小议卫生监督档案管理工作现状及应对措施

赵朝红

摘 要： 卫生监督档案能够规范卫生监督档案管理工作，督促卫生监督管理部门认真履行自身职能，不断提高卫生监督工作的质量。本文通过分析卫生监督的作用以及当前存在的一些现实问题，提出相应的措施，对实际工作提供一定的借鉴与指导。

关键词： 卫生监督；档案管理；工作现状；应对措施

目前，一些卫生监督机构在卫生监督档案管理工作中还存在较多的问题，对档案管理重视不足，档案管理不规范、利用效率不高等问题还较为突出。加强卫生监督机构档案管理，实现卫生监督机构档案的规范化归档保存以及有效开发利用，已经成为卫生监督机构管理工作的重要内容，这对于促进卫生监督工作的开展也具有重要的意义。

一、卫生监督档案概念及作用分析

1、卫生监督档案的概念

卫生监督档案是卫生监督机构，依据相关国家制度，采取相应的方法措施，在管理工作中形成与实际工作相对应的档案资料，活动具体包括：卫生监督、质量抽检、行政稽查、行政许可与处罚、宣教以及内部管理等。主要是在管理活动中形成一定的记录，以纸质或者电子的方式将这些记录保存下来，为以后的工作提供一定的借鉴与参考，同时能对卫生监督机构起到一定的督促作用，提高监督质量，改进监督工作。

2、卫生监督档案的作用分析

在卫生监督管理工作中，卫生监督档案具有非常关键的作用，主要体现在以下几个方面：第一，在记录卫生监督机构的管理活动时，主要再用文字、图片、表格、声音、视频等方式，对卫生监督机构的职能進行检查，考核卫生监督机构工作的质量，借助档案管理的方式，使卫生监督执法工作质量得到一定程度的提高，使管理工作朝着科学化、制度化、精确化方向发展。第二，在卫生监督管理活动中，作为最原始的记录，卫生监督档案对维护监督管理工作的合法性、相关工作人员的合法权益具有非常重要的作用，同时，能够作为主要的参考依据，对管理人员的工作情况进行考核，最终提高管理工作的质量，促进卫生监督工作的进步。第三，卫生监督档案对卫生监督管理机构多年的活动进行总结，储存着大量的原始数据，对以后管理工作制度和方案的制定具有非常重要的参考意义，同时能够作为关键的依据，对员工的工作情况进行考核，增强绩效评估的合理性。

二、当前我国卫生监督档案管理存在的问题分析

1、卫生监督档案管理基础工作不规范

当前，我国卫生监督管理工作不规范的情况比较普遍。卫生监督部门设置的机构较多，涉及很多的管理活动和管理环节，因此，卫生监督资料的管理是一项非常复杂的工程，需要很大的工作量。在实际工作中，有些卫生监督机构不负责任，不重视档案管理的工作，或者部门重叠，人员职责不明确，工作态度不认真，答案管理标准不严格，资料的归档和保存制度不健全，一系列现实问题导致卫生监督档案管理出现种种不规范的现象，严重影响了卫生监督档案工作整体质量。

2、卫生监督档案在实际工作中缺乏合理的应用

当前，卫生监督档案管理工作在卫生监督档案管理部门的应用并不广泛，并没有引起相关责任人的重视。卫生监督资料的保存和利用价值没有得到切实有效的应用，同时缺乏一定的开发措施，降低了档案资料的整体利用率。很多有用的档案资料处于一直封存的状态，并且随着时间的增加，使资料的实际价值不断降低，归档手段一直处于落后的状态，检索水平、利用水平等各方面的功能一直弱化，阻碍了卫生监督机构工作的进步。

3、卫生监督档案管理信息化水平不高

科学技术的发展使得现代很多工作都实现了信息化建设。在卫生监督档案管理工作中，网络化的手段和技术已经非常普遍，但是，由于没有与实际工作进行充分的融合，缺乏创新意识，加上管理者对信息化建设的不重视以及单位内部的臃肿状态，造成了卫生监督档案管理工作中信息化水平一直处于非常落后的水平。在具体的工作中，由于缺乏一定的技术手段，档案的收集、归类、检索、留档等工作还没有完全实现智能化，人力、物力、财力等各方面出现很大的损耗，使卫生监督档案的管理工作出现一定的阻碍，大大降低了工作效率。

三、改进卫生监督档案管理工作的对策

1、提高卫生监督档案管理基础工作水平

基础工作在卫生监督档案管理中占据着非常重要的位置，在工作具体展开的过程中，卫生监督档案的作用应引起卫生监督机构管理人员的充分重视，对单位内部的实际情况进行分析，发现存在的问题，对档案室进行充分的利用，安排专业的专职和兼职人员，使基础管理工作做到位，将内部档案资料的积累形成一定的规模，并按照专业的方法进行归类整理，并按照相应的原理备份留档，以便日后工作的正常进行。同时，应对单位内部相关的管理规章制度进一步细化，加强对细节的重视与管理，使每个责任人和职员不断明确自身的职责，在工作中认真负责，将责任化管理的模式不断完善和改进，统一卫生监督档案的门类和载体。将档案管理的细微工作细化到卫生监督档案管理部门的具体人员，档案的收集、整理、归类、登记、留档、统计等具体工作需要安排专业人员进行负责，同时利用先进技术和和科学管理的方式，编制检索工具的开展，完善档案利用服务。另外，要保证档案资料全面及时的归集，保密制度需要严格落实，使档案资料的保密性得到最大程度的提高，防止档案的机密内容泄露，保证档案资料的安全性。

2、加强对卫生监督档案的开发利用

加强对卫生监督档案的开发利用在卫生监督档案管理工作中起着极为关键的作用。在卫生监督档案管理工作的开展过程中，应认识到卫生监督档案的保存以及使用价值，采取一系列手段和措施，提高卫生监督档案资料的开发利用能力，将卫生监督档案的价值发挥到最大值。还应该注重对卫生监督档案资料的综合开发利用。为此，将针对单位的内部情况，应该建立完善的卫生档案利用制度，充分发挥出档案管理的作用，将卫生档案管理的利用手续明确化，利用范围扩大化，程序要求规范化，使内部领导和人员提高对档案开发利用的重视程度，积极开展档案利用工作，提高人员档案利用的能力，采取一定的鼓励制度，充分调动职工的积极性，使档案利用工作取得新的进步与发展。此外，卫生监督管理部门应提高档案管理工作人员相互配合的能力，在工作中相互协调。开展卫生监督管理部门的职能活动，提高相关人员编研监督档案的能力，使全宗介绍、重大事件、组织沿革、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等通用性的档案编研更加科学合理，提高卫生监督内部管理的决策能力，增强卫生行政执法的能力，为档案管理工作提供更多积极有益的借鉴和参考。

3、提高卫生监督档案信息的开发力度，促进信息化开展

在卫生监督档案信息开发的工作中，常常存在着开发力度不足的问题，这对信息开发造成了非常严重的影响。卫生监督机构应充分认识到这一问题的严重性，采取相应的措施与制度，加大对档案信息的开发力度，使档案资料的价值能够得到保证，在工作中能够对档案资料信息做到合理的运用。另外，为了使各类档案资料信息得到更加全面的归集与整理，尽快形成卫生监督档案资料，缩短成形的时间，提高工作效率，同时将卫生监督档案的检索利用水平拔高到一定的程度，需要借助信息化建設，开展卫生监督档案管理信息化工作，使档案的管理和利用可以更加科学合理。具体来说，首先应该全面了解档案管理信息化内容，确保文书档案、专业档案、影音图像资料等包含在里面，借助专业的手段，使传统的档案资料在合适方式下转变为电子档案。除此以外，应改进档案的储存方式与功能，卫生监督档案的类别很多，分为很多细小的部分，涉及很多的方面，所以，为保证资料能够完整统一的储存，避免资料分散情况的出现，应把原先容量较小的储存设备换成储存量大的存储设备，同时，应该将资料进行备份，防止因意外情况丢失致使工作无法正常进行现象的发生。应用智能化的档案管理软件，合理查阅和调取档案，通过建设专业化的档案管理信息化平台，方便档案资料的利用查询，推进编研的网络化进程。

四、结语

在卫生监督管理工作中，档案管理具有非常重要的作用，能够促进监督工作的质量，提高监督工作的效率，使监督工作更加科学化、合理化、规范化。当前，在卫生监督档案管理工作中，基础工作不规范、缺乏合理的应用、信息化水平不高等问题普遍存在，需要提高基础工作水平，加强对档案的开发利用，促进信息化开展，使档案资料发挥出最大的价值。

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