浅析社区卫生服务中心办公室档案管理工作的改进策略

张燕君

摘 要：党的十八大以来，医改持续纵深推进，改革受益面不断扩大，上海市普陀区不断深入推进社区卫生服务综合改革，取得了重大阶段性成效。作为社区卫生服务中心的非业务科室——档案部门，如何做好档案管理工作、提升档案管理效率不仅能够促进本单位的相关医疗服务工作的有序开展，还能助力医院各项工作向更加规范化的的方向发展。当下，我们的办公室档案管理工作仍存在一定的不足，比如档案归档材料不够全面、信息化建设不够深入、对档案的安全性和保密性重视程度不够等等。针对这些问题笔者提出了一些相应的改进策略和措施来改善办公室档案管理工作的状况，从而提高档案管理工作的效率。

关键词：社区卫生服务中心；办公室档案管理；改进策略

作为医疗卫生机构，做好办公室档案管理工作可以有效地为本单位的各项医疗服务工作开展提供相应的档案信息，提升本单位工作效率，从而更好地服务大局。近十年来，区属社区卫生服务中心在档案制度规范化管理方面有了一定的成效，但与新时期下对医疗卫生服务档案工作的需求还有一定的差距。党的十九大召开以来，我们对党的事业有了更深刻的认同感，那么如何在社区卫生综合改革的潮流中、在建设健康中国的大局下，做好办公室档案管理工作，这是档案从业者们的光荣使命。结合自身从事档案工作实际，本文现就办公室档案管理工作一些问题进行分析，并提出相应的改进策略。

1 社区卫生服务中心辦公室档案管理工作中产生的问题

1.1 档案归档材料移交与分类方面有所欠缺

根据当下办公室档案管理实际情况，发现一些档案缺乏系统的分类并且档案的目录不全面，不利于档案资料的查找工作。比如业务科室将年度档案移交至档案室的资料过于笼统宽泛或者缺失，导致归档人员对档案移交的分类和整理不够明确，造成归档不到位现象。如果在医疗服务工作中需要及时查找一些必要的资料时，因为目录不全、分类不规范而导致查找时间过长，那么很有可能会给相应的工作开展造成影响。档案材料分类不规范，移交缺失成为影响办公室档案管理工作效率的因素之一。

1.2 档案管理信息库建设还需完善

随着网络时代的发展和信息技术的普及，对当下改进档案管理方法提供了更先进的技术手段，完善的办公室档案信息库是做好办公室档案管理工作的基础。目前，我区医疗卫生单位建立了办公室档案管理信息库——通过比特软件对档案进行管理。但对电子档案的认识和做法基本没有先一步的行动措施，对电子档案缺乏统一的管理和资源整合，同时，许多档案信息并没有被录入到信息库当中，一些情况变动并没有进行定期的更新，信息库记载的信息不够全面，这些对单位开展各项工作会产生一些影响。

1.3 档案管理工作被重视度有所欠缺

卫生计生工作直接服务的对象是人，让患者满意、让职工满意是我们的服务目标。社区卫生服务中心在开展卫生信息化、家庭医生制服务、分级诊疗、卫生人才队伍建设等方面投入了大量的人力、财力。医院以医疗服务为根本任务，繁忙的工作或多或少导致领导对档案工作的忽视，又由于长期以来社区卫生服务中心为非重点档案登记单位，其档案工作缺乏严格的考核，渐渐地形成了一种档案管理工作可有可无的模糊认识。

1.4 对档案管理的安全性有待加强

由于对档案管理工作的不够重视，间接导致了对档案的保密管理和安全管理有所忽视。一些单位的纸质档案的存取缺乏详细的记录、纸质档案的存放也没有加锁。档案室硬件设置并未达到良好的标准，如档案库的采光、通风、温湿度、洁净度等方面存在着多方面的不足。

2 改进办公室档案管理工作的策略

对医疗卫生单位来说，档案是一笔无形的潜在的财富。利用与时俱进的管理思路、先进的信息技术对办公室档案进行合理的规划和共享，建立完善的档案管理制度，不仅能提高本单位的工作效率，还能够促进单位卫生事业的良性发展。

2.1 建立更加完善的办公室档案管理制度

通过构建完善的办公室档案管理制度对进一步规范办公室档案管理工作有十分重要的意义。一个完善的确实可行的档案管理制度要有详细的档案管理细则，包括档案管理的归类、收编、检索、核对、分工以及人员配备等，做到职责明确、交叉监督。通过制度约束，在日常管理当中工作人员严格执行相关制度，可以在实际操作当中更加合理有序，对档案的整理也更加规范，通过互相监督，减少错误的发生。随着信息化的发展，我们还可以采取档案管理的双重归档制度，也就是纸质形式的档案和电子形式的档案同时进行归档，通过两种方式的并存来适用于不同资料的归类，进而提高资料查找的效率及准确率。

另外，单位当中的各个部门和科室之间也应当参与到档案管理当中，配合办公室档案管理者做好档案的收归整理工作，确保信息的准确性。档案管理者也应关心并指导各部门、科室的存档工作，提高大家的档案意识。

2.2 及时配备和更新档案管理工作所需的软硬件设施

为了提升办公室档案管理的效率，配备一些能够提升档案管理工作水平的现代化设备是必不可少的。办公室档案信息库的建立离不开相关设备上的资金投入，为医疗卫生单位的档案管理提供必要的物质保障。在购入相关设备之前要对档案管理的整体情况进行分析，确保设备对于改善档案管理工作所起到的积极作用。有条件的情况下，开发一种扫描仪，在对各科室部门的档案等信息资源进行扫描即可有电子条目录入的基础上，构建一个统一的信息检索平台，方便各部门工作人员进行查找，一方面达到本单位内部资源共享的目的，进而提升资料查找效率、节省单位人力物力，另一方面方便档案管理人员对业务科室开展工作内容的及时知晓与目的性地了解。

此外，纸质档案的存放管理有着一定的特殊性，档案管理室应配备相关设施确保档案存放质量，做到防潮、防盗、通风、防火等措施到位。

2.3 办公室档案管理者应当转变工作观念、提高安全意识

前面提到由于医疗卫生单位的行业特殊性，其社会效益为工作的重中之重，逐渐形成对办公室档案管理工作的忽略，也就对档案管理缺乏相应的投入和改进，而档案管理者受其影响，对档案的管理也会产生懈怠的态度。要做好办公室档案管理，那么档案管理者就应当转变工作观念，热爱档案管理事业，做到忠于职守、遵守纪律；积极主动地开展横向联系，加强与各部门的协作，认真完成相关档案的整理工作，确保信息记录的准确性和及时性。

与此同时，作为办公室档案管理者，更应该注重档案的保密管理，提高档案管理的安全意识，确保办公室档案的保密性和安全性。在实际工作中，医疗卫生单位的办公室档案通常会涉及到职工隐私、三重一大等重要资料，档案管理者都應道高度重视档案的保密性和安全性。不管是纸质档案还是信息系统里的电子档案，办公室档案管理者都应当遵守有关规定，树立高度的安全意识和保密责任感，对经手的信息做好保密工作。只有不断强化办公室档案工作者的责任意识，才能够更好地为本单位开展医疗卫生工作而提供有力支持。

2.4 培养档案管理人员，提升综合业务水平

面对瞬息万变的时代，适应新形势、学习新技术，不断提升档案管理的专业水是必不可少的。凡是从事档案工作的人员都要定期参加有关培训，在学习交流中提升自身综合职业素养。培训部门举办培训的同时，开展多样化的培训形式，提高培训质量。其次，档案从业者要不断提升计算机技能，避免因计算机操作上的失误而导致档案录入错误或者信息的丢失泄露。在掌握档案管理工作的专业知识积累和必备技能的基础上，我们还要对相关法律知识有所学习和掌握，保持对档案泄露有足够的警惕性，高度重视纸质档案以及档案信息库的安全系数。

同时，医疗卫生单位应当适当的保持办公室档案管理工作队伍的稳定性，给予档案管理人员一定的时间进行业务水平的提升，避免频繁调动造成的工作效率低下。

3 结语

随着我国社区卫生服务事业的不断发展，单位的管理水平也不断提高，作为单位管理的重要组成部分的办公室档案管理工作，也应当受到各方关注。我们应该积极应对和改进当下办公室档案管理中存在的不足，结合新时期的信息技术发展，在不断完善相关办公室档案管理制度的同时，加大现代化的投入，完善的档案管理信息库，开创档案管理工作新格局，从而更好地为适应新形势下社区卫生服务事业的发展需求服务。

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