公共管理视阈下档案服务社会化浅析

摘 要：档案管理活动是社会管理活动发展到一定时期的产物，能够如实地对社会中各项组织活动等进行记录。档案管理在理念、思维特点以及价值方面和公共管理有着根本上的差异。在当前社会不断发展的过程中，档案用户对档案服务要求越来越高。文章就目前我国档案服务社会化中存在的问题进行分析，并且提出相应的应对方案，以期能够促进我国档案服务社会化的不断发展。

关键词：公共管理视阈；档案服务；社会化

1公共管理视阈下档案服务社会化的理念

公共服务中的一个重要组成部分就是公平服务理念，这一理念的存在主要是为了将档案服务中的不平等现象进行消除。在实际的档案服务社会化中，为了更好地体现公共服务的特点，档案管理人员必须严格遵守档案管理中的相关制度，如果存在需要进行开放的档案必须及时地进行开放，并且社会公众有权进行查阅。在进行档案服务社会化的工作中，档案管理工作人员不能出现区别对待的情况，必须严格按照相应的工作标准、制度等进行工作，如果相应的资料不允许公开，就必须禁止向外提供相关的信息，除非国家方面紧急需要；第二是公共责任理念。档案管理发展的原动力就是社会责任。这一理念是档案管理的前提和基礎。目前的档案管理工作与以往传统的档案管理工作从责任范围和程度上都有着显著的差异。从程度方面来说，目前的档案管理工作更加注重责任的承担问题，因为目前的档案管理工作的不管从信息方面还是数量方面都越来越多，并且逐渐趋于系统性，对管理的时效性也在不断地强化。从责任范围来说，传统的档案管理工作仅仅针对政府工作进行，当前的档案管理工作已经在向人民群众以及社会事业方向发展。最后是全面发展理念。档案管理工作的发展需要从社会各项事业的发展进行展开，不能依旧沿用以往的资源建设方式，只针对政府行政管理工作进行。工作对象也有所改变，传统的档案管理工作面向的是政府工作人员，而目前的档案管理的发展，则是面向人民群众。

2公共管理视阈下我国档案服务社会化存在的问题分析

2.1档案部门垄断档案服务，缺乏竞争机制

《档案法》中明确规定：各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。这就使得档案服务被公共部门垄断，缺乏市场竞争机制。另外，考虑到档案服务的特殊性，公民不能选择其他单位替代服务，从而进一步巩固了档案部门的垄断地位，这样，垄断不可避免伴随着内部性和低效率、资源浪费的问题。因此，档案服务社会化难以有突破性进展，从根本上限制了我国档案服务社会化发展。

2.2档案服务信息化水平不高

部分偏远地区技术落后、人员技术水平有限、资金缺乏等都会在很大程度上对信息化档案服务的落实造成影响，使得大多数档案管理部门还不能很好地利用现代信息技术完成档案公共服务，不能满足人们的实际需求。同时，尚未认识到信息共享是大势所趋，传统的纸质档案难以满足信息现代化要求，更难适应社会发展的需求。再加上软件开发的限制，档案信息不能快捷并且高效地利用，无法实现档案管理工作的价值。

2.3档案部门缺乏监督机制

相对而言，和内部监督相比，公民外部监督更有效果，但受到公民私权被政府公权压制、信息不对称等因素影响，公民不能有效监督档案部门。由于缺乏相关的法律依据，公民无法直接了解公共档案、集体档案的相关内容，也就谈不上外部监督。这种现象，一方面使档案部门内部管理水平降低，缺乏创新理念；另一方面对档案部门提高档案服务水平和质量产生限制。

3公共管理视阈下档案服务社会化的措施

3.1有效的实现对档案资源的利用

为了更好地实现对档案资源利用率的提升，可以通过建立档案数据库进行，当然在建立数据库方便工作，实现对纸质档案保护的同时，还需要加强对档案数据库的保护，这样才能在保证档案信息安全的前提下，使档案管理部门的工作效率得到有效的提高。在实际的工作中，档案管理部门的工作人员需要强化对档案安全管理的责任意识，工作人员必须明确档案法中的相关准则，并且在实际的工作中保证按照相关的准则进行操作，如果出现档案泄密以及丢失的情况，必须追究相关工作人员的法律责任。对于已经扫描过的数据禁止与外网进行连接，尤其是一些秘密文件，不能进行再次扫描或者进行相关的处理。其次，在实际的工作中，要定期对档案工作的相关计算机进行安全杀毒，以防病毒的侵入，条件允许的情况下，可以将档案进行异地备份，通过这种方式，能够有效地实现对档案的共享以及安全管理。最后，档案管理人员应该明确，在实际的工作中，不能私自将档案信息进行抄录、复制以及其他方式将数据信息进行传输。

3.2开放机制的建立

档案管理工作的开放机制主要是指将档案管理工作本身进行开放。从档案管理工作的发展而言，一直以来，在服务形式以及资源建设方面上都没有明显的发展，之所以出现这种情况，主要是由于档案管理工作本身的封闭性。鉴于这种情况，档案管理人员应该在实际的工作中，积极将档案管理工作实现开放机制，通过这种方式能够使档案管理在实际工作中面临的问题得到有效的解决，同时也能将档案管理工作与社会发展进行有机的融合，对档案管理部门与社会实现同步发展有积极的促进作用，将档案管理工作与社会发展融合以后，有利于打破以往档案管理工作在形式和思维上的羁绊，不断地对工作方式以及形式进行完善，为档案管理工作的发展提供动力。

3.3互动机制在档案管理工作中的应用

档案管理部门互动机制的形成，主要需要社会各个部门以及使用者通过有效的交流和沟通，将档案管理活动融入到社会的运行之中。以往的档案管理部门和社会其他部门的联系仅仅是基于档案的接收以及传递，这种形式几乎很难实现对社会性事业的发展，从当前社会的发展理念出发，档案管理人员应该充分地认识到自身所承担的社会责任，这样才能在实际的工作中确保从社会发展的角度出发，实现自身的工作价值。此外，通过档案管理部门和社会其他部门之间的沟通和交流，让大家认识到档案管理的社会责任，这样就有利于打破以往档案管理工作的封闭性和局限性，促使所有的档案管理工作人员能够从社会发展的整体对档案管理有一个新的认识，更加认识到自身所担负的责任，对推动档案管理工作服务制度的完善有很大的促进作用。

3.4实现以人为本的档案管理模式

以往的档案管理工作之所以存在滞后性，主要的原因在于缺乏人民的参与，鉴于这一点，在实际的档案管理工作中，应该实行以人为本的档案管理模式，为公众提供公开、公平的服务，同时采取一定的方式，积极地鼓励公众参与到档案管理工作中去。广大人民群众作为档案管理工作的服务对象，档案管理部门的服务质量需要由相关的人民进行评价，在具体工作中需要进行完善和提高的地方也需要征求广大人民的意见，通过这种方式，能够使档案管理部门的工作质量以及服务水平得到有效的提升。所以，在实际的工作中，应该实现以人为本的档案管理机制，提高档案管理的公开性以及公平性，真正实现从群众的需求出发。

结语：在公共服务社会化和均等化的形势下，从公共管理视阈下对档案服务社会化进行探讨，旨在能够为档案服务社会化提供新的发展道路。一方面，要充分借鉴公共管理中的成熟、先进经验，及时转变思想观念，改进管理方法；另一方面，要实现档案部门与其他组织的协同，构建良好的外部环境和公共关系，进而不断提高影响力，获得足够支持。

参考文献：

[1]陈欣莉.公共管理视阈下档案服务社会化浅析[J].办公室业务，2016（7）

[2]赵秀玲.公共管理视阈下的档案管理范式探索[J].河北企业，2016（9）

作者简介：

冯江博，在读硕士，档案馆员，研究方向：高等教育管理与档案管理.