档案管理过程中的主要问题以及应对措施

嘎日迪

【摘要】随着我国的综合国力在不断的加强，档案管理工作在社会的各个行业当中都有着重要的作用，通过对档案的整理、分类、保存以及管理，可以建立一个单位内部的信息资料系统，在具体的工作过程中，方便资料信息的使用和提取，对于单位各部门工作都有配合和促进的作用。档案管理工作应该根据不同实际状况，配合是社会进步的要求，不断完善。因此，本文探讨在档案管理过程中存在的各种问题，并针对此提出建议性的应对措施。

【关键词】档案管理；问题；应对措施

在每个部门的发展过程中，往往会产生很多重要的信息资料，而这些信息资料的保存便会在使用过程中有序地归置到档案中，产生一定的记录作用，对于部门的各种活动、重大事项、典型事迹等都进行记载和保留。档案的最大作用就是能够在部门的发展道路上提供历史性的铺垫。比如在提高经济水平方面，财务部门能够提取档案中历年的经营隋况，对各项数据作出对比，在之前旧模式的基础上改善和创新，从而使部门得到长足发展。

一、档案管理过程中存在的主要问题

（一）缺乏对档案管理工作的重视

目前，虽然很多的企业都陆续开展了对档案的管理工作。但是，在实践的工作过程中，尚且有很多的企业对档案管理工作缺乏重视，或者虽然制定了档案管理工作的制度，但是执行力度不够等。这些现象归根结底还是由于很多企业的管理人员或者工作人员并没有认识到档案管理工作的重要性，甚至对档案管理工作的开展存在着一定的误区。档案管理工作不是简单的对一些资料进行保存，它的有效开展可以给企业带来经济利益。很多单位在工作过程中对档案的要求就是不要随意乱借，不要弄丢，要能够应付上级的检查。这些都源于企业缺乏对档案管理工作的重视。

（二）档案管理内部与外部环境不达标，质量低下

得不到重视的档案管理工作，只有素质低下的管理人员和简陋的硬件设施。档案管理工作其实是一项非常专业的资料管理工作，它需要專业人员进行有序的整理和把关，提高档案的利用率。但是很多部门的档案管理人员自身素质低下，对档案管理的基础流程不清不楚，也没有具备完整的计算机操作技术，所以档案管理工作总是会表现得更加繁杂和冗长，不利于档案管理工作效率的提高。另外，很多部门为档案建立的储存室设施简陋，办公环境差，甚至没有专门放置档案的文件夹和书橱，这也在很大程度上阻碍了档案管理工作效率的提高。

（三）对档案重要性认识程度不够

档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用，但目前，阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一，即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作，没有档案管理企业也能照常运转。由于此种意识和观念长期存在，造成了工作人员在进行档案管理工作时，工作不积极态度不认真，进而导致了档案管理工作效率低下，档案管理过程中文件丢失的情况也时有发生。

二、解决档案管理工作中问题的对策措施

（一）加强对档案管理工作的重视

如上文研究指出，档案管理工作的开展对于企业的健康发展大有裨益。在日常的经营过程中，企业要加强对档案管理工作的重视以及关注，要在企业的经营过程中培训全体工作人员档案管理的意识，企业的管理人员更要在企业的机构设置与日常管理过程中对档案管理给予充分的重视，设置足够多的专业管理人才，从思想上引起重视，从实际行动中加强管理，确保企业档案管理工作的有效开展。

（二）在保证档案管理工作具有良好管理环境的同时，部门还需要强调档案管理工作的保密性

档案是部门内部工作的历年资料和一些机密材料，属于部门内部机密性文件，档案对于部门在同行竞争中是非常重要的存在意义。所以在这个基础上，就需要部门的档案管理人员注意档案管理的保密性，意识到部门档案泄漏的危险性。部门需要时刻培养部门内部人员对于部门档案的保密意识，在日常工作中工作人员要提高警惕性，不随便在部门外部复印部门档案，不随便与部门外部人员讨论档案内容，不随便将档案搁置在办公区域以外的地方，妥善保存档案，让每一个工作人员都具有一定的危机意识，加强对档案的保护和保密措施。在此基础上，部门还需要制定相应的机密泄露惩罚措施，在警示全体员工的同时，对机密泄露带来的一系列损失有一定程度上的弥补。

（三）加大经费投入，促进档案管理方式的创新

经费投入是保证档案管理工作健康发展的关键，档案库有着丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到库藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实库藏内容，提高库藏质量的基础上，有目的地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化，使其系统化、规范化，及时准确地为用户提供服务。

三、结语

档案的管理保存即为单位发展过程中具体的发展过程表现、结果的具体记录，其中人员、技术、财务、业务等多种资料都得到了归纳管理。这些档案的充分利用，可以为下一步的计划制定、预应问题的应对提供有效的参考；推动工作的持续进行对于工作目标的明确、工作效率的提高都具有推动作用，通过各种细节的完善，使企业整体得到发展。