利用档案反馈信息的收集与整理

吴青

摘 要：随着城市化进程的不断加快，有关的管理工作也得到了众多企业和部门的高度重视，档案管理工作就是管理工作中的一种，其中的档案信息对于企业的发展以及社会经济的发展都具有重要的意义，在人们的生活以及工作中发挥着至关重要的作用。要想提高档案资源的利用率就要先做好档案管理工作，只有运用科学的管理方法和手段才能加强档案管理，提高管理的水平和工作的效率。尤其是在这个信息随时更新量都很大的时代，对于档案管理工作中的人员要求更高，而档案反馈信息法的提出和应用就取得了较好的效果。

关键词：档案反馈信息；收集；管理

档案反馈信息方法的实行有利于提高工作的效率，解决人们在档案管理过程中的难题，所以它的应用就显得至关重要。档案资料的收集与整理是档案管理工作中的一项基础性内容，对于后续提供档案服务环节很重要，如果不能將资料进行全面的收集与整理，并做到及时更新，就会使得档案资料的价值受损，从而降低资料的利用率，不利于企业与社会的和谐发展，还会就此引发多种问题。而档案反馈信息法的出现就能够改变这一难题，但是在管理过程中还是有许多的问题，这就要求有关人员能够注意并采取一定的办法，进而保证档案的价值，满足工作的需要。

1 档案反馈信息

档案反馈信息就是要对输出的信息进行总结，然后在结果再反馈回来的过程。随着档案管理工作的任务逐渐加大，在对档案信息整理的过程中存在很大的困难，为了保证档案管理工作的安全有效，就要针对性的采取一定的方法加以解决。档案反馈信息的出现，很好地解决了档案管理部门在工作中存在的问题，通过反馈信息，管理部门可以在第一时间接收到档案的变更内容，但是在接收的过程中，档案管理部门要做的工作就是验证信息的真实与否，以免信息在传输的过程中，发生错漏的现象，这样才能更好地发挥信息反馈的作用，既保证了工作质量，又提高了工作的效率。

2 档案反馈信息存在的问题

2.1 填写登记表不够规范

填写登记表不够规范是采用档案反馈信息方法时出现的问题之一。这不利于落实档案反馈信息的工作，对于档案管理工作也造成了一定的阻碍。而产生这类现象的原因主要是公众对档案信息的认识程度不够，在信息登记处，公众人员往往填写的内容比较简单，不够具体，态度不够端正，大多比较敷衍，这就使得档案反馈信息的方法比较留于形式，而没有一定的实际效果。因此，档案反馈信息工作落实就不到位，它真正的效用就无法得到发挥，档案管理水平也得不到有效的提升，严重影响了档案服务的质量。

2.2 忽视了利用效果的反馈收集

多数档案人员没有精力去追踪记录，也不知如何收集。查档完毕后是档案利用的第一步，至于档案是否真正发挥了作用，取得哪些效果，对受众者的工作起了什么作用，解决了什么问题，或对受众者工作的发展起了什么推动作用等却心中无数。大多数档案馆（室）的档案利用工作只局限于档案利用数据的统计，如受众人数、档案卷（册）数等，这些简单的统计数据不能深层次地反映档案利用所获得的直接或间接的社会效益和经济效益。

2.3 不能将档案利用效果反馈到档案部门

一些受众者对信息反馈工作认识不够，认为这是他自己的事，与档案馆（室）无关，不能积极配合，导致反馈信息时有时无，而档案部门也缺乏对受众者信息反馈工作的制约，显得无能为力。

3 收集的手段和方法

针对利用档案反馈信息的方法应用过程中出现的一些问题，就要采用合理的手段加强改进，采取一些必要的措施就显得极为关键。

首先，档案信息的管理人员应该在使用档案反馈信息法的同时要结合网络技术与系统。信息技术是推动现代化进程发展的关键因素之一，只有利用好先进技术的作用，才能使得工作的效率增加，工作的效果得以显现。因此，在利用档案信息反馈方法的同时，要求工作人员能够充分利用网络化的技术达到加强管理的目的，这样才能显得档案管理工作更加的科学化、系统化。通过与网络技术相结合，能够加强各个部门之间的联系，进而快速实现信息的交流，有利于随时对变更的信息进行录入。与此同时，工作人员还能利用网络平台对信息进行反馈，有助于管理人员能够第一手的得到资料，方便工作人员及时对信息进行收集与整体。

其次，还应该加强档案信息人员的管理，在聘用上就要注重档案管理人员的职业素养是否具备，尤其是要侧重聘用信息管理人员，这样才能真正发挥信息技术的作用，做到技术与档案管理的有效结合，进而使得管理水平能够得到有效的提高。通过聘用大量的信息人员，能够形成一个信息交流的系统，进而有利于加强信息的反馈，这样也就有利于档案资料的收集与整理。另外，对于档案反馈信息的工作人员还有一些其他的要求，工作人员应该能够对档案工作有一个基本的认识，并且重视自身的工作，树立信息化管理档案的观念，做到不偷懒不投机，能够及时更新档案的信息，以加强档案资料的收集与整理，提高工作效率。

然后就是必须要建立特定的组织，对接收到的信息进行分析，在确定准确无误后，才能对其进行最终的收集整理工作。在整个信息收集的过程中必须要做到以下几点，一是对反馈信息的接收过程，通过与各部门之间进行联系，使其在第一时间为档案管理部门提供反馈信息，可以及时对档案信息进行调整；二是整理的过程，在档案管理部门接收到信息后，不要直接对档案进行更改，要通过相应的方法，对信息的可靠性进行确认，确保无误后再进行更改，以便档案信息存在不真实的情况；三就是分析，对整理后的档案信息进行分析，因为档案管理部门就是为企业的发展提供人才支持，所以在分析以后可以更好地为企业的发展服务；四就是传输的过程，在这一过程中要保证的就是及时准确，把反馈的信息内容及时地反馈给相关的部门，告知其进行更改；五是贮藏过程，把接收来的反馈信息进行归纳分类，以免在使用的过程中，存在比必要的麻烦。

4 结束语

档案管理工作是一项比较复杂的工作，影响档案管理水平的因素有很多，而档案资料的收集与整理是管理档案的基础性内容，而如今每天的信息量都很杂很大，因此，档案信息的收集与整理就成为了一个难题，尤其是信息发生变更的时候，还要做到及时处理和记录，这时就需要一种可靠的管理办法来有效的解决这一难题。档案反馈信息方法的出现正好满足了这一需求，人们可以利用档案反馈信息法进行资料的收集与整理，能够随时进行更新信息，加强档案资料的管理，这是一种行之有效的策略，有利于提高档案的管理水平，进而有助于提高档案资源的利用率，能够更好的提供档案服务，满足人们的要求。

参考文献：

[1]王守亮. 利用档案反馈信息的收集与整理[J]. 科学与财富， 2017（11）.

[2]胡桂清. 利用档案反馈信息的收集与整理[J]. 黑龙江科技信息， 2017（18）.

[3]侯禹至. 档案利用信息反馈工作的现状、问题与原因探析[J]. 卷宗， 2017（21）.