基层事业单位档案管理特点及优化建议

马为民 马晓燕

摘 要：对于基层事业单位来说，开展档案管理工作是各项管理工作的重中之重，在单位发展中发挥着极大的作用，已经得到了事业单位内部统一的思想认同。加强档案管理建设，是提高单位行政管理水平的重要途径，充分反映出事业单位发展历史，实现档案资源的高效利用与配置，进而促进基层事业单位的健康发展。本文主要以基层事业单位档案管理特点和优化建议为论点，旨在为相关研究人员提供一些理论性参考依据。

关键词：基层事业单位；档案管理；特点；优化建议

对于档案管理工作来说，与基层事业单位之间的关系是紧密联系、密不可分的，关乎着事业单位的生存与发展。现阶段，在事业单位档案管理工作中，存在着较多不完善的地方，对于事业单位的发展是极为不利的。因此，必须要制定切实可行的完善对策，积极开展档案管理工作，不断提高档案管理效率，加强信息化建设，确保档案信息的科学性与有效性，进而为事业单位的发展保驾护航。

1 基层事业单位档案管理的特点

1.1 机密性

对于事业单位档案管理工作来说，其中的一个特点就是机密性，在开展相关工作时，要严格执行保密制度，一旦档案管理工作出现泄密现象，或机密性不强等，后果将会不堪设想。

1.2 真实性

对于档案管理资料来说，必须要具备真实性，充分反映出事业单位实际情况，在开展各项管理工作时[1]，档案管理人员要做好资料的整理与鉴别工作，并且确保材料的真实性与权威性，避免出现任何非法行为。

1.3 动态性

档案管理自身的内容处于还不断更新与变化过程中，要随着单位不断发展变化而变化，做到与时俱进、紧跟时代步伐。因此，在开展事业单位档案管理工作时，要基于动态性角度来进行，充分发挥出档案管理工作的利用价值。

2 基层事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理制度较不完善

现阶段，在开展档案管理工作时，档案序号丢失、组卷不统一等现象仍然存在，对档案管理工作实际效用的发挥造成了严重的影响。导致这一现象的出现，其中一个因素就是因为档案管理制度较不完善造成的，造成档案管理工作人员缺少较强的管理意识，档案管理操作的规范性难以实现。同时，一些事业单位虽然构建了档案管理制度[2]，然而在具体执行过程中，工作形式化非常严重，没有严格贯彻落实好制度规定的相关条例，进而不利于档案管理工作水平的提升。

2.2 档案管理软硬件设施投入力度不足

一些事业单位在档案管理工作中，往往都是采用人工处理方式，没有对现代化档案管理软件加以广泛的应用，对档案信息迅速建档和信息传阅等造成了严重的影响，一定程度上不利于提高档案管理工作效率。同时，一些事业单位存在着软硬件设施投入不足问题，一些单位缺少对档案管理工作的高度重视，没有及时对档案管理工作所需的设备进行更新，出现了严重的滞后现象，档案查阅效率并不高，进而很难有效提高事业单位档案管理工作水平。

2.3 档案利用效率有待提升

在基层事业单位发展中，档案发挥的价值不可小觑，可以紧密结合历史和未来，确保事业单位顺利开展档案管理工作。然而根据实际调查研究发现，一些事业单位并不重视档案管理工作，资源的开发和利用情况并不理想，档案利用效率有待提升。

2.4 人才队伍建设较不完善

在开展档案管理工作时，人员更换现象比较频繁，相应的管理模式和管理理念较不稳定，存在着较多变动性因素，严重影响着档案管理工作的开展。同时，基层事业单位档案管理不属于市场化操作范畴，相关工作人员的专业性不够，很难构建出强有力的档案管理人才队伍，不利于档案管理现代化建设目标的实现。

3 基层事业单位档案管理工作的优化建议

3.1 建立健全完善的档案管理制度

基于信息时代视角，计算机技术得到了广泛的应用与推广，严重影响着档案管理工作的顺利开展。所以事业单位要从自身实际情况出发，密切关注档案管理工作的变化趋势，构建完善的档案管理制度，不断强化档案管理人员的管理意识，将工作人员的工作流程规范化。此外，各个基层事业单位还要加快构建档案管理监督机制，将档案管理职责落实到位，并确定第一责任人，以便于有效落实档案管理各项规章制度等，给予档案管理工作强有力的制度性保障。

3.2 构建档案信息管理网络平台，加强资金投入

首先，事业单位在档案管理工作实施过程中，要加强信息化建设，加强信息化思想的渗透，通过信息化技术的应用，将档案信息及时存储起来，构建事业单位档案信息数据库[3]，形成完整、全面的网络平台，以便于检索、计算以及数据分析等工作的开展，严格规范档案管理工作，实现档案信息资源的实时性與共享性目标。此外，对于信息建设平台，还要做好相应的宣传与推广工作，开展形式多样的网上档案信息咨询服务，这对于提高事业单位档案信息管理效率是非常重要的，从而促进事业单位的健康发展。其次，档案管理人员可以构建档案查阅网，及时将数据传输至网站之中，为相关人员的查阅创造条件，缓解档案管理人员的工作压力，节省人员投入的时间和精力。而且在档案管理工作开展中，档案管理人员要提高对网络安全的高度重视，避免计算机病毒侵入其中，防止出现档案信息恶意被盗取现象。2.事业单位要积极引进先进的设备，创建良好的办公环境，对于经济条件较不理想的地区，档案管理部门要向地方政府申请资金补助，积极引进先进的档案管理设备，进而保证档案管理工作的顺利开展。

3.3 严格规范档案管理流程，创新档案管理服务手段

其一，各个基层事业单位要遵守相关规章制度，将档案信息的采集、保存以及处理等工作进行规范化处理，提供真实有效的档案信息，将档案管理工作应有的作用发挥出来。其二，基层事业单位要注重档案资源的高效利用与配置，对于单位记录的档案资料，与社会发展、历史进程等众多领域有着紧密的联系，所以事业单位要加强互联网信息技术的应用，不断提高档案资料共享效率，避免档案管理资源出现浪费现象。此外，事业单位要加快实现档案向公众免费开放，提出事业单位档案向社会开放的基本要求[4]，要获取上级主管部门的认可，不断提高事业单位的开放水平，制定出可行的档案免费开放的具体措施，进而实现档案管理手段创新目标。

3.4 加强人才队伍建设

现阶段，基于事业单位档案管理实际情况分析，档案管理效率比较低、管理人员的综合素养比较低，限制着单位档案管理工作的开展。所以事业单位要加强档案管理创新工作，严格管理档案管理人员，单位要积极开展对人员一系列的业务培训与指导，构建相应的培训机制，不断提高档案管理人员的专业水平与综合素养。例如：要定期开展多媒体培训，邀请资深专家开展相应的宣传讲座，在多媒体应用的背景下，要积极开展线上宣传，具有极大的便利性，也节省了诸多时间和精力，宣传效果非常理想，可谓是两全其美。并且还要加强对工作人员的思想道德教育，培养人员高度的责任感，提高对档案管理工作的热情。

4 结束语

总而言之，基层事业单位开展档案管理工作是非常关键的，可以充分反映出事业单位的实际情况，发挥出档案的实际利用价值。因此，事业单位在开展档案管理工作时，要加强信息化建设，构建档案管理信息网络平台，不断提高档案管理效率，实现基层事业单位档案管理的创新目标。

参考文献

[1]万欣.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].科技创新导报，2016，13（24）：128+130.

[2]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75.

[3]王璠.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].改革与开放，2015（10）：124-125.

[4]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.