财务共享服务模式在高校资金管理的应用

郭 敏

（揭阳职业技术学院 财务处，广东 揭阳522051）

“财务共享”服务是财务领域的高频词汇，目前国内越来越多企业选择将财务共享服务作为财务转型的契机［1］。“财务共享”服务是依托财务信息网络系统的工程，将集团下属各财务人员和标准化、同质化的财务会计业务集中于一个新的成本利润中心，为集团内不同单位部门提供专业化财务服务，本质上是一次观念、人员、组织、流程、系统的再造，对提高会计业务效率、减低成本、优化流程、综合提升企业管理与服务的水平和质量具有重要意义［2］。企业成功的经验值得我国高校借鉴。高校的发展离不开资金的支撑，资金是高校从事各项经济活动的基本要素，其资金流向、流量和流速都能直接反映高校的管理和发展情况，资金管理工作尤为重要。然而“财务共享”服务一般适用于大型集团企业或财务核算比较同质化的公司，其服务模式是否也同样适用于高校？如何将高校“财务共享”服务模式推广应用到资金管理信息网络系统等问题都值得探讨。

一、高校传统、非共享模式下资金管理的困境

(一)高校传统、非共享模式资金管理模式

资金管理包括收支管理和银行对账、银行账户开户和销户、银行账户体系设置和维护、资金调拨处理和提供资金运作的决策支持信息等内容。收款、付款和转账业务办理是高校资金管理核心内容，是记录资金（一般指现金和银行存款）以及涉及资金管理的业务，提供资金分析报表。目前高校主要通过“手工账”或者“会计财务软件”（以下称为“非共享模式”）来管控具体资金。整个业务流程包括安排收款付款、填制支票汇款单、登记日记账、实现收款付款和提供报表，相对应涉及到多个其他系统软件参与资金管理调控（以下以“**高校非共享模式资金管理”为例），分别是票据通系统、财务核算系统、财政国库单一账户付款系统（或代理银行支付系统）和财务系统，见图1。

图1 非共享模式下资金管理流程

登记传统“手工账”资金管理模式主要是指手工填制各种票据、登记会计科目和会计账户，运用复式记账原理编制会计分录，完成纸质的现金与银行存款日记账、总账和明细分类账的登记，最后通过试算账户之间的平衡关系编制会计报表，从而达到对高校资金的来龙去脉、收入支出数目管控的目的。

采用“会计财务软件”（单机版）资金管理模式关键是利用计算机安装财务软件对账目完成人工登记，通过计算机网络技术人工智能完成账务处理和报表编制工作，实现对资金进行管理，是传统“手工账”资金管理模式的“升级版”。

（二）高校传统、非共享资金管理模式存在的问题

非共享资金管理模式是高校为了科学管控具体资金保持内部健康发展运作所采取的管理手段，是提升高校财务管理水平，加强资金管理应用的主要措施。“会计财务软件”（单机版），虽实行会计电算化管理，但仅限于通过内部局域网利用财务软件来登账处理账目实现对资金管理，仅仅是“手工账”的替代工具，与传统纸质“手工账”资金管理模式都存在一些共性的不足。

1.“信息孤岛”——带来风险安全挑战

目前高校资金管理主要是管控具体资金，包括取款、存款、付款、贷款、还款、对内结算、对外结算、拆借款等，它涉及跨部门、银行、财政局，以及业务部门的协同操作。由于非共享资金管理模式基于手工或单机使用财务软件管理，各“协同部门”信息系统之间不能通过相互连接而实现财务信息共享，造成信息孤岛现象，使得协同部门对资金管理相关信息了解不及时，滞后性会引发一系列资金安全问题。以资金转账支付为例，涉及高校财务支付系统和票据通系统、财务核算系统、财政国库单一账户付款系统（或代理银行支付系统）协同，高校财务部门与申请付款部门、财政局（或代理银行）诸多机构或部门。因为非共享模式，各部门系统数据被封闭在各个系统内部，导致各系统导入输出数据工作机械重叠，增加了财务人员工作量，影响差错率，挑战了资金的安全性；资金支付从填制支票汇款单、登记日记账、办理付款到编制报表，即使是采用会计电算化（单机版）管理也都需要“手工”输入填制各个系统数据端口，“人为”登记、复核、审批和向开户银行发送指令等，更何况是纯手工记账模式。两种模式都避免不了人为干涉、徇私舞弊、差错漏洞的弊端，也敲响了风险防范、资金安全预防的警钟。

2.“各自为政”——造成审批盲目性和预算无效性

由于非共享资金管理模式一定程度上是“独立”处理资金数据，没有使资金数据实现“共享”而造成收付款流程没有纳入共享的范围，导致不便于从收付款系统引入预算管理的共享数据，导致两个系统数据断层，各自为政，收付款资金管理难以到达预算管理的高度统筹安排收付款，影响了审批和预算管理的协调统一。主要表现为：其一，无法提供实时的预算执行信息，削弱了资金收款或付款的计划性和效率性，资金经费完成进度、情况只有个别相关财务人员掌握，负责审批的部门或领导难以掌握实时动态，造成审批盲目性；其二，预算编制时不能对收入和支出数据迅速作出精准、高效的预算，造成资金预算缺位，影响了预算执行力，导致陷入“重编制、轻执行”的怪圈，同时资金管理预算基本停留于“形式”层面，对资金拨付和使用的事前与事中控制工作不足［3］，更无法根据进度合理安排资金的具体使用，预算编制缺乏目的性、细化程度低、覆盖部门和项目不全面、易受人为因素操纵、监管力度不够等，使得预算管理流于形式，引发预算无效性。

3.“条块分割”——影响工作服务效率

资金报销流程涉及到的主要系统模块如预算申报、预算控制、领导审批、教师报销、资金支付等，因没有通过网络实现信息共享，导致资金报销流程不流畅、信息滞后，影响工作服务效率［4］。以资金转账支付为例，申请者需要连续奔波于多个单位（或部门）进行办理，申请者所在部门领导核实、部门交叉审核、财务部门审核、分管校领导审批、主管校领导审批等流程。由于“条块分割”，审核部门、审批领导不能实时查询和掌握预算进度情况、资金运行情况，对资金利用效益如何、举债是否适度、是否存在资金沉淀，决策者心中无数，影响审批效率性和合理性。另外，有时找不到领导签字，还得迂回反复多次，费时费力，报销流程不流畅。与此同时，资金报销都要经过会计岗位审核记账完毕、复核岗位复核无误后，出纳才能办理配款或进行下一步的结算手续。随着高校规模扩大，跨部门分支机构增多，资金核算以及结算业务量也不断增长，条块不集成严重影响会计人员和出纳人员的工作效率。除此以外，由于高校各系、院、部通常都是一个个相对独立的个体，因此各个系、院、部之间的预算和联系都缺乏紧密性，加之各系统数据无法实现共享，这就使得各系、院、部在使用资金的过程中不可避免地出现重复的可能性，比如固定资产、教学器材等,从而造成了巨大浪费，资金运作效率低，影响工作服务效率。

二、高校推广财务共享模式资金管理应用的途径

通过对广东省16所高校关于“资金管理”的调研，以及对其中9所高校财务部门的实地考察和个别财务主管和技术人员访谈，了解到目前各高校根据自身发展的需要及具体环境的限制，资金管理模式主要有三种类型，见表1。

表1 广东各高校资金管理模式

调查发现，只有Z高校在会计电算化的基础上率先推行应用了财务管理信息化系统，由友财**公司为Z高校量身定做FSB（Financial Service Bus，中文译为“友财财务服务总线”）财务管理信息系统。该系统利用信息网络数据平台，将预算管理系统、会计核算系统、薪酬个税系统、收费系统、固定资产管理系统、报表发布系统和决策分析系统等，及财务处、人事处、教务处、科研处、代理银行等部门单位的信息系统，实现数据集成，打通了财务系统与智慧校园建设的边界，实现了财务系统与高校的各项业务连接，见图2。

图2 友财公司FSB财务管理信息系统（Z高校应用）

在审视高校资金传统模式下管理的现状和Z高校成立财务共享服务中心职能机构与其他系统实现数据信息共享的基础上，设想的总体思路为：由高校财务管理部门牵头成立财务共享服务中心职能机构，搭建资金管理共享系统，可以从以下四个方面持续开展开拓性工作，不断优化共享服务。

（一）技术建设

在高校财务部门设立SOA信息系统，为共享服务资金管理模式在高校中的应用奠定技术基础。SOA是一种软件结构框架，也是一种分布式软件设计和开发方法，强调软件的设计和开发围绕服务进行。SOA将应用服务器上的多种逻辑层面迁移到总线以及连接点上。基于SOA的基础架构功能，支持异构环境中的服务、消息以及基于事件的交互，并且具有适当的服务级别和可管理性。信息系统的深入应用离不开信息化技术的支持，实现大量信息交换和最大限度的信息共享是未来信息化技术建设努力方向和突破拐点。

（二）功能模块建设

财务共享资金管理模式的应用是信息网络技术发展的必然趋势，是为化解非共享模式下资金管理系统模块“信息孤岛”“各自为政”“条块分割”困境而产生的。非共享模式下图1所示资金管理业务流程包括安排收款付款、填制支票汇款单、实现收款和付款、登记日记账和提供报表，相对应涉及到多个其他系统软件（分别是票据通系统、财政国库单一账户付款系统或代理银行支付系统，以及财务总账系统）参与资金管理调控。由于没有实现数据共享，出纳人员需要分别逐个手工录入数据到各个相对应系统，耗时费力、准确性差、信息滞后影响服务效率。共享模式下所设计的资金管理系统用于实现跨单位、部门间的协同操作，是发挥提效增速的重要组成保证，其系统的基本功能为：

1.该系统以FSB友财统一服务总线智能业务为引擎，将信息技术运用于资金报销流程，利用信息网络将资金管理所涉及到的其他系统如收入系统、票据通系统、预算系统、资产系统、财政国库单一账户付款系统（或代理银行支付系统）、财务系统等实现数据共享，出纳人员只需在网上做单录入一次即可，通过FSB服务总线网络平台，实现数据流程合并，完成其他系统数据直接导入，提高了管理效率，见图3。

图3 共享模式下资金管理系统设计流程

2.系统采用资产系统框架和预算系统框架用于资金管理业务模块的数据交换和处理流程控制，对资金管理实现实时动态监控，以“支出预算控制”和“资金平衡控制”为刚性约束，实行高校收支两条线规范业务流程，强化了单据审核控制，实现了事前、事中、事后控制的管理目标。

3.利用网络便捷性，完成财务共享服务与网上银行的结合，通过网上银行进行“收付现金”“票据联打”“公务卡结算”“网上转账”等收付款业务处理，最大限度地减少了现金结算带来的安全隐患及产生的诸多麻烦，降低了核算运行成本，减少了人为错误，也优化了服务水平。

4.实现了“执行控制分析统计”，形成“事前有预算、事中有控制、事后有分析”的良好机制。通过业务流程标准规范化、公开透明化，让资金的走向脉络更加清晰，可供全体教职员工根据权限查阅，控制业务舞弊，提升了资金效率和安全性。

（三）安全监管建设

资金管理财务共享服务实质是通过互联网接入，由信息网络技术推动资金运营管理的变革与创新。随着信息化技术不断渗透，系统容易受黑客、病毒入侵，网络安全问题持续引起高度关注，安全监管建设不容忽视。系统部署可分为硬件安全防护、软件安全防护和内部规范防护。加固网络隔离设备，控制安全防护区对网络的访问；采用防火墙、入侵检测系统和数据等技术手段保障网络安全；规范用户的操作方式及操作权限，制定安全制度，建立内控体系，确保系统安全运行。

（四）理念更新建设

财务共享服务是新生事物，很多财务人员在认识上存在着“误区”，认为财务共享等同于将人员集中进行核算。其实，有了信息化支撑后，后台处理能力加强，客观上就不需要那么多财务人员再进行集中核算了。财务共享服务模式的推广应用，不单纯是推广系统软件本身，更重要的是推广科学先进的理念和管理方法等。共享模式下，单位对财务人员的要求也会越来越高，要求财务人员提高自身业务素质，转变会计职能，提高工作效率，提高服务质量，更好地为广大教职员工服务。

三、财务共享模式应用于高校资金管理的必要性

财务共享资金管理服务模式是网络会计与财务管理信息化下的产物，以财务信息网络平台为载体，将财务资金数据与其他部门基础数据相结合，建立现代化的资金管理信息“财务共享”系统，为高校高效发展、管控决策和校园内部运作管理提供有效、及时的资金信息，创新了高校财务的管理模式。

（一）财务共享模式是构成财务管理信息化的重点和核心内容，是实现数字化校园的关键

财政部颁发的《企业会计信息化工作规范》（财会［2013］20号）第三十四条明确指出：“应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心。”［5］资金管理财务共享服务模式实质是一场由信息网络技术推动的资金运营管理模式变革与创新的革命，随着大数据、云计算、移动应用等新技术的推动，财务共享服务模式是以信息网络平台为载体实现了系统资源共享，构成财务管理信息化的重点和核心内容。

当下“数字化校园”是数字化信息时代发展的产物，是利用先进的信息化手段，将学校相关的信息资源进行数字化处理并实现数字化的信息传播和管理的方式。“数字化校园”不可能建立在单一的应用系统之上，它需要系统间的信息数据进行交换和最大限度的信息共享。财务共享服务模式刚好契合了这样的需求，所以说资金管理共享模式也是实现数字化校园的关键。

高校只有实现财务共享资金管理模式，以财务信息网络平台为载体，将信息技术运用于资金报销流程，利用信息网络将资金管理所涉及到的其他系统如票据通系统、财务核算系统、财政国库单一账户付款系统（或代理银行支付系统）、财务总账系统等实现数据共享服务，才能解决传统、非共享服务模式难以解决的问题。

（二）财务共享模式是提高资金管理效率和安全性的重要环节

“服务”是共享模式有别于传统、非共享模式下资金管理的特有亮点，资金收付时限、流程报销便捷程度、服务态度等都是衡量服务好坏的重要指标。在共享模式下资金管理数据整合、资金“非现金”结算和风险控制是其核心职能。

通过信息网络实现资源共享，进入资金管理共享服务平台，教职工可以在系统上自主查询资金付款情况和审批等流程。出纳人员利用系统数据资源整合，减少“手工”输入填制各个系统数据端口，在系统上完成登记、复核和向开户银行发送指令等流程，实现办公自动化，优化了报销流程，提高了工作效率。值得一提的还有，将资金管理的全部流程纳入共享的范围，便于内部资源合理配置，避免了不必要的浪费和人为舞弊。同时以资金管理办公自动化支撑预算执行控制，助力各使用部门（人员）或领导获得更加及时准确的预算执行情况，以达到事前控制，实现审批和预算管理的协同，强化了高校内部控制、降低风险、提高资金管理效率。这是完善资金管理体系，健全资金风险预警机制的重要工具［6］。

在资金结算方面，财务共享模式下资金结算方式有“网上银行”和“银企直联”两种。这两种方式都是利用信息网络通过资金管理平台进行资金结算，实现“无现金”结算。这在加强资金集中管控、提高工作效率、消除或最大限度减少现金结算带来的安全隐患及收付现金的诸多麻烦、降低核算运行成本、减少人为错误、优化服务水平等方面的优势突出。

（三）财务共享模式是促进财务信息公开，打造廉洁校园的重要载体

利用信息网络实现各系统数据共享，突破空间限制，各个系统的集成统一对资金管理实现了实时动态监控，实现了财务信息公开，满足了了解和监督高校管理的客观要求。在财务共享模式下实现审批、收入、支付、预算等模块系统的完整统一，以资金支付刚性约束为突破点，使整个收支系统、预算审批业务流程完整统一，具有强大的监控能力。将资金支付流程标准化、规范化，在资金管理平台系统上设置资金支付标准与硬性规定，使资金的运作更加透明，杜绝基于人情世故层面“故意”徇私舞弊等不良现象，同时在资金管理平台系统上可实现“事前可授权，事后可追溯”有效控制资金风险，助力打造廉洁校园。

四、结论

财务共享服务模式利用信息网络技术打通了财务、业务和管理信息系统，实现了资金管理流程的显性化和规范化，具有广泛推广效应。目前高校财务共享资金管理模式还未被广泛应用，很多方面还需要提升，在推广应用共享模式的过程中，需要从技术建设、功能模块建设、安全监管建设以及理念更新等方面进行实施与突破。然而，随着共享研究的深入和应用的发展，云计算、大数据、移动互联网等前沿理论的积极推进，未来高校资金管理共享模式需要与前沿理论有机融合，开拓高校财务人员的眼界和服务边界，更好地为高校提效增质健康发展发挥作用。

［1］张庆龙，潘丽靖，张羽瑶.财务转型始于共享服务［M］.北京：中国财政经济出版社,2015:1.

［2］陈虎,董皓.财务共享服务［M］.北京：中国财政经济出版社,2009:73.

［3］邹志成,付浩海,靖向党.高校资金使用审批管理系统的开发与应用［J］.会计之友,2013(26):102-104.

［4］张小春.财务共享服务系统在高校管理会计中的应用——以A高校为例［J］.南宁职业技术学院学报,2016(1):56-60.

［5］财政部.财政部关于印发《企业会计信息化工作规范》的通知［EB/OL］.（2013-12-05）［2018-01-12］.http://www.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizhengwengao/wg2013/wg201312/201406/t20140609/1092515.html.

［6］郑琳.新时期我国高校资金管理的现状和方式探讨［J］.现代商业,2013(23):196.