浅谈人事档案材料的收集与整理

朱晓彬

摘 要：人事档案在现有城市企业人才利用和数据统筹方面有实际参考作用，在相应档案材料收集与整理的过程中，应当具备准确、及时、效率、规范等多方面要求，这样才能够确保相应企业在人事档案价值方面的稳定性，并有效巩固现有市场经济中的地位，为后续工作的有效开展埋下良好且扎实的基础。本文依据现有人事档案材料的收集与整理情况进行分析，通过相应问题深入探讨有效的解决措施，期望为整体人事档案管理方面，提供良好的延伸凭证。

关键词：人事档案；材料收集；数据整理

档案的收集与管理工作是履行档案管理部门最基础的职能条件，针对相应数据展开有效的统筹，确保工作环境和人事信息完善更是现有企业经济的基础保障，为后续职能与综合素质贯彻培养提供了良好的参照条件同时，更确保了后续信息化发展的有效渗透。故而，有效開展人事档案材料工作的深入，对现有企业经济发展而言有实际意义。

1 人事档案材料收集现状

人事档案材料是现有企业在履行自身工作职能与需求方面统筹的有效审查依据，针对其中数据的有效获取在现有工作环境中能够确保相应人事技术与职能得到有效的贯彻，更能够依据相应特性与优势开展具备完善化工作环境的前提，为整体企业或管理部门提供良好且完善的数据参照基础。故而，有效确保人事档案管理水平的提升，在现有经济飞速发展的市场环境中，具备人才推进和技术统筹的重要性，更赋予了相应工作在多方面经验和数据管理的要求。也正是因为如此，相关人事档案管理方面的问题也愈发明显。

1.1 档案管理意识淡薄

档案管理应当具备一定专业性，并依据相对完善的体系构筑档案存储与管理等多方面统筹的条件，只有这样才能够确保相应档案功能有效贯彻。但在现有实际环境中，由于上层管理部门针对档案管理意识淡薄，导致相应档案管理工作仍旧由人事部门进行保管，并将相应档案材料的收集、管理、鉴别、归档工作统一交付。这样一方面增加了人事管理部门在工作方面负担，为整体工作管理带来一定隐患，更在此基础上由于人事管理人员难以具备相关档案管理知识，导致实际档案管理工作难以进行有效的深入统筹，为后续工作的开展带来一定困难；其次，在相关档案管理工作的培训、考试、奖励方面，现有的企业管理者缺乏相应的重视，导致档案管理员工难以真正具备良好的档案管理素质，并促使后续工作在实际环境中难以履行自身的职能，甚至出现表面工作的情况出现，为整体企业在人事统筹方面功能的贯彻带来了难以预估的损失隐患。

1.2 材料获取工作难渗透

上层管理者档案管理意识淡薄，势必会引起下层员工在档案工作方面的疏忽，这进一步导致了档案管理采集工作的困难，为整体环境的有效延伸与发展埋下了难以统筹的隐患。久而久之，在实际企业需求档案支援时，则会导致大量具备价值的信息数据被忽视，为后续整体工作的有效贯彻埋下隐患，并在此基础上导致企业的市场经济人才储备利用难以贯渗透到实处。

1.3 档案管理缺乏标准

完善且严谨档案管理标准，是确保相应档案管理工作有效贯彻的前提，更是巩固相应档案管理人员自身素质的核心保障。现有档案管理工作中，针对档案管理方面的规范标准，有许多企业仍旧没能针对档案管理标准起到足够重视，这导致了档案管理方面数据难以有效贯彻、交流、存储的情况，更在实际功能贯彻中，影响了相应职工自身的经济财产利益，为整体档案管理系统留下不严谨、不细致、不效率的负面影响，为后续工作的有效开展埋下严重阻碍。

2 加强人事档案收集整理工作的对策

2.1 加大宣传力度，增强职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。

2.2 加强档案材料收集力度，保证档案的完整性

收集人事档案材料是人事档案工作的基础。为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人；同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。

2.3 加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案整理水平

材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，按照相关规定进行分类、排序，使用软件进行信息录入并打印档案目录；最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。

单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。档案管理人员尽量保持稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。

3 结束语

人事档案管理在现有城市经济建设环境中具备深入探讨的意义，其中更针对相应人事技能和特点有所全面的概述，一方面不但完善了工作职能的有效贯彻，为数据统筹与调用提供了良好的数据前提，更在此基础上为企业自身人才储备提供了良好且多面化的参照参照前提，为后续经济可持续化发展提供了良好且扎实的基础，也为职工自身对档案数据管理意义提供了良好的搭建平台，为整体经济工作埋下了扎实且稳定的基础。

参考文献

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