浅析档案管理中的公文归档

顾蕾

摘 要：档案是人们生产和活动中不可或缺的一部分，它主要的特点是可以对各项有价值的活动进行保存和记录，在日常的生产中有着重要的作用。因此，本文主要对档案中的公文如何进行合理的归档问题进行了简单的解析。仅供参考。

关键词：档案 公文 归档 分析 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）05-00-01

引言

档案作为人类生产生活中最具价值的东西，在日常的的生产过程中对其有着不可忽略的作用，众多的档案怎样有效的进行分类保存成为了我们档案管理中的重中之重，将一些重要公文进行有规律的归档，有助于我们对档案进行有效的分析以及管理。

一、档案文件的内容

为了进一步提升某些机关单位的归档效率以及品质，我们必须通过现代化社会的需要，设计全新的归档管理方案，以此来提升我们的归档管理质量。文件的归档在归档管理中属于收尾部分，与此同时也是档案管理中的重要组成部分。完善好归档工作，不但是对历史的准确记录，除此之外，更能展现归档人员的归档效率，是提升档案管理质量的基础性工作。当我们在进行归档处理的时候，必须遵循一个统一的原则，那就是保障档案的真实性，将历史的真实面貌进行还原处理。为了提升归档管理质量。

1.首先在进行归档前期，我们必须清晰的掌握文档的根源

通常来说，重要的归档文件通常都是上级某些机关单位送来的文件，一部分单位重要的材料，还有一部分同级别单位的重要文件，因此我们必须明确文件的来源。那么在进行归档的过程中，我们如何才可以把握归档工作的主动权呢？本单位的文件处理门可以先行简单的处理文件，构建一份健全的文件，在文件处理部门在对文件处理的过程中，能够通过文件的内容加以完善，目的是为了让档案更为健全。由于文件处理部门对文件的组建规律掌握的最为具体，这样处理过后的文件在一定程度上节省了复杂的环节，更有助于我们归档。而在这些档案中，我们必须展现单位的本来风貌，一些政策方针的执行情况等不同的方面的阐述，这些方面必须成为我们展开归档工作的核心内容，与此同时，我们也必须及时并准确的删除某些不具备保存意义的文件内容。

2.当简单的处理了这些文件过后，我们必须对这些文件进行细致的分类处理

在分类过程中必须通过具体文件的保存年限进行合理有效的分类处理，这样的分类是秉承哲学的历史唯物主义等与之相关的概念来开展的，然后通过文件的内容以及价值对文件进行详细的划分，除此之外，也可以通过自身的工作阅历来合理判断，对文件的意义进行有效的分析，然后解析出文件的保管年限。例如我们可以通过文件的使用年限来展开划分工作：第一种，有一部分档案要求我们必须要永久的存储，这些文件能够在一定程度上更加切实、综合化的阐述本单位的历史面貌，对于单位的构建以及单位一些历史领域的研究都有着不可忽略的引导价值，必须进行永久保存。永久保存的文件涵盖了本单位规定的一些政策方针以及重要纲领，一些主要会议内容以及一些报告记录、统计解析图表、员工的重要信息、单位中一些人事的调动等，上级机关以及一些同级别机关的一些非常重要的文件，必须要切实永久的进行保存；第二种，30年限保存的文件，这些文件通常言明的是本单位一些基本活动记录，这些文件在长期对单位的工作存在相当重要的引导以及巩固作用。因此要求我们一定要进行30年期保存。这些文件主要涵盖了认识管理的文件、会议内容以及记录文件、下属机关单位送报的主要归纳等；第三种，10年限保存的文件，一部分文件在短时期内对本单位的工作有相当重要的引导以及借鉴价值，因此，要求我们必须利用短期保存的方法进行归档处理，这些文件涵盖了本单位一些事物的简介、上级机关单位要求全面落实的文件、下级机关部门基本的工作归纳总结等，这些要求我们必须进行10年限的保存工作。

3.为了进一步提升我们归档保存的工作效率，我们必须有效的设计并制定相关的策略来调动我们自身的工作积极性以及主动中，提升工作质量以及效率

第一种方法，在我们已经顺利完成了以上文章所论述的内容后，为了保障工作的切实性以及合理性，避免出现人工的失误，我们可以邀请一些资历丰富的档案管理工作者为我们的工作做一个详细的检查，然后虚心接受他们为我们的工作提出的不足问题，我们必须主动加以改进，做进一步的核实以及完善；第二种方法，为了进一步准确的保障我们资料的健全性。把我们整体归类的档案移交给业务档案部门进行反复整理，当业务档案室将具体的档案进行重新整理和选择后，将一部分档案整理出来，我们再反复的对这些档案进行处理、编辑以及装订。在整理时，针对于一些不具备保存意义的文件或者无关紧要的资料整理出来，标记日期，进行短时间的搁置，如果再发现无任何价值，就直接采取销毁政策，减少我们工作的负担。

二、文件分档出来的作用

文件分档在文件管理中有着重要的作用。能夠为我们减轻工作压力，提升文件保存和归档效率。本单位的文件处理部门通过档案管理的规章制度，对归档文件进行审核，编目，重点文档进行装订，编目工作，无关紧要的文档进行销毁工作。目前电子档案在一定程度上取代了以往陈旧的档案管理模式，电子档案的管理、搜寻、整理更为准确，快捷，有效。但是在实际电子档案过程中，我们发现以往陈旧的归档保存依旧存在自身的价值，因此，在日常的工作中，必须将两种模式有效的融合在一起，以此来提升我们档案管理效率以及质量。

结束语

档案是我们生产生活中最重要的记录，将档案的公文进行分类保存对于档案的合理性管理有着不可忽略的作用。在新形势下，电子档案因为自身的优点，已逐渐代替以往陈旧的档案管理模式，在为我们档案管理工作带来便捷的同时，在电子档案的使用中，依旧存在一些不足之处，需要我们必须进行完善，将传统档案模式和电子档案模式相互整合，就会让我们档案管理工作更为简单，快捷。

参考文献

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[2]封春梅.新形势下电子公文归档与管理工作[J].机电兵船档案，2010（06）.

[3]王碉，高峰.论电子公文的档案管理[J].黑龙江史志。2011（03）.