档案材料对于学术团队的建设和高校学科人才培育具有重要作用。通过对高校中这些科研档案的有效管理和开发利用可以进一步完善学科体系的发展、培养多层次的学科人才，通过对科研档案研究的深入，带动研究方法与思想创新，从而为高校各学科专业人才培养提供更坚实的知识准备、更优秀的师资力量以及更优质的专业学习材料。

1.4服务社会功能

高校科研档案中的很多内容也是以现实问题为聚焦，这就决定了高校科研档案具有突出的服务于实践的品格。科研档案作为科研活动的真实记录和科学技术储备的重要信息资源，其作用不仅是为了记录知识，发现规律，更是为了服务社会，支持对更广泛的工作实践的借鉴和参考。没有了服务于社会的作用，科研档案也就失去了价值和发展的动力。随着信息化、全球化时代的到来，社会对知识和技术的需求会越来越多，也会越来越复杂，因此，对21世纪的科研档案管理与服务工作来说，必须深入实践，更好地开发利用科研档案中的内容资源，才能更好地发挥高校科研档案服务于社会的功能，保持高校研究与促进社会实践发展之间的良性循环。

2 高校科研档案管理与服务中存在的不足

2.1科研档案管理能力和服务意识的欠缺

在管理上，存在不规范或者疏于管理的情况，关于科研档案管理的规章制度也未能及时更新和完善。并且缺少具有专业素养人员对科研档案进行规范化管理。在科研档案提供利用方面，也存在服务意识不强，尤其是主动提供服务的意识的问题。科研档案工作在本质上就是服务的，科研档案管理最终的目的也是科研档案的提供利用，服务于高校教师、学术团体以及社会。科研档案管理人员需要提高科研档案的服务意识，明确科研档案的功能和作用，以一个服务人员的姿态来服务于高校中各个群体和社会。

2.2科研档案服务方式的欠缺

目前科研档案的服务方式主要是传统的服务方式，即科研信息的查阅服务，这在当今信息服务发达的社会条件下，无疑是单一和传统的服务方式。在信息技术改变了档案文件的记录方式和载体、格式多样化的前提下，高校科研档案管理人员还应该积极引入先进的信息服务方式，有效利用科研档案人员的智慧，结合互联网、移动设备和社交媒体，丰富科研信息服务方式，使学术团体和高校教师等人员可以更加方便、快捷地查询和利用科研档案信息。

2.3科研档案馆信息资源的不足

科学研究从科研准备阶段一直到成果和奖励申报阶段这一完整的科研活动过程中，每一个阶段都会形成具有保存价值的科研档案信息资源。这些科研档案应该完整、齐全归档管理，但是在实际科研档案管理工作中，经常存在归档不及时、归档文件材料不齐全等问题，而且归档的载体主要是纸质文档，而特殊载体的归档较少。

3 高校科研档案管理与服务的策略

上述高校科研档案管理和服务中存在的问题，可以借助新的技术与管理理念的转变与提升来解决和完善。充分利用高校科研档案信息资源，将传统的科研档案管理模式转变为现代化的科研档案管理模式，最主要的突破点在于通过建设和完善高校档案馆网站以及建立高校科研档案服务社交媒体平台，来解决科研档案管理与服务中面临的问题。

3.1基于高校数字化档案馆完善科研档案管理与服务

数字化档案馆是把档案信息以数字化的形式存储、处理和管理，通过信息手段实现档案的服务职能。通过高校数字化档案馆的建设把不同载体、不同空间的科研档案信息以数字化的形式保存在高校档案馆数据库中，利用档案信息管理系统和互联网提高科研档案的管理效率和及时提供利用，这是实现科研档案信息的管理模式由传统向现代化转变的关键所在；同时高校数字化档案馆的应用给己入馆的科研档案信息加了一道保险，入库科研档案的安全性多了一层保障，还有利于补充收集、保存一些未及时归档的有关高校科研活动的资料和电子文件，有条件的时候还能搜集一些科研档案实物信息，这能有效拓宽科研档案的收藏范围，推动科研档案信息资源建设。

科研档案数字化管理借助现代信息技术，可以深入开发和利用科研档案信息资源，实现科研档案管理的自动化、科研档案信息利用的电子化和网络化，支持高校学术和科研活动的智能化决策，通过管理与服务方式的转变提高科研档案接收、管理的效率和水平。

3.2基于校园网提供科研档案服务

网站是信息时代提供信息服务的一种重要途径，高校的科研部门可以借助校园网将各种应用系统、科研档案资源以及相关资源集成到校园网的信息管理平台上，为高校各类用户提供相关服务。着重加强内容建设，提高服务能力，建立健全相关保障体系。首先，应明确自身定位，丰富科研档案的内容资源。其次，保证校园网站提供科研服务的可用性、易用性和稳定性，关注技术细节，努力提高科研档案服务的影响力以及科研档案利用的效率与效果。因此，借助校园网站，科研档案服务的资源化、功能化建设至关重要。即从科研档案的内容层面来看，在建设的过程中注意对内容的把控，要做到内容完整、资源丰富、结构合理，重视内容的可用性和实用性；从科研档案的功能实现层面来看，能够满足科研档案各类用户所需要的功能，实现科研档案资源与用户的对接。

3.3基于高校社交媒体平台提供档案服务

近年来社交媒体以其形式丰富、互动性强、渠道广泛、覆盖率高、推广方便等特点越来越多地走入人们的生活和工作。相比传统的单向传播媒体，社交网络信息碎片化。海量化、速度快、互动强，适合信息的流通。因此科研档案服务应适应技术的发展，借助人们对社交媒体的高度认可和依赖，大力开发微信和微博用户，了解各类科研档案用户需求与利用行为规律，通过建立官方微信公众号等方式开展各类服务。目前档案微信公众号有上百个，这些公众号会定期推送相关领域的档案内容，做到专业与趣味相结合，借助微信公众号回答利用者的咨询等，这些都为科研檔案机构在社交媒体平台上开展服务提供了丰富的实践案例和经验。

[参考文献]

[1]岳素芳.论科研档案管理和开发利用中的知识产权保护[J]档案天地，2011 （11）：48-49

[2]周莉.我国档案网站建设的问题与对策研究[D]合肥：安徽大学，2010

[3]张宁.我国市级档案网站综合测评与分析[J].档案学研究，2010 （2）：49-54.