事业单位档案管理中存在的问题及对策浅谈

郭任

摘 要：当今社会是一个信息化的社会，企事业单位中最重要的工作之一就包括对档案的管理。档案管理这份工作并不容易，涉及面广而且繁琐复杂，当档案管理过程中出现了问题怎么解决呢？想要解决问题一定要具有良好的技术性及专业性，还需要有耐心和毅力。以下对企事业单位档案管理中有哪些问题，遇到这些问题应该如何解决作出简要的概述。

关键词：档案管理；事业单位；问题；对策

引言：事业单位作为国家机构的一个分支机构，其发展水平的高低直接影响着当地社会文化、教育、科学、卫生等各方面社会福利发展水平。而档案作为事业单位的主要资料信息载体，做好档案管理工作对于事业单位的发展是有着极大的促进意义的。

1事业单位档案管理中存在的问题

1.1档案管理人员缺少专业知识

目前在我国事业单位里，一大部分档案管理人员都缺少相关的专业知识，甚至有的事業单位竟然聘用与此类毫不相干的人员工作，可想而知，这样对我国事业单位档案管理有多大的影响。

1.2缺少工作态度

事业单位每一位工作人员的工作态度，决定了该单位的发展前景，事业单位的许多档案管理人员工作中玩忽职守，对做事情都抱着应付的心理，不准确的对档案进行更新，档案室的卫生也不达标，没有发现问题的耐心，这些人的表现会给事业单位造成不可想象的影响。

1.3没有给予档案管理足够的重视

对档案管理工作没有给予足够的重视是事业单位普遍存在的问题，很多事业单位领导没有深刻意识到档案具备的宝贵的文化价值，认为档案管理工作只是一种抄抄写写，保管东西性质的工作，不能为单位带来实质性的效益，因此不应把过多的精力投放在这方面，在这种理念影响之下，很多事业单位都没有将档案工作纳入日常工作议程，对档案管理的水平要求也很低，只要不出现泄密、丢失的事故，能够应付外调、查档就可以了，不仅如此，对档案管理设施的购进力度也不足，先进软硬件设施的匮乏不仅抑制了档案管理的效率，也很难吸引优秀人才从事相关工作。

1.4档案管理信息化程度不够

随着人类进入信息化时代，信息技术开始应用到各行各业的工作领域之中，档案管理工作当然也不例外，信息技术的引进给档案管理带来了诸多益处，不仅使得档案信息的提取、加工等更加方便和快捷，提高了工作的质量和效率，而且还在很大程度上提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本等，虽然利用信息技术辅助档案管理工作有如此多的好处，但是很多事业单位似乎并没有认识到这一点，或是是意识到了却不敢进行尝试，使得档案管理仍然停留在老旧的模式，无疑影响了档案管理工作的进步和效率。

1.5档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

1.6档案管理设备落后

档案信息管理系统在当前普遍的应用，计算机处理信息的水平也在不断的提高，电子文档的广泛应用取代了传统的文书档案管理模式，办公自动化设备也显示出了强大的优势，但是大部分的事业单位档案管理的设备比较陈旧落后，信息检索、信息加密、归档、调档等需求难以得到满足，增大了工作人员的工作量，降低了档案管理的工作效率，工作人员对工作的积极性受到了影响。更不利于档案的开发、收集、利用。

2事业单位档案管理的对策

2.1加强档案管理人员的培训和管理

提供事业单位管理人员的素质，明确管理人员的工作职责，建立完善的档案管理机制。增加各种类型的培训，科学合理的制定培训内容，使档案管理人员从理论到实践都有一个很大的提升，并且不仅仅是学到理论，还能把学到的理论灵活的应用到实际工作当中去。通过工作中长期的实践，促进工作快速顺利的完成。不同岗位对人员的要求是不同的，做好分工使档案管理人员明确自己的工作任务。对档案管理人员进行职业道德、专业知识、计算机技能三方面管理培训，当前我国事业单位办公的大环境是办公自动化，这就要求档案管理人员必须掌握计算机设备的应用，灵活运用办公自动化系统。多角度、多层次的提高档案管理人员的业务素质和管理能力。

2.2人员工作交接问题做相应规定

事业单位应该在人员离职的时候，做好交接的工作，最好留下固定的电话，以防以后发生问题可以及时解决。因此要对事业单位交接工作作出明确规定。

2.3加强对档案管理重要性的认识

档案管理工作并不仅仅是档案管理人员的工作职责，而应该是单位所有工作人员都要注意和重视的工作内容，尤其是单位领导更应该注意到这一点，加强对档案管理人员的配备与管理，建立一定的档案管理制度体系，实行奖惩制度，以提高档案管理人员的工作积极性。

2.4加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展

制度是任何单位正常运转的保障之一，没有规矩不成方圆；同样的，要保证档案管理的有序进行也必须进行一些制度化的管理控制。

首先，对在职人员的档案管理应该认真整理，按照单位的要求根据不同的类别分类整理，方便以后查找，对于一些新进人员的档案应该及时记录，对于一些将要退休人员的档案应该按照程序整理归类。

其次，对于一些转调人员的档案，应该制定严格的提取档案，转走档案的转接制度，保证档案在转接过程中没有中间漏洞，不会因为中间环节没有监管到造成档案的遗失。档案整理应该按照编号分类放好，对于一些借出的档案应该记

录清楚，对借出时间、归还时间做出整体细致的记录，归还后应该按照原来的分类检查清楚后放回原处。

再次，档案归还时应该检查好档案内容，对于一些私自涂改方案的行为必须追究法律责任，用严密的管理制度和严格的法律规范，规范档案管理行为。

2.5合理有效的利用现有的档案库

合理有效的利用现有的档案库中的资源，为自己的工作开展提供信息，是档案管理工作开展的最大意义，也是事业单位领导重点关注的原因。只有当科学化的档案管理能大幅度提高事业单位的工作效率，才会引起越来越人的重视，才会让档案管理人员有更高的荣誉感，才会让领导愿意投入更大力度来发展档案管理的工作，才是一条可持续发展的道路。

2.6及时更新事业单位的档案

事业单位，尤其是规模较大的事业单位，人员的变动，档案的更新都是一份工作量非常庞大的工作，档案的管理人员要及时收集新的档案完善档案库，对于废弃的档案另作封存，才能更好的提高事业单位的工作效率。

3结束语

当前，事业单位人事制度改革还在发展推进，这就要求单位人事部门加大工作强度，提高工作意识，在改革中创新人事档案管理思路，并在制度、工作思路上加以创新，根据现代社会市场发展趋势来随机应变，满足现代化人事档案管理需求，走现代化事业单位档案管理发展道路。

参考文献：

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