医院软件项目调研方法探讨

2018-06-13苏玉成张亚娜李想汪爱勤蒋昆

中国医疗设备 2018年6期

苏玉成，张亚娜，李想，汪爱勤，蒋昆

1.西京医院 a.数字化中心；b.门诊部；c.数字化中心，陕西西安 710032；2.解放军总医院院办，北京 100039

引言

随着中国医疗水平的不断发展，越来越多的医院选择医疗信息化来帮助医院在医疗质量、患者满意度、床位周转率以及医疗安全等多个方面进行提升。但随着信息化过程的不断深入和医院的不断发展，原有的老旧程序由于厂家、本身架构、业务需求无法满足等原因，面临着淘汰更新的命运，另外一些没有软件支持的医院业务也因为信息系统的便捷性，逐渐开始试水信息化网络化[1]。

但由于信息化建设的复杂性等原因，一方面具体业务科室往往仅仅着眼于业务需要，无法全面的认知到信息系统是一个多层次相互依靠、软硬结合的有机整体，另一方面目前大多数医院往往采用申报预算、集中采购的招标流程，而业务科室由于不了解产品之间的差异，导致劣质产品低价中标的结果产生。所以如何选择一套适合医院现有业务发展情况的、满足信息化部门长期运营的、运营风险较小的信息系统就成为了大多数医院信息化建设的重中之重。因此，本文设计一套医院软件项目调研方案，希望为医院信息化及相关部门在信息化建设路上少走弯路做出贡献[2]。

1 调研目标

一般大型医院都存在着集中采购的流程，而项目进行集中采购的前提则是：① 业务科室申报项目调研的目标；② 项目经过医院或上级部门审核；③ 公开招标（通过参数打分和金额来确认中标情况）。而公开招标往往需要3家或3家以上不同产品厂商参与竞标才能完成招标流程，而一般来说产品越好，价格越高，相对的中标几率也就越低。因此，调研的目标也就是通过调研，一方面得出三家或多家能力优秀、相差不远且符合院方和相关业务科室需求的厂家参与竞标；另一方面完成项目参数表制作，保障高品质产品中标的可能性；最终实现无论哪一家中标项目都能够完成项目既定需求，将项目风险控制在可控范围内的目标[3]。

但如何得出这几家厂商，则是我们在实现调研目标的过程中需要详细实现的具体步骤：① 目标与需求；② 厂商鉴别；③ 详细测试。

1.1 明确目标与需求

目标与需求是项目的基础，也是项目最终实现的基石，只有明确了目标和详细需求的项目才有可能成功。另外大多数医院在选择信息化系统时往往抱着少花钱多办事的心态，这本身是正确的，但如何在资金有限的前提下将好钢用在“刀刃”上就成了项目成败的关键。因此在明确“刀”的范围的基础上，进一步明确“刀刃”的范围也将为系统的选型、上线和长期运营带来意料之外的好处[4]。

1.2 寻找厂商，背景调研

由于软件和设备不同，越是重要的软件在其维保阶段不但需要长期的运行维护，而且经常面临不断的新需求开发工作；而对于厂商来说，其业务深度情况（是否能满足所有业务的需要）、医院应用情况（是否有良好的应用案例）、本地服务情况（由于医院特殊性重点系统需要7×24 h运行）和其本身的实力情况（长期合作能力）往往影响着项目最终的成败。

1.3 确认方案，软件测试

测试的目标一方面验证厂家现有程序的需求符合情况、系统架构的完整性、硬件架构的稳定性和产品整体的易用性，另一方面从侧面验证厂家的实际运营能力、相关人员配合度、项目渴望度等。最终结合厂商实际情况，为最终选择上报候选厂商做好准备。

2 调研流程

2.1 调研流程图

调研流程图，见图1。调研从业务调研、厂商调研和产品测试三方面进行。首先进行的是“业务调研”，其目的是为了明确业务痛点，了解自身业务需求并进行确认；其次进行的“厂商调研”，它是在完成“业务调研”的基础上对候选产品进行初筛。通过了解厂商信息、产品功能、产品应用效果和实地回访确认候选产品的功能、稳定性、可用性、可塑性和售后是否能满足我方需要；最后进行的“产品测试”是对入围厂商的最后一道把关，其目的是对候选产品在我方实际业务环境中的部署方式、功能满足度和实际应用效果进行评分。最终形成候选厂商名单和调研报告，并根据调研报告得出预算评估和参数表为医院招标打下坚实基础[5]。

图1 调研流程示意图

2.2 需求调研

业务调研是项目的基础，项目调研进行的是否详细和完备，这关系到调研阶段测试结果、厂商的推荐和参数表的制定，继而影响到项目招标的最终结果。另一方面，在项目实施阶段则直接关系到项目能否顺利实施和验收（一般情况下项目实施阶段只对项目需求做小幅度的调整和细化）[6]。

一般来说项目调研的开始是从项目产生的背景开始分析，一般来说大型项目上线不外乎以下两个可能：① 现有业务流程缺少信息系统支持，想通过信息系统提高工作效率和服务质量；② 现有业务系统虽然已经有业务支持，但是由于厂商、产品本身或需求无法满足的情况，导致需要进行升级或更换。因此，作为业务调研来说，项目背景主要是了解项目方向，是流程业务数据信息化，还是说因为各种需求现有业务系统无法满足而进行的系统升级或更换。如果是新系统，由于相关业务人员对信息化的概念并不深入，也不了解自身业务该如何实现信息化，因此项目的调研主要重心是放在业务流程和信息收集和信息化上；如果是升级换代，业务人员已对系统流有很深入了解，在后期测试阶段可由业务人员直接对新系统进行评测来确认系统需求的满足度，因此后期的调研重心应该放到原有系统存在问题的改进和新需求的满足上[7]。

在确认的项目目标之后，需要对整体业务基本情况进行调研，调研分为：

（1）业务调研，包括确认业务联系负责人（一般来说项目会由业务科室主任和信息科主任先行沟通，需求整体来说业务科室主任最熟悉，但是由于领导的时间不稳定性、细节的不完全明晰等原因，需要业务科室制定调研负责人，先参与收集需求，在整理后由业务科室主任确认），明确需要信息化的业务流程，涉及的部门。

（2）环境调研，包括现有业务系统情况（是否有现用的信息系统，是否代替现有系统，现有系统由哪些不足等）、设备情况（包括计算机、需要入网的一起设备等）、网络情况（交换机情况，网络容量情况）等。

（3）需求分析，包括需要项目所需硬件设备（服务器设备、网络设备、业务人员操作计算机及相关设备等），需要信息化的业务流程、需要与现有系统制作的接口、需要重点确认的需求等。

（4）文档记录，对以上调研内容进行及时记录，形成需求文档，最终交由业务科室负责人确认签字，完成整个需求调研阶段。随着项目需求调研文档的形成，标志着该项目主要业务需求已经明确，它的明确有利于对下一步对厂商调研工作的开展，也有利于调研后期厂商对项目的报价，并对项目最终顺利验收具有指导性的意义。

（5）厂商调研。随着需求调研的结束，项目的目标总算不再是云里雾里了，但如何实现这个目标确是下一步我们要着手解决的问题。对于寻找厂商解决问题来说一般分为两种情况，一是联合开发，这种情况主要是因为医院在信息化方面的特殊信息化需求或是较为先进的信息化需求，市场上还缺少成熟软件的情况；二是采购修改，这种情况主要一般应对于较为常见的信息系统如HIS、LIS、PACS等，由于业务需要或是现有系统的各类问题需要重新采购新的信息系统[8]。

第一种情况，一般来说主要选择研发实力雄厚，对于相关医疗软件有所建树的厂商。他们在医疗行业的软件开发有较强经验，也有利于软件后期实施和运维，这种厂商的寻找方式一般是在于医院现有资深合作的厂商中进行进一步沟通是否有相应意愿（这些厂商一般情况下与医院有较好的业务往来同时医院对其开发实力、业务态度、开发能力有较深入的了解），故不再此次调研范围之内[9]。

第二种情况，主要面向专业业务性较强的厂商，这类厂商常常在某一医疗业务上有较为深入的研究和技术积累，适合一般大中型医院进行系统快速上线。但是一般情况下对于成熟系统对应的厂商来说数量较多，从中区分出哪些厂商更适合我方需求则是本次项目调研需要探讨的重点[10]。

寻找厂商。厂商的资源来源一般分为以下3类：① 业务科室推荐，业务科室领导经常参加相应会议，一般情况下对于现有业务的信息化情况较为熟悉；② 网上排名，网上没有常见的某一业务的厂商排名，但有相应医院业务科室的排名（如复旦医院排行榜前50医院），通过沟通即可快速了解对方医院现有该业务系统的情况、系统运转情况、系统厂商情况；③ 兄弟医院使用情况、其他厂商推荐情况等。该阶段主要通过沟通了解不同厂商在各个医院的分布情况，一般情况下收集前5名的厂商的销售人员联系信息进行下一步工作[11]。

背景调研、产品调研和案例调研。在联系上目标厂商销售人员之后，下一步主要工作就是对目标厂商的厂商经营背景、产品内容和过往案例进行调研。在经营背景方面，主要了解厂商名称、注册信息、公司性质、注册资金、去年公司营收情况、服务能力、研发能力、在医院所在城市是否有分公司（办事处）、运维机构和产品研发机构等公司信息。在产品内容方面主要了解产品的软硬件架构信息和产品模块信息，并与需求进行逐一对照，初步确认系统对业务的满足程度和可能的修改程度。在过往案例上，主要由厂商提交其自身完成且正在运营的项目信息，一个是能纵向对比各厂商的服务能力，另一个是为下一阶段的产品回访做好准备[12]。

产品回访。对于重点项目组织业务人员和科室技术人员，对各厂家提供的医院进行业务访问。主要用于确认其业务开展情况、系统软硬件架构情况和系统实际运转情况，为后期的测试与评价打下基础。

通过以上厂商调研过程，医院业务部门可以清楚的了解到目前国内该项业务流程最新的信息化水平，另一方面，医院需要在众多候选厂商之中选定3～4家厂商进行产品测试，并最终确认上报的厂商和项目参数表[13]。

2.3 产品测试

对于产品测试的主要目标，一是验证现有厂商产品哪个更符合现有医院实际业务需求，二是对比不同厂商之间的产品优劣程度，三是确认厂商对项目的重视程度，四是通过测试得出最终上报的厂商，五是综合测试结果和业务科室的实际意愿制定参数表，为该项目的立项和招标做好准备[6]。整个测试过程可以分成以下3个部分[14]：

（1）方案收集与评估：首先是向各个参与测试的厂商进行方案收集，针对方案中的硬件架构、软件架构和实际应用所需的硬件是否具有医疗业务所需的安全性、稳定性和可靠性进行技术论证；特别是针对新架构任意一点的软件和硬件故障，系统整体需要仍然对外提供完整可靠的服务；同时系统需要有完善的系统报警机制，告知管理人员进行及时的故障排除。

（2）环境搭建与产品测试：在方案论证的同时，就可以安排甲方在信息化部门进行业务环境搭建，之后有业务部门各业务主管对产品进行实际测试。测试的目的有两个：一是实际确认产品的对医院现有业务的覆盖面；二是各厂家之间产品的易用性评估；三是寻找各厂商间的明显差异点，为后期项目参数表制定做好准备。

（3）结果汇总：对方案评估结果、产品测试结果、厂商情况和厂商配合度结果（厂家对医院需要的响应情况和测试配合情况）等资料进行收集、整理和分数换算，一般情况下分数比例建议为3:5:1:1。最后再与业务科室进行确认后，对内发布最终测试结果，为后期招标厂商选择和参数表制作打下基础。

2.4 调研报告与候选名单

收集业务调研、厂商调研和产品测试的各项过程性文档和结果性报告，形成最终的《项目调研报告》。根据调研报告，由信息化部门和业务部门一起商讨出项目的候选厂商名单（一般为3家）。

2.5 预算与参数表

依据《项目调研报告》（其他医院的采购价格，我方的业务需求，厂家测试排名等），科室就能基于各候选厂商的报价制定出一个合理的项目预算和《项目参数表》，确保项目招标结果的可控性和可用性，最大程度的减少项目风险[15]。

3 总结

上述调研方案需要医院方包括信息部门的深度介入，如果所有信息系统均采用以上方案，虽然能使得系统质量得到保障，但因此会产生较大的时间成本和人力投入成本。所以建议对于单独承载医院某项重要业务（如EMR、LIS、PACS、UIS、PIS等）或该业务与HIS有较深入信息交互（CDR、数据总线平台）的信息系统采用以上调研方案，其他业务系统可对调研过程进行部分删减达到自身所需的目标。

对于医院来说，一个大型的业务软件往往支撑着医院一块重要业务的对外服务，而医院业务一般都是7×24 h运行，因此如何选择一款适合的系统软件，它的安全性、稳定性和可靠性是否符合要求，就成了医院采购业务系统的重要前提。另外为防止现有医院招标模式低价中标的可能，通过招标参数详细说明业务科室的实际需要，从而对厂家进行参数规约也成了业务部门和信息化部门对抗低价中标的唯一手段。

因此，为了医院业务稳定健康发展，保障医院的医疗质量、患者满意度以及医疗安全水平不断提高，项目前期调研已经成为医院大型信息系统采购之前的必经之路。而所有的调研都是为了规避项目过程中的各类风险，只有在调研充分的基础上，项目后期的招标才不被动，项目也才能顺利的实施和验收[16]。

[1] 蒋娟,王以群,姜瑜.医院信息系统的建设与应用研究[J].信息与电脑(理论版),2010,(2):57-58.

[2] 张群,刘红梅,邱洁,等.调研活动的系统研究[J].科技创新导报,2013,(28):164.

[3] 王显科,肖兵,周乐明,等.重庆市市级医院信息化建设现状与分析[J].现代医药卫生,2016,32(15):2277-2280.

[4] 王成,许涛,孙磊,等.加强公立医院成本核算的几点思考——基于北京市的调研[J].卫生经济研究,2016,(1):14-19.

[5] 汪伟.成功的信息化项目始于成功的需求调研[J].智能制造,2010,(6):21.

[6] 周彬,巩玉秀,张宇,等.医院消毒供应中心信息化管理[J].中国医院,2014,(11):5-6.

[7] 朱妍昕.医务人员信息需求调研分析[J].医学信息学杂志,2015,36(3):62-66.

[8] 邸金平,马敬东,张会会,等.信息技术对医患沟通的影响——基于文献的分析[J].中国卫生事业管理,2014,31(11):811-814.

[9] 胡名坚.医院信息系统安全风险管理对策研究[J].信息系统工程,2016,(3):55.

[10] 王宏宇,刘春秀.医院信息系统项目风险管理研究[J].中国医药导报,2017,14(28).

[11] 王文燕,黄远春.需求调研对企业信息化建设的作用[J].汽车科技,2010,(4):71-73.