强化房地产档案管理为社区居民服务

张素霞

摘 要：随着社会的进步与发展，档案的服务社会发展的功能、参考作用以及凭证作用越发显得重要与突出。就建筑与房地产开发行业来看，其档案的操作方法与管理的内容、项目以及程序等逐步迈入科学化、规范化以及精细化的管理轨道，这是房地产档案管理的必然要求。本文结合相关房地产管理部门工作人员多年来实际的工作经验与目前档案管理的现状，分析如今在房地产档案管理中必须重视的几个步骤，从而完善与改进房地产档案管理工作，全面发挥房地产档案的社会服务功能，满足社区居民对房地产档案资料的日益需求。

关键词：房地产档案；管理；强化措施

1引言

房地产档案一般多指房地产行政管理部门在房屋批租用地、房屋建设用地、房屋拆迁、房地产交易买卖以及房地产发证登记等活动中，经过鉴定、整理与收集，能够通过特定的方式呈现出房屋土地使用状况、房屋自然状况以及房屋产权人状况。档案内容包括磁介质软盘、录音带、照片、图表、图纸、计算材料以及文字材料等各种媒体形式的文件材料。本文著重探讨强化房地产档案管理的有效措施，从而为社区居民提供良好服务。

2、强化房地产档案管理的有效措施

2.1全面收集档案资料

强化房地产档案管理工作首先必须全面收集档案资料，一定要确保向社区居民提供的房地产档案信息的准确性、真实性以及完整性。从当下房地产档案管理的现状看，其主要是突出了承包该建设项目的开发公司以及建设完工后工程的建筑层次与规模、坐落的方位、实际的占地面积。这些都是房地产档案管理重要的、不可或缺的工作内容。然而从社区群众对房地产开发的供需关系及质量要求与社会发展两方面来看，在房地产档案资料的采集与搜集方面还需继续完善与补充。逐步将房地产档案信息趋于具体化、全面化以及精细化。在搜集房地产档案资料的过程中，一定要结合建筑整体设计与建设图纸的确立到施工完成后建筑使用与销售状况全过程，从而建立完整、全面、详细的档案资料，便于社区居民的查阅。具体来看，资料的搜集必须从整体的规划的设计人与设计图纸的确立开始；接着从原土地面积、原房屋面积、原住户的户主、被拆迁的原单位及被征用建设土地的面积等方面入手，进而搜集实际施工的建筑承包人与建筑开发商的资料，确保建筑工程队的监理人、负责人，甚至每个加入实际施工的人员以及工程施工完成后的验收人员与单位等详细资料都记录在案；最后记录房地产使用与销售的实际状况。采集的影响资料必须确保真实可靠，除此之外建筑的不同侧面与各个角度也应当采集相应的影响资料。通过这种方式建立的房地产档案资料，不仅可以为社区居民提供可靠的档案信息，而且能够严格把控施工的质量，杜绝“豆腐渣”工程，为消费者维权提供有力保障。

2.2妥善管理影像以及纸质档案资料

强化房地产档案管理工作其次要做的就是妥善管理影像以及纸质档案资料，必须确保其安全性。随着科学技术的不断发展，房地产电子档案逐步取代纸质与影像档案，只要有电脑就能方便快捷查阅档案信息，显著增强了档案的便捷服务功能与管理功能，应当得到相关企业的足够重视与大力推广。为了确保万无一失，在实施档案电子信息管理的同时，还必须完善原始纸质与影像档案资料的管理工作。当下，部分房地产档案管理部门偏向于使用电子产品管理房地产档案，忽视了原始影像资料与纸质资料的保存。甚至有的部门随意摆放影像资料与纸质资料，日积月累，导致这些资料出现不同程度的破损，这类现象必须杜绝。影像资料与纸质资料作为电子档案信息的可靠依据以及社区居民初始的参考依据，必须得到房地产档案管理部门的高度重视，必须像电子档案信息一样得到妥善的保存与管理。在日常管理工作中，一定要做到不同档案专人专库保管，同时定期检查和更新档案的信息与质量，确保其可靠性与时效性。同时，在房地产档案信息管理的过程中，还应当采取适当的保护措施，避免鼠嗑虫咬以及潮湿阴暗的环境腐蚀档案资料，确保房地产档案资料的新鲜性与完整性。

2.3完善档案管理人员队伍的建设工作

强化房地产档案管理工作接着要做的就是完善档案管理人员队伍的建设。良好的档案管理都离不开档案管理工作人员的无私奉献，特别是对于房地产档案这样对我国社会发展具有重要价值、利用频繁的档案种类开始，尤其需要高素质的档案管理人员实施高水平的管理方法。详细来看，一名优秀的房地产档案管理工作人员，不仅需要掌握大量房地产相关的专业知识，而且还需要具备充足的档案管理相关专业知识，二者缺一不可，这样才可以发现最佳的房地产档案的管理措施。不仅如此，还必须具备优秀的法律观念以及良好的政治素养，依法对档案进行正确的管理，严格遵守法律法规。档案管理工作人员还需具备高尚的职业素养，熟练掌握计算机技术，爱岗敬业，能够适应当前档案管理的发展趋势，乐于投身于房地产档案事业的管理中。此外，优秀团队的建设，离不开一定的竞争与鼓励机制。因此，相关部门应当适当提高房地产档案管理人员的薪资待遇，收纳综合性、高素质人才加入房地产档案管理的队伍中；同时加强行业内的交流与新员工的培训工作，提高房地产档案管理人员整体的业务水平。

2.4增强房地产档案信息的抗风险能力

强化房地产档案管理工作最后要做的就是增强房地产档案信息的抗风险能力。作为一种和社区居民生活息息相关、利用频繁的专项档案，其重要性决定了房地产管理体系必须具备较高的抗风险能力与安全性，相关部门应适当引入风险评估、风险教育与风险管理。房地产档案信息的安全性涵盖广，例如房地产档案知识产权的合法性、计算机管理系统的稳定性、档案信息的安全保密性以及载体的安全可读性等，这些都是管理房地产档案必须要考虑之中的。目前我国正大力推广房地产档案信息全国联网，其面临的最大障碍便是档案信息安全风险。因此维护房地产档案信息的安全是重中之重。首先对其中可能存在的安全隐患进行评估，制定相应的应对措施与管理规范，做好风险防范工作。在日常管理过程中，也必须开展相关活动来强化档案管理人员的风险意识，以免出现人为操作不当导致档案信息破损的状况。

3结束语

房地产档案信息不仅是民生档案与民生工作的重要组成部分，而且对我国当下房地产管理工作有着巨大的参考价值。做好房地产档案的管理工作具有十分重要的实际意义，但是由于房地产档案时间经验的局限性以及档案本身的特殊性，我国房地产档案管理工作还存在些许不足之处，值得得到相关部门的高度重视，以免出现“房姐”、“房叔”等社会问题。强化房地产档案管理能够为社区居民提供可靠房产信息源，改善民生，因此，相关部门应时刻保持关注，掌握正确的发展方向。

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