浅谈档案员如何规范不动产档案工作

李晓晨

摘 要：随着我国社会主义建设进入新时代，房地产事业也得到了迅猛发展，对于不动产登记的管理工作也越来越规范化。国家在2013年开始对不动产登记工作进行严格规范，又伴随着《物权法》的颁布和推行，不动产档案管理工作的地位越来越重要。文章中将针对不动产档案工作的特点及内涵，深度剖析不动产档案工作的管理现状，解析不动产档案管理工作的重要意义，从档案员的角度寻找规范不动产档案工作的措施，以促进我国不动产档案工作的发展，为规范我国不动产市场提供档案支持，促进我国房地产事业向着高端化方向发展。

关键词：档案员；档案管理；不动产档案；规范

引言

随着我国经济和社会的发展，我国已经进入信息化社会，通过有效手段，促进档案员对不动产档案的规范管理，有利于我国不动产档案的规范整合，能有效提高我国不动产档案管理工作的效率，对于进一步完善档案工作也具有重要的现实意义。

一、不动产档案的内涵及特点

不动产档案是指不动产登记部门根据《物权法》的有关规定，在不动产权属登记有关物权变动的历史记录，主要是以不动产权登记簿为主要载体，不动产权变动包括其物权的调查、转移、变更、注销、查封等环节。其中不动产档案的形式可以是文字、数据、图表、音像等，可以以光盘、纸张等为主要载体形式。不动产档案在国土资源保护、法院诉讼以及住房保障过程中具有重要的现实意义。

不动产档案不仅包括房地产档案，还包括土地、林业以及农业等不动产权的档案信息，涉及面广，其主要特点如下：

（一）不动产档案数量和种类繁多

在不动产档案管理工作中，其分类可以分为房地产、土地、林业、农业、矿产等多个门类，在主要分类下，又可以分为城市和农村。不动产档案的登记形式又包括了文字、数据以及图表音像等形式。通过对不同形式不同来源的不动产进行登记，建立不动产档案，其数量之多甚至一个县市的卷宗就可以达到几百万卷。

（二）不动产档案具有时间跨度大，周期长的特点

在不动产档案管理过程中，部分土地和房地产的物权变更具有跨度大的特点，部分物权变动的时间跨度甚至达到三四年之久，具有跨度大、周期長的特点

（三）不动产档案具有动态性和继承性的特点

不动产档案管理工作中，最主要的工作包括房地产的变更，其中主要是房地产的继承和买卖引起的物权变动，还有房地产拆迁和扩建工作，都导致了不动产档案具有动态性和继承性的特点。

（四）不动产档案具有专业性和真实性特点，可以作为法律依据

不动产档案因其档案形式和数据来源的真实性和准确性，其要求档案登记与实际情况相符，所以可以作为物权变动的依据，具有法律效力，可以作为法律依据。

二、不动产档案工作的现状

由于不动产档案的管理涉及到国土部门、住建部门、农业部门等，管理系统缺乏统一性，在档案管理过程中也出现了一些问题，其中主要有以下几点：

（一）不动产档案材料缺乏完整性，其数据的真实性和准确性较低

由于不动产档案具有时间跨度大以及周期长的特点，许多历史信息的记录中存在着房屋面积或用途的错误登记以及房屋主人身份信息和门牌信息缺失等问题的存在，导致不动产档案材料不完整，这大大降低了不动产档案数据的真实性和准确性，影响了政府的公信力和办事效率，不利于我国规范化的不动产管理工作的进行。

（二）不动产档案数据不完善，数据库整合能力较差

由于缺乏相关的技术支持，导致不动产档案数据库整合能力较差，不动产档案分散于不同的部门，在数据对接过程中会出现数据不完善的问题，对于房地产的状态记录混乱，最终导致档案的真实性降低，不利于政府档案工作的管理。

（三）不动产档案资源共享程度较低，信息化水平较低

在部分区域，由于受当地经济水平和科技发展水平以及档案员知识文化水平的限制，依然采用纸质的档案管理形式，没有实现信息化。这一现象将严重影响了不动产档案管理网络的建设和发展，影响了不动产档案共享模式的进步和发展，不利于我国不动产档案管理效率的提升。

（四）不动产档案存放部门较多，不利于便民服务工作的开展

前文提到，不动产档案管理涉及农业、林业等多个部门，因此不动产档案存放于不同的部门，没有对其整合统一管理，这给群众查阅相关档案造成了很大的麻烦，不利于政府便民服务工作的开展。

三、规范不动产档案工作的措施

针对上述不动产档案管理过程中存在的问题，档案管理员应该从以下几点对不动产档案的管理工作进行规范：

首先，应对不动产档案进行集约管理，促进不动产档案的标准化。在我国推行不动产登记统一化之前，不动产档案分散在多个部门，不同部门的管理模式、文本规范也都各有差异。在实行不动产登记统一管理后，档案员可以制定统一规范的文本模式，建立统一的档案归档标准，以提高不动产档案集约化管理的效率，为政府工作人员及群众查阅相关档案提供便利。

第二，随着我国信息化社会的发展，不动产档案的管理应该建立统一的数字化平台，建立数据库。改变以往使用纸张作为档案主要载体的档案管理方式改用互联网技术，如二维码、物联网等信息技术，对不动产档案进行分类管理，增加不动产档案管理的便利性。

第三，建立不动产档案管理的权利人制度，明确档案员的责任，提高档案员对不动产档案管理的效率和质量，减少错误档案的产生，避免不必要问题的发生，提高政府的公信力。

第四，提高资源共享程度。通过统一的数据库和管理模式，不断提高档案员的科学文化素质，提高其利用现代信息技术办公的能力。通过互联网技术实现资源的共享，整合全国各地的不动产档案，对其进行分类处理，可以有效避免多地购房避税现象的发生，为相关案件提供法律依据。

第五，对不动产档案管理工作进行集约化管理，统筹人力、物力以及时间等因素，最大程度地节约成本，实现高效化管理。通过集约化的管理模式，可以对存储空间进行科学合理的规划，减少不必要的资源浪费，有利于提高我国不动产档案管理的效率。

第六，在规范不动产档案管理过程中，档案员应制定计划，分步进行，不可能一蹴而就。在规范其管理时，应建立合理的分工机制，尤其是不动产档案的登记和管理流程，应对其进行严格规范，避免因登记错误导致后期数据错误，增加不必要的工作量，降低不动产档案的工作效率。

第七，提高档案员自身素质。档案员的素质事关不动产档案管理工作的规范性和信息化水平。档案管理工作不应是个闲职，应通过相关培训或直接聘请专业的档案专业毕业人员进行档案管理工作，以促进其集约化和信息化管理模式的发展。

结语

随着我国经济的发展以及法治化国家的进步，我国科技也得到了突飞猛进的发展。在国家发展过程中，不动产档案对于房地产以及人民的财产安全都具有重要的现实意义。文中指出了当前不动产档案管理存在的问题，从档案员的角度对不动产档案管理混乱、效率低下以及信息化水平低等问题寻找解决措施，提出提高档案员个人素质，建立统一的数据库等措施，提高不动产档案数据的真实性和数据的共享，对于我国不动产档案规范化管理具有重要意义。

参考文献：

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[4]杨建平.不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策[M].企业管理.科技资讯2017.12