高校档案的数字化建设策略及网络化应用研究

摘 要：在信息技术环境之中，高校档案数字化、网络化建设已经成为必然之举，而各高校也加大了对数字化、网络化档案平台的研究力度。本文将以数字化、网络化档案建设意义分析为切入点，对网络化、数字化高校档案建设策略开展深度探究，旨在提升高校档案管理水平，保证档案信息具有的价值可以完全发挥到高校建设与运行之中。

关键词：信息技术；数字档案；高校档案管理；网络技术

作为高校事业发展重要组成，档案管理工作是对高校管理水平进行评估的主要标准之一，具有不可替代的作用与地位。在信息时代之下，高校纷纷对内部管理以及教学等方面工作进行了改革，而档案管理工作自然也随之发生了相应的变化。在实施网络化以及数字化档案建设之后，档案管理工作落实效率得到了切实提升，档案信息也得到了有效利用与开发，这对于高校发展而言，无疑是十分有利的。

1.推行数字化、网络化档案建设的意义

1.1实现高效化业务处理模式

在高校实施档案数字化建设，可以有效提高档案业务处理效率。主要是因为，通过推行数字化、网络化档案建设与管理模式，可以利用计算技术以及互联网等技术的优势，实现实时性信息收集与传递，且可以在规定允许范围内，给予各部门一定的档案使用与阅读权限，可以将档案信息具有的价值充分挖掘出来，以为高校各部门提供有效辅助【1】。同时在实施数字档案管理模式之后，档案管理人员只需一年上交一次信息归类清单即可，可以有效利用网络技术以及信息技术，完成相应数据信息传递与归档，档案信息输入时间得到了切实压缩。

1.2符合时代发展需要

实施网络化、数字化档案管理模式，是高校档案管理与时代发展需求接轨的直观表现。在互联网络大范围普及的今天，网络技术以及信息技术已经融入到了民众的日常生活之中，人们也更加习惯通过网络进行办公与信息获取。所以在此背景下实施数字化建设模式，可以打破档案管理以往地域以及时间的束缚，能够创造出一个较为有利的档案管理环境，档案管理工作开展会变得更加灵活，档案管理员可以有更多时间用于档案管理调整与优化，进而形成良性循环，确保档案工作可以朝理想化、智能化方向进行发展。

2.高校档案数字化、网络化建设策略

2.1规范档案建設工作

对档案建设工作进行规范，是高效实施数字化档案建设的基础与关键。管理人员要严格按照相应规范规定，对实物档案展开数字化转换与处理，并要按照有关标准，对档案信息内容进行适当共享。管理人员需要注意，在进行档案转化以及储存过程中，需要采用统一标准对各项工作开展进行严格要求，要实现规范化、统一化的档案管理模式，以对最终档案归纳完整性进行保证，确保后续数字化建设与管理工作可以顺利实施【2】。

2.2加大软件开发力度

软件开发是保证数字化档案建设的前提，所以各高校要在现有管理软件的基础上，结合自身档案工作实际需要，有针对性的展开各项软件开发工作。在进行软件开发过程中，要从设计阶段开始，将用户管理档案不确定性以及多变性考虑到其中，要保证档案业务管理的通用性以及较强适应性，确保软件可以在不同环境中得到有效应用【3】。同时要对软件可拓展性以及易用性进行切实增强，要提高软件提示引导以及容错能力水平，并要按照高校战略发展规划，制定出科学化的软件编程方案。由于笔者所在院校档案室属于综合档案室，档案资料多以学术研究、党群以及教学等内容为主，人事以及会计类档案相对较少，所以在进行软件开发过程中，要按照本校档案室实际工作特点，加强对综合类档案收集、管理等功能的开发，从而更好地为高校提供服务。

2.3强化档案信息安全

由于数字化档案很容易出现信息泄露或者其他安全问题，所以技术人员还应加大对档案信息安全的保护力度，要构建起较为完善的档案信息安全保密机制，并要利用高校教育资源优势，通过宣传教育等方式，对管理人员安全保密意识进行强化，要真正做到职责细分，以对档案管理系统进行切实优化。同时还要对档案管理系统进行优化，要对档案信息各项情况进行具体把控，并要及时对防火墙以及杀毒软件进行升级。要通过对数据加密技术以及用户身份验证等技术的运用，切实提升档案系统安全等级，以防档案信息收到黑客或者恶意病毒的攻击。此外还应做好实物档案保管工作，以实现双重保障。

2.4增加资金投入

各项建设工作开展与资金投入数额有着直接关联，所以在进行建设时，高校还要给予该项工作足够的资金支持，一方面要对现有信息化设施设备进行补充与更换，要及时淘汰老旧设备，以对档案建设工作形成良好助力；另一方面要对高效化档案网络平台进行构建，要确保可以通过网络实现档案管理、储存以及查询等操作，以减轻人员工作强度，确保整体工作效率可以得到有效提高。为达到这一目标，高校可以将档案数字化建设工作纳入到日常管理工作之中，并成立专项建设经费，确保能够真正做到专款专用，以为信息化档案建设提供充足的资金支持。

3.应用

3.1构建Web服务体系

就本质而言，推行数字化档案建设的目的，就是为了更好地为高校进行服务，所以在进行建设过程中，还要进行Web服务体系构建，要按照访问便捷、高效的目标，合理对服务体系各个环节进行设置。由于高校档案主要以阅读以及查询服务为主，而为用户所提供的信息结构也所以网状为主，所以在进行服务体系设置时，要对阅读灵活性以及自由性进行保证，要确保用户可以及时了解到各项信息。

3.2建立档案数据库

为达到最佳的档案建设与管理模式，各高校不仅要通过上述手段，对档案业务处理效率与准确度进行保证，同时还要对自身档案信息数据库系统进行完善。高校要按照创新精神引导，展开分布式处理模式的研究，要对多应用以及多用户任务环境实际需求进行分析，并要按照分析结果对数据库系统进行调整，以确保系统可以适应高校各种复杂的环境【4】。此外还要对数据库系统相应功能进行开发，要通过对互联工具功能进行深度开发与不断完善的方式，结合Web技术，为使用者创造出更加方便的Web站点服务体系，从而为其提供更加优质的数据库系统使用体验。档案管理部门要建立起统一的高标准多媒体数据管理体系以及全文数据库，并要通过与其他高校进行合作的方式，实现可分享资源的有效共享，以对资源利用价值进行深度挖掘。

4 结束语

鉴于高校实施数字化、网络化档案建设的意义与重要性，各院校应加大对数字化档案建设的研究力度，要结合时代发展需求以及高校综情况，科学对档案数据库构建以及构建网络服务体系等手段进行运用，确保网络化应用可以达到最佳效果，高校档案管理工作可以实现理想化工作模式，以对国内高校整体档案管理、建设水平进行保障。由于时间限制，本文所述数字化档案建设方案并不全面，只期望起到抛砖引玉的作用。

参考文献

[1]林祝娥. 探究高校档案信息网络化建设的思考与对策[J]. 经营管理者， 2017（1）.

[2]李步德. 探究以用户需求为导向的高校档案数字化建设策略[J]. 办公室业务， 2016（9）：142-142.

[3]李萍. 数字时代高校档案社会化服务平台建设策略研究[J]. 兰台世界， 2016（17）.

[4]曹云舒. 数字化时代高校档案管理信息化建设[J]. 经济， 2016（11）：00191-00191.

作者简介

马小春，女 山东省德州市人，汉 职称：助理馆员，本科 研究方向：档案学