提高办公室档案管理工作效率的路径

郁波

【摘要】近几年，随着经济的发展，我国办公室工作越来越完善。并且随着信息化技术的发展，已经融入了人们生活、工作的方方面面，我国已经全面进入了信息化时代，信息化时代对办公室档案管理工作也提出了更高的要求。企业的办公室档案管理面临着一定的挑战，如何做好档案管理工作创新是人们非常关注的课题。

【关键词】档案管理；效率；措施

一、办公室档案管理存在的问题

（一）档案管理方式落后

随着的社会的不断发展，很多单位的档案管理工作走上了信息化管理道路。但是有些单位在档案管理上还停留在传统的管理模式中，尤其在单位领导重视程度不够的情况下。没有专职档案管理员，有些兼职的档案管理员专业能力有限，再加上不能及时接受规范化档案管理培训，档案管理的方式方法都不能满足科学化管理水平要求，从而导致不能够很好地适应新时代对档案管理工作的需要。

（二）档案收集与归档工作观念差

工作观念影响着档案管理人员的具体行为，在当前的办公室档案收集与归档工作中，档案管理人员的工作观念较差，将工作简化为档案收置，不能高效的进行工作。档案收集与归档工作观念差主要由两个原因造成：第一个原因是办公室领导对档案收集与归档工作的重视不足，也就是说领导没有重视档案的作用，这在一定程度上影响了档案管理人员的工作，降低了档案收集与归档的效率。第二个原因是档案管理人员对档案收集与归档工作的重视不足，也就是说档案管理人员的工作态度过于解怠，不能主动的进行档案收集与归档工作，影响了办公室的工作进度，加大了办公室全体工作人员的工作压力。

（三）办公室档案管理工作人员具备的信息技术能力不足

信息化时代要想充分利用信息技术和信息手段来创新办公室档案的管理工作，就要求办公室档案管理具备高素质的信息人才，充分利用信息化手段来促进档案管理的发展。但是从实际的情况来看，很多企业对办公室的档案管理工作不够重视，认为现有的办公室档案管理已经具有完善的体系，所以不需要引入专业的人才来进行管理创新，这种不正确的思想严重影响了档案管理的信息化发展，缺乏专业人才，档案管理工作人员的信息化技术能力普遍偏低，严重影响了档案管理的效率。

二、提高办公室档案管理工作效率的方法

（一）树立正确的档案收集与归档工作观念

办公室领导和档案管理人员要树立正确的档案收集与归档工作观念，以此来保证档案收集与归档工作的顺利进行。办公室领导要重视档案的作用，了解档案的价值，引导档案管理人员进行档案收集与归档工作，帮助档案管理人员树立正确的工作理念，并且要建立监督机制，监督档案管理人员的工作过程，提升档案管理人员的工作效率。除此之外，办公室领导还要做好宣传工作，让办公室全体人员了解档案的重要性，并让其他人员协助档案管理人员工作，减轻档案管理人员的工作压力。档案管理人员要端正工作态度，重视档案收集与归档工作，主动收集、归档档案，加快办公室的工作进度，减轻办公室全体工作人员的工作压力。

（二）加强办公室电子档案管理

信息化时代办公室档案管理要改变传统的服务方式，要转变以往以纸质档案为主的服务方式，加强电子档案管理。因此，可以建立档案管网站，及时收集相关的档案信息和数据，实现档案管理的网络化和电子化。创建电子档案数据中心，对所有部门的电子档案进行统一管理，实现信息的共享，通过网站就能够快速、高效地查询相关的信息。和纸质档案相比，电子档案的保存更为长久，不会像纸质档案一样因纸质损坏而丢失信息。此外，电子信息在信息采集、整理和归档等方面的工作也更加便捷，能够真正实现档案管理的高效率，减轻管理人员的工作量。此外，可以在线采集各种数据信息和资料，并开展在线服务，这样就能够让档案的作用得到充分发挥，让档案管理发挥真正的用途，提高档案资源的利用率，实现其应有的价值。

（三）树立正确的创新服务观念

事业单位的稳定健康发展，离不开办公室档案日常管理工作的效率和质量，想要实现事业单位的良好发展，就必然要提升和树立正确的档案管理创新服务观念。新形势背景下，现代化科学管理的方式应运而生，因此提升档案管理的方式就必然要具有和加强创新服务意识，与时代相接轨，与时俱进创新管理档案理念，提升档案管理者的工作效率，以适应现代化进步发展的需求。

（四）对事业单位档案管理制度进行完善

事业单位要想提高档案管理工作的质量和效率，就要建立健全并且不断地对档案管理体系进行完善，根据办公室档案管理的实际情况，制定適用于办公室档案管理工作发展的方法和模式，以促使加强档案管理的制度规范性和科学性管理方式。明晰档案管理的工作进程，提升档案管理职能人员的专业素养，避免出现违规的操作流程造成不必要的麻烦，以确保职能人员能够有效和顺利地进行档案管理工作。

（五）开展管理技能培训，加强管理职能人员的专业素养

档案管理职能人员是档案管理工作过程中的关键性存在，对档案管理起到至关重要的作用。要想提高管理效果，就要培训管理人员的管理技能和知识意识，同时也要培养和增强职能人员的专业素养，加深职能人员的管理技能和经验，从而促使管理职能人员能够积极有效地开展管理工作。

三、结语

日常办公室档案管理工作，是事业单位健康稳定发展的关键性助力，因此，事业单位应不断加强和创新办公室日常档案管理工作，并且不断建立健全和完善办公室档案的管理工作体系，提升管理职能人员的专业素养，从而推动创新档案管理的方法，有效展开档案管理工作。