试论城市管理档案归档整理问题与对策

郝敬运

摘 要：城市管理档案也叫做城管档案，是我国档案体系的核心部分，直接反映了城市管理水平的高低和城市历史方面的信息价值。然而，在日常的城市管理档案工作中存在许多问题，特别是档案归档整理问题。本文主要阐述了城市管理档案的必要性，对城市管理档案归档整理中遇到的问题进行研究，针对问题，找到解决城市管理档案归档整理问题的对策。

关键词：城市管理档案；归档整理；问题对策

档案指的是国家机构，社会组织和个人在社会活动中形成有价值的历史信息。随着我国现代化经济以及城市化进程的逐渐发展，扩大了城市规模，在城市管理当中形成了各种各样的档案，从而成为城市管理档案中的重要部分。城市管理档案指的是在城市管理活动中形成具有保护价值的城市管理活动历史信息。在城市管理与发展过程中，城市管理档案起着决定性作用，是城市各项管理工作的参考依据，直接反映了城市管理水平的高低。

1.城市管理档案的必要性

城市管理档案是记录城市以往管理工作的历史信息，真实完整的城市管理档案能够为机关单位提供便利，是重要的参考依据。在对城市管理档案进行调研的工程中，能够进一步对城市管理工作的内部规律进行研究，为城市管理工作的发展提供方便。随着我国现代化经济以及城市化进程的不断发展，人口数量和城市规模逐渐增多，同时也加大了城市管理档案的工作难度。面对这样的发展状况，城市档案管理就显得尤为重要，成为解决我国城市问题，提高城市管理水平，引领城市发展的重要参考依据。

2.城市管理档案归档整理中遇到的问题

现阶段，城管局跟进的工作内容包括收集城市管理档案以及归档整理。城市管理中负责综合行政执法的部门是城管局，融合了之前的城管办以及联合执法大队。在城管工作当中，城市管理档案一直是一项非常重要的工作，但是其工作内容复杂，工作人员档案管理思想较低，从而加大了城管工作的难度。对城市管理档案工作的重视度不够，使得城市管理档案工作一直处于被动状态，在收集档案，归档整理，存储以及编排方面存在一些问题，特别是城市管理档案归档整理问题。档案管理最重要的阶段就是归档整理工作，是档案管理工作的前提基础。在档案归档整理过程中，必须遵循相应的规定和制度，对于那些分散需要整理的档案进行分类编排。如今，城市管理档案在归档整理过程中，存在一些问题，主要包括装订档案，分类档案和编排档案，而分类档案是出现问题最多的过程。在分类档案上，没有按照实际工作状况对分类档案进行合理制定，像一些即使用机构又使用问题的标准进行分类是比较常见的，使用交叉分类标准，会让档案文件归档的非常散乱，对文件的检全率带来一定影响。在相关文件规则体系中，归档文件的方法有三类，保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，利用级次分类法，收文发文分类法以及文号分类法的次数较多，这些分类方法不存在统一性，在反映归档文件的历史联系、形成规律和文件内容上有一些问题，给文件检索和存储带来难度。在归档文件的编排问题上，相关文件规则体系中指出，归档文件要在分类方案最低一级的类目上，按照事由根据时间进行编排。然而在日常工作中，普遍存在按文号排列，问题排列等现象，增加了归档文件和整理文件的难度。

3.归档整理问题的因素研究

任何问题的发生都是有原因的，城市管理檔案归档整理问题也是一样的，只有进一步研究探讨问题的起因，才能找到合理的解决对策。对城市管理档案归档整理问题来讲，究其根本就是档案管理工作人员的综合素质水平较低，另外，管理者对档案工作的重视度不够也是其主要因素。城市管理档案的专业性较强，在整理档案的过程中，特别是对档案的分类上，是体现城市管理档案专业性的重要环节。现如今，城管系统内的档案管理工作处于粗放型管理状态，离专业化管理水平相差甚远。大部分档案工作人员都是兼职，没有设立专门的档案员部门，即使有专门的档案员部门，也没有档案专业高等教育水平的优秀人才。缺少专业的档案人才，致使城管档案管理工作一直处于落后状态。一旦不加强管理，提高专业化管理水平，就会严重影响城管档案管理工作的可持续发展。缺少专业的城管档案管理人才，致使城管档案管理的各项制度的建立缺少专业的引导。例如，由于缺少专业的管理人员，使得分类档案不能合理拟定，不能结合单位的实际情况来对归档整理工作进行规范，从而出现分类方法不明确，档案保管期限设置的不合理现象发生。

4.解决城市管理档案归档整理问题的对策

4.1积极引进和设置专业的档案管理人员

引进和设置专业的档案管理人员既是两件事情，也可融为一体。现阶段，大部分城管部门的档案工作人员都是兼职，而后随着城管档案管理事务不断加大，兼职档案工作人员已经不能适应和满足城管部门档案管理工作的标准要求，只有引起专业的档案管理人员，才能满足城管部门档案管理工作的各项需求。与此同时，设置专门的岗位也是对档案管理工作的重视，是引进专业档案管理人员的前提条件。要想引进专业优秀的档案管理人员，就要从多方面去挖掘，从城管部门人力资源层面出发。另外，企业要加大对资金投入力度，提供更多的便利条件，定期组织员工进行培训，提高自身的专业水平。只有这样，才可以吸引综合素质高，专业水平强的档案管理人员，更好的为城管部门档案管理工作做贡献，为城管档案管理的可持续发展打下坚实的基础。

4.2定期组织档案管理人员进行培训

定期组织档案管理人员进行培训，提高其自身的专业技能和文化知识，是减少档案归档问题发生的关键方法。档案管理人员应加强学习《文书档案管理归档文件整理规则》，对一些细节问题要重点掌握。培训的重点内容要包括常用技巧和常见问题，少一些理论性的东西，加强实效性。定期组织培训，也可进行外部培训，或邀请专业的学者专家进行讲座。

4.3制定合理的档案分类方案

档案归档整理的核心内容就是档案分类，对此，科学合理的制定档案分类方案对档案归档整理工作来讲是非常重要的。档案分类方案要结合国家档案局在2006年推行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的标准和《文书档案管理归档文件整理规则》进行制定。要利用正确的分类方法对档案进行分类，明确城管局文件材料的归档范围，精准划分档案存储的年限，使得档案能够真实反映出城管局的活动状况，保护城管局的历史信息。要想制定合理的档案分类方案，就要引进专业的方案管理人员，了解城管局的工作性质和工作流程。由于城管局档案管理的专业水平，可以在制定档案分类方案的过程中，请上级领导一同指挥监督，一旦明确方案，文件的归档整理便可以按照整理规则实施。

5 结语

综上所述，城市管理档案也叫做城管档案，是我国档案体系的核心部分，直接反映了城市管理水平的高低和城市历史方面的信息价值。创建档案实体管理流程，使得档案变得有序化，条理化是档案归档整理工作的基本任务，为管理工作提供了严格有序的前提基础。然而，在城市管理档案归档整理过程中，还是存在一些问题，除了缺少专业的档案管理人员以外，对档案管理工作的不重视也是主要原因。对此，我国就要加强档案管理工作的宣传力度，提高城市管理档案思想，为城市各项管理工作提供参考依据。

参考文献

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