高校档案的数字化及其利用服务

杜秀春　彭晓晖　曾广福

摘要：随着社会信息化的进一步发展，高校的档案馆（室）需要为广大师生提供更多、更快捷的教学、科研、管理、对外交流、人才培养等方面的档案资源。本文结合纸质档案的数字化、电子文件的归档以及服务利用，对充分开发利用高校档案的优势资源进行了有益的探讨。

关键词：档案管理系统；纸质档案数字化；利用服务

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）26-0007-02

档案是人类文明的载体和结晶及社会活动的记录与物证。高校档案是教师在教学、科研和管理中形成的有保存价值和凭证作用的文字、图片及音像资料等历史记录，它见证了学校的成长和发展，也在源源不断地为学校的各种实践活动提供服务。收集档案、整理档案、保管档案和利用档案，推动社会的进步和发展，是我们的崇高义务和共同责任，我们正处在向信息化迈进的时代，各级档案机构都开始了档案数字化工作，借助于信息技术的力量，让馆（室）藏档案能够得到更好的存储和利用。

以前学院只有纳入质量管理体系的科研档案和部分教学档案，现在由教学档案、科研档案、固定资产项目档案、文书档案、照片档案、音像档案、实物档案等组成。当时的档案管理系统是由FoxPro开发的一个比较小的软件系统，只能在一台微机上录入、查找，只有纸质档案。随着学院的发展壮大，教学评估和项目验收对档案提出了更细更高的要求，领导对档案也越来越重视。后来，档案室根据自身档案的特点定制了电子档案信息管理系统，加强了档案管理软件应用系统的建设，为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造了条件。系统分为两部分，一个是档案管理系统，一个是档案检索系统。配备了扫描仪，可实现多页快速扫描、无边界扫描。新增了电脑和专用服务器，服务器放在另一个大楼的机房，不但运行环境好，而且实现了异地备份，可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。这样，一个档案的归档、利用服务工作系统就形成了。

一、档案管理系统

档案管理系统是管理档案的信息系统，用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。档案管理软件是一个以信息资源共享为出发点，依据档案工作的管理模式、要求和方法进行设计开发的典型信息管理系统。涉及到档案资源的形成、整理、存储、检索、传递、保护、利用、鉴定、销毁和统计等全过程，能够全方位、全过程地对数字化档案进行管理。档案管理软件系统一般分为单机版和网络版，单机版管理系统只适合在一台计算机上录入、查阅，而网络版的功能则强大很多，其设计一般是浏览器/服务器（B/S）结构，只要安装一台档案服务器，其他部门和个人都可以根据权限设定浏览、著录、上传、查询档案信息。档案检索系统基于信息量巨大的档案数据库，对特定的利用者而言，就如同在互联网上通过搜索引擎查找信息一样，从而实现档案信息的共享。当然，由于档案的特殊性，档案管理系统只能在内网上运行，内网微机上安装了安全保密系统，秘密级以上的档案只能授权在专用的场所查阅。

二、档案的数字化过程

目前，因我国电子文件保管水平不高，且在现代技术条件下仍有一些文件必须以纸质介质存在，才能承认其凭证和法律效力，文件的耐久性保存问题也未得到解决，所以档案大都实行“双套制”管理，即同一份文件同时保存纸质文件和电子文件。尽管纸质文件与电子文件在原始性与凭证性方面不完全等同，因为是异质备份，可靠性大为提高。

档案数字化是一个系统工程，在软硬件兼备的情况下要严把质量关。在建数据库的过程中，无论是案卷目录还是卷内目录，数据著录的条目要标准化、规范化和格式化。著录质量决定着整个档案检索系统的质量。电子文件要扫描或转换为PDF格式文件，文件名与卷内目录的档案号一致，便于电子文件的上传和管理。

纸质档案数字化制作方式一般有两种：一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描后再由字符识别软件（OCR）识别，形成文本文件；另一种是将档案原文的每一页看成一张图片，扫描后在Adobe Acrobat中合并成PDF文件。第一种方式占据空间小，但工作量大，差错率高，也容易失真，尤其是图片、图纸，不可能重新制图，投入高，收效低。第二种方式实现容易，档案工作人员稍加培训即可以操作，而且保持了原件的原貌。工作可以定量化，差错率相对较低，即便出现了错扫、漏扫，检查时也容易发现，扫描后插入即可。下面重点介绍一下第二种方式。

首先，根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）、《档案整理著录规范》，对档案数字化流程进行固定，确定每一步该做什么和怎么做，实现档案数字化工作的协调、规范，避免随意和偷工减料。纸质档案数字化的基本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接等。将档案室的永久保存的科研档案、部分教学档案、文书档案、获奖证书、专利证书、软件著作权证书进行扫描。对于红头文件、盖章页、签字页及各类证书，必须进行彩色扫描。在档案数字化的过程中，为了提高档案的扫描效率和保证扫描图像的质量，需要把一卷卷档案内的文件拆分，一张张扫描，扫描完毕后重新用线绳装订，在此过程中要做好原件的保管工作，必须保证档案原件的完整和安全。档案原件的完整，是指出库卷的数量、卷内文件的数量、每份文件的页数等无差错，并且无破损、无恶意篡改。要做好对档案扫描时参数优化设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原貌的前提下，图像文件所占的存储空间也要大小适中。对于扫描时出现黑点、黑边的页面，有专业的计算机软件可以修改。检查有无错扫、漏扫，有无页面歪斜、字迹模糊，发现情况要调整纸张或参数进行补扫。纸质档案目录数据库中每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号命名扫描后的电子文件，电子文件可以逐个挂接，也可批量挂接。确保数字化档案的数据安全，一方面禁止任何人私自拷贝档案信息，另一方面要在技术层面上采取措施保证数字档案的安全，如信息加密技术和身份认证技术等。

近年来，学院各单位在提交纸质文件的同时，自己产生的文件必须提交电子版文件，这样变成PDF文件后，只需扫描盖章页、签字页进行替换，上传即可。

三、档案的利用服务

学院先后通过质量管理体系认证，获得军用软件研制能力等级证书、装备承制单位注册证书。这些资质的认证和年度检查考核，所需资料基本由档案室整理提供。科研档案的收集、归档按照学院的质量管理体系文件进行，教学档案按照《中国人民解放军院校教学档案管理暂行规定》执行。教学评估、检查，科研项目的审核、鉴定，学院固定资产的验收、基建项目档案的验收等所需资料大都由档案室整理提供。从财务审计到档案验收，再到项目总验收，档案室全程参与并提供所需资料档案。为学科评估、教学检查、重点项目申报、创新团队评估、科研报奖、院史馆展览、项目年度检查和教师职称评定提供支撑材料。

有了数字化档案，档案管理模式也发生了改变，从以档案实体保管和利用为重点转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，提高了工作效率，降低了档案利用成本。纸质文件不用被频繁借出扫描、复印，既保护了原件，又减少了资源的浪费。当然，电子文件的转出也要经过领导的审批，档案部门的内部局域网与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。近几年，工信部项目检查、验收不再提交纸质版，只需提交一套完整的电子版文件，我们只扫描签字页、盖章页替换即可。多年来，学院发展越来越快，取得的成绩也越来越令人振奋，在科学研究、队伍建设、人才培养、学科建设等方面均得到了很大的提升，自主创新跃上了新台阶，“天河”计算机多次在世界TOP500排行榜中夺魁。作为科技攻关国家队，学院为推动我国计算机事业的发展，为国防和国民经济现代化建设，为增强综合国力做出了重要贡献。

作为档案管理人员，需要提高自身的业务素质，掌握数据库管理的新技能，加强档案业务基础知识的学习，参加档案业务培训，与时俱进，积极介入到教学和科研一线，及时收集资料归档并数字化，为师生提供个性化服务，提高服务价值。现在各部门来档案室借阅档案，首先问有无电子版，并且很愿意把资料交档案室保存，这样，既丰富了室藏档案，又服务了广大师生，作为档案管理人员，从中感受到了幸福和欣慰，让我们期待学院档案事业更加美好的明天。

参考文献：

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[4]薛匡勇.档案利用服务[M].北京：解放军出版社，2004.

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