提升档案管理效率的措施探究

王梓如

摘 要：当前阶段我国档案管理工作所面临的一个重要内容就是管理效率的提升，档案管理效率的提升是一个国家软实力提升的需求，也是当前的信息化社会发展的必然需求。本文中，笔者结合自身实际工作经验，分析了当前提高档案管理效率的必要性，同时也阐述了提高档案管理工作效率的具体方法。

关键词：档案管理；效率；提升；措施

随着社会的不断发展，人们对档案信息的需求量不断增长，同时也对档案信息的精细化程度提出了更高的要求。这就要求我们需要从实际出发，利用科学手段，提升档案管理的效率。同时，档案管理也是党和国家工作中的一项重点内容，提升档案管理的效率也是贯彻落实科学发展观的重要体现，同时也对我国的经济发展有着重要的意义。

一、提高档案管理效率的必要性分析

1、提高档案管理的效率是提升国家文化软实力的需求

随着国际竞争的不断加剧，人们逐渐认识到文化在提升综合国力与民族凝聚力方面的重要作用。档案是一个国家历史的记忆，是文化的见证者，也是宝贵的文化财富，对我国的社会主义进程的推动有着重要的作用。档案是对历史最根本的记录，能够真实客观地反映出一个国家在历史进程中所发生的一切，与其他类型的信息资源相比，档案有着最直接的说服力，同时也是社会意识最有力的证据[1]。此外，档案会涉及到社会发展的方方面面，涵盖了一个国家的政治、经济、文化，是民族文化的最根本集中体现，也是一个国家文化发展的最根本保证。对某个区域而言，档案管理对地区性文化内涵与文化品位的提升都有着重要的作用。

2、提高档案管理科学化水平是顺应信息化发展趋势的需要

自上世纪 90 年代开始，互联网在我国蓬勃发展，最近几年随着 4G 通讯技术与无线网络技术的发展，我国已经全面进入了移动互联时代。截止到目前，我国通过手机与无线网络上网的网民数量已经突破了 3 亿，宽带覆盖率也大幅度提升。信息科技的不断发展为档案管理工作效率的提升提供了新的物质基础。信息科技在档案管理中的应用极大地丰富了档案管理的载体、渠道和样式，促进了档案管理的应用与传播向着科学化、系统化与数字化方向不断发展。此外，随着科学技术在档案管理中的不断运用，人们对档案信息的需求不断提升，同时随着社会改革的不断深入，政府部门赋予了公众更多的知情权，这就使得档案管理所承担的社会责任越来越大。面对这些新情况，档案管理必须充分利用先进的信息科技，不断提升档案管理的效率，根据人民群众的需求，不断造福社会与人民。

3、提高档案管理科学化水平是推动档案工作健康发展的需要

档案管理在我国已经有了较长的发展历史，同时其覆盖的范围也逐渐变广，但从总体来看，当前在档案管理方面还有着许多问题亟待解决，主要包括以下几个方面：第一，档案管理的信息化水平较低。当前在我国的企事业单位中，许多部门的档案管理还依然停留在手工管理的阶段，虽然信息技术已经较为成熟，但是使用的应用软件数量较少，不仅导致了档案管理的效率较低，也导致了档案管理的安全性较差。第二，档案管理的从业人员素质较差。在事业单位中，档案管理部门大多属于附属部门，并不能带来直接的经济效益，因此，单位不愿意为其配备高素质人才，从而制约了档案管理效率的提升以及在未来的发展。第三，档案管理的制度不完善。在许多基层单位当中，档案管理较为随意，缺乏规范化与制度化管理，从而导致档案混乱、丢失等现象频频发生，严重影响了档案管理的效率。

二、提高档案管理效率的措施总结

1、强化科学发展观念

提高檔案管理的效率是贯彻与落实科学发展观的最根本体现，在当前的档案管理工作中，我们首先要摈弃落后的思想观念，并集中全力解决当前阶段档案管理工作中所存在的问题。同时，档案管理的一个重要思想观念就是服务意识，从根本上来说进行档案管理的最根本目的就是为了服务社会。因此，档案管理工作需要不断地深入社会，对各种需求信息进行了解与归纳，从而提供具有针对性的档案信息。

2、加强信息技术在档案管理中的应用

当今信息技术的发展日新月异，人们逐渐认识到其在实际工作中的价值，信息技术被不断地运用到各行各业中。档案管理工作具有较强的逻辑性，如果在档案管理中不断加强信息技术的利用可以在很大程度上提高档案管理的效率。当前档案管理的信息化技术运用主要涵盖以下几个方面：首先是应用软件的开发，虽然信息技术已经被应用在档案管理中，但在实际的运用中相关的运用软件极度缺乏，例如档案编排、存储与归档软件目前都还没有；其次，应该建设统一的信息共享平台，信息技术的一个最根本特点就是便捷性，通过信息共享平台，系统内的各个组成部分都可以随时对档案进行查阅，能极大地提高档案管理的效率；最后，应该加强电子档案的运用，传统的纸质档案不仅需要占用一定的物理存储空间，同时也不易保管，而电子档案则较为完美地解决了这些问题，但在电子档案的管理中，我们需要加强安全保密技术的运用，防止档案外泄。

3、完善相应的制度体系

加强档案管理的运行机制与相关制度是提高档案管理效率的最根本的制度保障，制度的完善需要从宏观与微观两个方面进行，不断完善档案管理的相关法律法规与相应的规章制度。从政府层面来说，需要将档案管理纳入到政府部门的绩效考核制度中去，使得档案管理与实际利益相关联，从而使得档案管理的制度化建设能够顺利实现。而对于某个部门来说，应该不断强调档案管理的重要性，不断加强规范化制度的建设，同时应该制定工作责任制，为档案管理的效率提升创造良好的制度环境。

4、提高从业人员的素质

如今的档案管理员已不再等同于过去的仓库保管员了，随着档案管理专业细分的不断深入，对从业人员的素质提出了更高的要求，同时信息技术的不断运用也需要引进高素质的人才。信息化背景下的档案管理人员不仅需要具有档案管理专业技能，还需要掌握现代化的信息科技与管理技能。此外，档案管理人员亦需要具有与时俱进的创新意识，在实际工作中不断地探索提高档案管理效率的方法。

参考文献

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[4]乔文华.人事档案管理存在的问题及对策 [A].北京中外软信息技术研究院.第五届世纪之星创新教育论坛论文集 [C].北京中外软信息技术研究院，2016：1.

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