计算机档案管理系统的问题及对策

张连浩

摘 要

随着计算机技术的发展与普及，传统的档案管理系统面临变革，以计算机为主要工具的档案管理系统正逐渐取代传统的档案管理模式。档案管理是进行管理与利用之间的桥梁，随着档案管理的发展逐步数字化，怎样在这个科技时代借助高新技术，加强档案的保存与管理，更好的为档案事业服务，是值得研究和深思的问题。

【关键词】计算机 档案管理系统 数据库

1 计算机档案管理系统的概述

计算机档案管理系统是档案管理人员以计算机为工具进行的档案管理的操作系统。计算机档案管理系统是一种典型的信息管理系统。该系统主要由两个部分组成，分别是按照各种属性分类建立的数据库和提供查询服务的应用程序两个部分。

2 计算机档案管理系统发展的主要问题

在档案管理的现代化建设汇总发挥着越来越重要的作用，但以现在的水平来说依然存在着许多问题。

2.1 归档过程混乱

在计算机档案管理系统的部门中，由于管理制度的不够合理，运行体系不健全，工作人员道德素质不高，造成归档文件丢失、分类混乱、可利用率低下等问题。

2.2 缺乏统一的标准

在计算机管理档案系统中，普遍存在多种工作系统互不支持，数据资源不能共享的现象。各种系统之间互不支持，系统间没有一套同一的标准，容易在今后的工作中造成混乱。

2.3 安全问题

计算机管理档案系统的安全问题主要体现在两个方面，一方面是本系统内存在的问题，另一方面是外在因素造成的安全问题。

在档案安全问题中，对使用者查询不同等级的档案要有授权也是很重要的一个方面。在档案馆中，档案应该按其重要程度分为绝密、机密等不同等级。相应地，可查阅的不同等级的檔案的使用者也是有范围限制的。

2.4 保存和防止损坏

在设备硬件保护中，机房的防火、防水、防盗、防电磁的影响与电子档案的保存息息相关。而电子档案的网络环境是否安全也关乎着电子档案是否能够完好无缺地保存下去。

3 系统建设的解决策略

在计算机档案管理系统的建设中，要完成系统的建设，必须从多方面做出努力。创立电子文件档案，是一项庞大的项目工程，涉及到方方面面的单位和工作者较多，很多复杂的专业技术，需要各方面的支持和帮助才能完成。

3.1 高度重视，以档案管理为中心

档案管理这项工作要引起相关部门的高度重视，设备先进，建立并完善管理体系，应用制度，培养高素质的专业人才，这是建设现代化档案管理系统的基本内容。在系统的建设过程中，要以档案部门为中心，在建设档案管理系统过程中，做好每一步基础性工作，开发出一套适用于本单位发展的档案管理系统，让档案变成一个真正意义上的可利用的信息资源，人们应该越来越重视档案工作。

3.2 保障工作人员的参与性、专业性

随着计算机技术在档案管理工作中的应用，对工作人员的的专业素质要求也越来越高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员，存在一人多职的现象，或者一些管理人员对计算机技术并不了解，并不能完成网络化、数字化管理工作。

组织员工培训，保证其具备一定的逻辑和数字思维能力，能够熟练使用计算机语言，可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。能够自己独立学习和掌握档案分类的原则和方法，独立地正确选择标识，无误的分析档案内容，学会如何将不同类型的档案进行合理的组合，掌握处理特殊状况的方式等。

3.3 建设信息网络数据库，注重网络安全

随着网络化和信息化的全面覆盖，大部分人都可以在任何地方任何时间使用网络，这样就存在一定的网络安全隐患。

对目前已经归档的档案按不同标准划分为不同类型的数据库，不但要加快现在正在进行或者尚未进行的各项工作的步骤，尽快实现对所有不同类型的数据库的自动或半自动化检索，加快对那些内容重要、价值大、使用频率高、但又容易受到破坏的纸质档案实现数字化管理，建成一个统一的可以共享的信息资源中心，将信息和管理结合在一起，进一步完善计算机档案管理系统。

3.4 人工管理与智能管理相结合

从档案管理工作的实际实施情况来看，在现实生活中，许多档案馆都把计算机当做是一个次要的辅助工具，大部分工作起来依然依赖的是人工管理模式。传统的档案管理模式往往是以档案信息为核心，其工作对象往往都是大量的文件形式的纸质材料。在具体的档案管理系统中，计算机这一强大的工具并没有得到充分的发挥，特别是在档案数据库管理和使用上，只有数据库的建立，最后却不怎么去使用它或者根本不知道如何去使用这样的一个系统。

3.5 不断更新档案管理系统适用性技术

在档案管理系统中技术的选择和应用上，一定要跟上档案管理方面计算机专业技术的发展速度。但是，档案管理部门并不能够创造直接的经济效益，没有足够的资金来定期更换新的管理设备，更重要的是在更换设备之前，弄清要引进来的所谓的高新设备是否真正适合用于管理工作中，因此在工作时要坚持“实用至上”的信念，努力在档案现代化管理活动中扩展计算机的应用技术，真正提高系统的档案管理水平。

3.6 对系统编研开发和应用的探究

进行编研开发工作这一工作环节才能更充分地应用档案管理系统，才可能挖掘出档案管理系统中的潜在价值。所以，工作人员要多学习和接触一些最新的知识和技术，提高专业技能水平，将理论知识、实际操作技能和档案管理系统相结合，开始进行编研开发工作。工作人员合理有序的将纸质档案电子化，然后再根据人们对数据库知识的了解与应用，建立起一套计算机管理档案的系统，并不断完善它。

4 结束语

当计算机的安全性问题解决后，随着智能手机的普及，以及云端技术的应用，人们可以随时随地，在有网络的前提条件下，就可以用一部手机查询他想要的档案资料了，现在很多网上图书馆就是一个很好的体现，同样，这也是计算机管理档案在未来发展的一个新的方向。

参考文献

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