浅谈机械设备档案的管理

王永丹

摘 要：机械设备的档案管理是企业设备管理部门的基础工作，也是企业管理工作中不可缺少的一部分，设备的档案资料是设备制造、使用、管理、维护的重要依据，无疑机械设备档案管理是一项非常重要的工作，管理水平的好坏直接影响到生产质量，技术水平和经济效益。

关键词：机械设备；档案管理

前 言

随着电子、信息技术的不断发展，机械设备种类日渐增多，为保证设备维修工作质量使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料的职能，必须加强对公司机械设备档案的管理。

本文简述了机械设备档案管理的必要性，根据工作经验阐述了机械设备归档的范围和内容，以及机械设备档案管理的不足之处。

1、机械设备档案管理的必要性

机械设备档案是设备管理工作的重要组成部分，保证设备正常运行及维修保养是设备管理的基本任务，为了这一基本任务顺利、经济地实现，设备档案管理工作提供了基本的技术支持，故做好机械设备档案管理是非常必要的。

完整、系统的设备档案，有利于实现对设备的全过程管理，通过机械设备档案定期和不定期地检查设备质量、运行状况和检测维修情况，经常对档案中的设备资料技术参数进行分析和比较，有利于确定设备发生故障的规律，便于排除故障和提报备品备件，最大限度地发挥设备档案在产品生产中的积极作用；对设备运行状况和维修的跟踪，有利于设备的技术改造和更新工作；通过对设备的阶段性重阅和分析，有利于总结设备管理工作的经验和不足，不断提高工作效率；科学的档案管理，有利于企业设备管理的连续性，不会因机构、人员的调整和变动而中断；设备档案资料的妥善管理，有利于与相关单位的业务来往与合作，可以维护自己的合法权益；设备档案资料的数字化管理，更好地满足了当前档案管理信息化的要求。所以建立适应企业发展和市场需求的设备档案管理是很有必要的。

2、机械设备归档的内容

设备档案是指在设备管理的全过程形成的资料，包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书，技术文件，设备制造图，备件图册，设备改造图及设备维修等材料，通过不断收集，整理建立的设备档案。设备管理部门负责设備图纸资料的收集、整理工作，设备档案的收集分为前期设备档案收集和后期设备档案收集。前期设备档案又为设备购进档案，设备档案文件材料的形成分为两个阶段，一是设备购置阶段形成的文件材料，主要有设备购置计划申请报告、设备购置技术论证材料、设备购置批准报告、设备购置订货合同等；二是设备开箱验收阶段形成的文件材料，主要有设备开箱验收单、装箱单、说明书、设备结构原理图、线路图、操作手册、安装调试验收单、维修保养说明书等所有随机文件。后期设备档案又为设备维修档案，设备档案文件材料的形成也分为两个阶段，一是设备安装、使用阶段形成的材料，主要有设备使用初期状态记录、安装验收结论、定期维护记录、定期检查和检测记录、设备故障分析报告、设备检修记录、技术改造申请书及技术经济报告、大修任务书及竣工验收报告、设备润滑卡片、技术改造说明书及图纸、设备事故报告单等；二是设备报废处理阶段形成的材料，主要有设备报废申请单、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理单、设备封存单等。机械设备检修与维修期间，由设备管理部门组织车间技术人员及有关生产人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对准确后将测绘图纸汇总成册存档管理，设备随机带的图纸，外购图纸及测绘图纸必须经过设备管理部门组织审核校对再存档，发现实物与图纸不符时，必须做好记录，并在图纸上修改。设备管理员将全公司设备常用的图纸如传动系统图、电气原理图、润滑系统图等进行扫描晒制后供生产车间使用，原图未经批准不得外借。所有机械设备管理员收集的设备档案资料要经过整理、清点编号、装订、登账，进行妥善保管，收集的图纸按照总图、零件、标准件、外购件、部件总图、零件图的图号顺序整理成套，并填写出图纸目录和清单，详细说明图纸张数，图面要符合国家制图标准，图纸标明名称、图号、比例，有设计、校对、审核、批准等人签字。设备档案资料的销毁，应当由设备管理员提出设备销毁清单，设备管理部门组织技术员核实，确保无保存价值，设备管理负责人批准后进行机械设备档案资料的销毁。

3、机械设备档案管理的不足之处

3.1 设备档案管理意识薄弱，不重视设备档案文件材料的归档

单位有些领导认为生产任务才是硬指标，只重视生产，忽略了为生产服务的其他工作，认为档案收集工作多做些和少做些没什么区别。机械设备档案文件材料的收集归档工作，涉及的部门及经办人较多，再加上个别领导的不重视，会造成有些资料丢失或损坏，使文件材料归档不齐全。待维修使用时就会造成很大的困难，甚至导致维修工作无法进行，影响生产进度，造成公司的利益损失。

3.2 存档意识不够，注重个人利益

一些企业部分车间的设备档案资料归档不积极主动，他们认为文件材料放在自己手中以后使用时很方便，免去很多借阅手续，只看眼前个人利益，采取消极应付态度，甚至将复印件归档或将无利用价值的文件材料归档，这样就会造成设备档案资料的不真实、不准确，给日后维修等工作带来很大的不便。所以要增加相关人员的培训，增强文件资料收集、整理、归档意识，提高设备档案的利用率。

3.3 缺乏专业设备档案管理人员

一些企业为了节省支出费用，使用非专业的设备管理人员或是减少该岗位管理人员，难以满足企业正常管理工作的需要，由于管理人员自身档案资料管理工作知识的匮乏及工作量大忙不过来，再加上个别人责任心不强，就会使设备档案资料收集的不全面，不及时整理造成文件错乱丢失，降低了设备资料的管理水平。

3.4 设备管理员频繁更换

由于企业机构改革和人员的变动，设备资料管理员工作交接不清晰，使得有些档案文件丢失，造成设备资料数据缺乏连续性，不仅给后面的管理人员带来工作困难，而且严重时会影响设备的维修工作，影响生产计划和进度，增加企业生产成本。所以在机械设备管理人员交接工作时必须做好资料文件的交接工作。

3.5数字化档案管理带来的安全隐患

随着经济的发展和网络技术的进步，档案信息数字化和网络化已成为当下企业档案管理的重要发展方向。在先进技术带来工作便捷的同时也隐藏着极大的安全隐患，如何保证信息时代下数字化档案信息的安全性是面临的新问题，只有进一步优化完善，才能更好地满足档案信息化的要求。

4、总结

综上所述，企业要靠科学技术求进步发展，机械设备的技术改造项目日益增多，引进高、精、尖、稀设备也与日俱增，所以必须做好机械设备档案管理工作，充分发挥机械设备档案为日常设备管、修、用服务的职能，需要我们进一步建立和完善设备档案管理工作。要想做好机械设备档案材料的收集、整理、归档工作，首先企业要建立管理制度，健全的机构，使设备档案管理工作有章可循，根据管理制度制定专人负责，定期培训学习，指定专业管理人员认真做好设备文件的收集、整理、归档工作，维修人员对设备的维修、改造要有完整的记录，并及时交给管理人员，以确保机械设备档案管理工作的完整、系统、准确。

参考文献：

[1]李正宁.设备档案管理问题之思考【J】.档案与建设，1993年

[2]戚亮新.设备档案管理的特点与对策【J】.文献工作研究室，1997年

[3]《企业档案管理办法》沈阳第四橡胶（厂）有限公司 2014年