档案管理系统分析与设计

刘亚红 史素荣

摘 要：文章首先分析了智慧档案管理系统应该具备的功能，然后介绍了建设档案数据库中所保存档案资源的三个来源，最后重点介绍了智慧档案管理系统应该具备的安全认证、档案信息的存储、组织和检索、档案知识推荐、系统互操作等功能。

关键词：智慧档案； 档案管理系统；档案知识库

智慧城市的出现给档案管理带来了挑战的同时也带来了契机，如果档案的利用可以融入到移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。建设智慧档案的管理系统是建设智慧档案馆的重点。

1.智慧档案管理系统的目标分析

智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理：主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理：这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时的捕捉档案信息资源，并及时的进行审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度的利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理：机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案的为现实生活提供信息决策，指导生产生活的最终目的。

2.智慧档案库数据建设策略

2.1原存纸质档案

目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含一些人事档案、科技档案、会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主题部分，数字化策略：（1）可以通过扫描，拍照等方式转换成PDF格式或者jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照的形似相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。

2.2原存数字档案

数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种。（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用；（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分的模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数据迁移技术容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真在档案信息的利用过程中容易出现多种格式的数据模式。

2.3新档案归档

随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传的过程中，要严格按照数据格式、工作流程、数据大小等。将各种不同类型的档案进行格式的统一，每种文档采用什么格式进行归档，这样可以方便日后档案资源的利用。

2.4智慧档案管理系统功能设计

根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关的环节，最终实现档案管理和使用的智能化。

2.4.1.安全认证

档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及到机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，另外一方面要考虑到系统的软件安全，包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等，用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次的文件或系统的修改都应该记录下操作员的工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。

2.4.2.档案信息的存储

应当建立相关的标准、制度来保证及时有效的存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其它系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供檔案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。

2.4.3档案信息的组织

档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好的为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，这样方便多手段的档案检索。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等组织方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，还应支持多个责任者、合作部门等进行关联组织。

2.4.4.档案信息的检索与传播

系统的检索要提高多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时要辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。

档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放，从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。这样可以及时的将不需要保密的档案进行传播，体现其社会价值。

2.4.5档案知识推荐

智慧档案系统应该具备个人档案信息定制的功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，这样方便用户随时随地的查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、最新词条对用户进行推荐。（2）知识目录定制功能（3）解禁档案的推送。

2.4.6读者评介与互操作服务

读者评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。（1）用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动的收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。（2）用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。（3）与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统的互联。

参考文献：

[1]张晓林.机构知识库的政策、功能和支撑机制分析[J].图书情报工作.2008（1）：23-27，19

[2]符春伟.档案管理系统的分析与设计[D].厦门大学.2014

[3]张振. 基于.NET 的档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江档案2015（1）：51

作者简介：

刘亚红（1965-），女，汉，郑州市，副研究馆员，本科，研究方向：高校图书馆基础理论.

史素荣（1964-）女，汉，郑州市，副研究馆员，本科，研究方向：高校图书馆的图书分类与编目.