档案管理工作中存在的问题与对策初探

余志勇

摘 要：21世纪的今天，信息化成为了当代社会的重要特征之一。信息化促进了社会各行各业的发展，而各个行业也推动了信息化的丰富和发展。正是因为如此，档案管理工作的改善和进步也相当重要。作为档案学界的重要研究方向，档案管理工作在社会的不断进步与发展中也出现了各种各样的问题。又因为档案里所包含的是有关于各个行业发展的重要信息，所以做好档案管理工作在某种程度上是对促进社会发展具有重大意义的，这也是各档案管理工作人员的职责与义务。所以当我们面对档案管理工作中出现的问题时，应该积极地应对和解决。本文的主要目的就在于分析当下档案管理工作出现的问题，进而提出良好的解决对策。

关键词：档案管理；问题；对策

科学技术不断发展，计算机和通信技术不断发展和普及，档案管理工作的作用越来越突出。就其本身而言，档案管理工作是一项需要高度保密的工作，具有高机密性，所以档案管理工作的质量非常重要。为了提高当下档案管理工作的水平，应该积极运用先进的科学技术，面对问题仔细研究，及时解决，使其与社会各行各业的发展共同进步，相互促进。

一、档案管理工作中出现的问题

（一）对档案管理工作的认知不足

对档案管理工作不够重视。一项工作的发展总是与上层领导的支持力度有很大的关系，但是档案管理工作作为一项内务工作，同许多其他的后勤工作一样，很难得到上层领导的大力支持。比如现在的许多单位，档案管理工作需要资金的支持，但是档案管理人员却很难通过申请而得到领导的经费支持，这就容易造成档案管理工作中的很多工作环节不能够顺利开展。比如管理人员需要更新档案录入设备，但是资金的缺乏使许多档案管理人员只能用陈旧的计算机进行工作，这就会拖慢工作速度，不仅会使工作速度变慢，也会导致最后的工作成果达不到所要求的标准。

对档案工作存有偏见。不仅领导人员不够重视档案管理工作，一些管理人员对这项工作也具有一些偏见。档案管理事一项内务工作，就像是影视幕后的工作，在一些人眼里，它并不具有吸引力，不够出彩，所以很多人会比较轻视这份工作。但是从档案管理工作的本质来看，它其实就是对档案进行归类和整理，使信息利用更加方便。拿企业来说，档案管理工作如果能夠做好，这些资料就能被直接利用到企业工作中去，能给人带来不少方便和快捷。所以，档案管理工作想要做好是很不容易的，是非常具有挑战性的，这是一份不应该被轻视的工作。

（二）管理方式落后，水平低下

就整个档案管理行业来说，大部分的档案管理工作人员都会身兼数职，当管理人员有很大的工作量时，管理工作难免会被忽视，如果发生错误，档案材料就有很大的可能会出错。再加上档案管理人员储备的知识可能会比较少，自身的素质会比较落后，不够了解档案管理业务。诸多原因，都使档案管理在许多行业都快速发展的时候，反而停滞不前。

再者，档案管理工作的信息化水平有待提高，纸质档案的管理方式依然存在，这种管理方式很难避免一些自然破坏因素，也很难进行信息的查找，一旦信息被打乱，就难以恢复，对管理人员的工作会产生很大的阻碍。

（三）档案管理硬件与软件设施不够完善

制度不够完善。任何工作都需要硬件与软件设施的保障，软件是指保障工作顺利开展以及约束工作人员行为的相关规定制度。而在我国各个单位的档案管理工作中，并没有什么规范性的管理制度被制定。就许多单位来讲，就是因为没有完善的管理制度，造成档案管理不能够规范，档案管理人员也没有被约束，整个档案管理工作都不够完备。所以当需要档案有用的时候，不能被快速地找出，最后耽误公司的一些重要工作。

硬件设施不够完备。档案是存放档案的专用房间，但是我国有许多单位的档案并没有专门的房间进行存放。没有专门的房间进行档案的存放，就很容易导致档案的杂乱和丢失。而一些用专门档案存放室的单位会选用一些用不着的比较潮湿的房间作为档案室，这很容易导致档案发霉，不仅会影响档案的美观，更会破环档案的完整。如果档案室的基本设施不能被保障，那么许多后续工作都有可能被耽误。

（四）不及时解答问题

档案管理工作还有一个部分是档案网站的管理，主要是要求档案管理工作人员回答网站访问者的留言，这个工作是完全肩负在档案管理工作人员身上的。但是，在许多单位就会常常出现一些问题，比如，管理人员很久不回复访问者的问题，这样会使访问者对网站失去兴趣，如果网站无法提供有用的信息，网站浏览量减少是其次，更重要的是这会降低网站的信誉度，乃至降低对其公司的信任度，更严重的是可能会导致公司工作的顺利进行。其实这项工作从本质上来看，是对管理人员的工作热情和责任心的检测。一个具有高度责任心的人，自然不会消极怠工，而一个对自己的工作和企业文化具有高度的热情与自信的人，自然会能很好的胜任这一项工作。

二、档案管理工作的对策

（一）提高档案管理工作的地位

这主要是针对不够重视档案管理工作的领导，因为领导的态度会在很大的程度上影响管理人员的态度。而从根本上来说，我们并没有对档案管理工作有正确的认识。前面有讲，档案管理是各行各业重要信息的管理，它相当于历史文献，是我们工作的重要基础，更是我们进行研究的重要材料，所以我们应该将其提到一个重要的地位。那么作为领导，就要起绝对的带头作用，要尽量满足档案管理工作的要求，配合档案管理工作人员的工作。领导要带头宣传，让大家认可档案管理工作。

（二）加强对管理人员的培训

技能培训。管理工作看似简单，但实际上是一个非常复杂的过程。管理人员不仅应该具有档案管理的基本知识，更需要与时俱进，不断学习新知识新文化。所以单位在这方面应该给予相应的支持，比如每年定时让管理人员进行相关的技能培训，比如档案室设备维护，档案日常护理。

素质培训。档案工作归根到底是一项服务工作，它为人民群众服务。但是很多管理人员的素质并不高，对档案管理工作并不重视。对于这一点，单位应该要加强对管理人员的素质培养，让他们明白管理工作的重要性，让他们能主动为人民去服务。再者，单位还应该建立相关的激励机制，对管理人员进行奖励，使其对于工作充满热情，使他们充满信心。更要给管理人员充分的自由发挥空间，使其有自主创造的机会。只有这样，管理人员才能对工作真正具有热情，真正做到为人民服务，真正爱工作，享受工作。

（三）建立健全档案管理制度

单位要根据自身情况，建立健全相应的管理制度，既能保证档案管理工作能顺利进行，也能让档案管理人员有一个工作规范，规范行为，加强工作积极性，就可以推动档案管理工作的发展。

（四）完善档案功能

这主要针对档案管理工最的信息化。信息化是当今社会发展的一个大势，也是一种时代潮流，现代科学技术与计算机的普及，就是在给我们一个实现信息化的机会，提高档案管理工作的信息化水平，能减少纸质档案的使用，减少档案信息的错误率，减少管理人员的工作量，跟上时代发展。

三、结语

综上所述，档案管理工作作为各行各业乃至整个社会发展的重要环节，虽然会因为各种因素出现一些问题，但是只要善于及时发现问题，并且根据这一些问题找出合理的解决办法，就能得到很好的处理。而作为管理人员，应该要有与时俱进的思想，善于改进和完善管理方法，使档案管理工作也能跟上时代的脚步，进而更好地顺应时代的发展，更好地配合社会各项事业的进步，就能提高社会现代化水平，对于社会主义的发展也有非常重要的促进作用。

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