浅析新形势下档案管理工作的规范化

杨焕英

摘 要：随着档案规模化的扩大，对档案的管理工作显得尤为重要，本文主要通过对新形势下的档案管理工作的规范性进行探讨，档案管理的核心目的是对档案管理根据一定的规范进行管理，在此基础上，突出此项工作的核心，尽力保证档案管理是处于一定的规范下进行，使得对资源的管理和利用显得更加有据可循。本文主要就当前档案管理的工作的重要性进行了大概的说明，只有通过对管理方法的改变才能使得档案管理真正成为单位前进的参考。

关键词：档案管理；规范化；新形势；工作内容

对档案进行规范化的管理是档案管理的核心内容，也是衡量信息管理的优劣的标准，没有规范性的管理对后继的资料查询的难度大大增加，档案管理人员都是朝着管理更加模块化和规范化的方向发展。然而由于某些单位对档案管理工作的重视性不够高，没有充分意识到档案对一家单位的重要性，使得单位员工对档案管理的工作没有投入过多的时间，使得前期建立的档案并不能对后来的数据查询管理提供太大的帮助，档案是代表了一个单位发展历程的见证者，对以后的发展也起着重要的参考作用。没有对档案进行管理的单位也将造成严重的资源浪费，使得后期的发展没有前期的发展做技术参考。

1 对档案进行规范化管理的重要性

每一个有发展前景的单位都有一套完善的档案管理的方法，由于档案管理是一个单位的总体工作设计的参照标准，因此单位的运营者需要对档案的管理投入更多的注意力，使得员工对单位的档案管理进行优化设计，实现管理方法的科学性，并持续对外界的先进的管理方法和经验进行吸收和借鉴，对单位的管理方法进行符合自己单位特色管理方法。

由于技术的发展，使得档案的管理工作也逐渐转向技术化的管理模式，技术化的管理方式的出现使得对管理中存在的缺陷和可能造成的错误的概率进行了大幅的降低，减少了由于工作的复杂性而造成的纰漏。然而由于目前单位决策者对单位档案管理的重要性没有充分的意识，使得外界先进的经验没有进入管理团队，使得管理工作的信息化没有充分的张开，又有对档案管理的信息化的忽视，使得对档案管理的设计进行造成了一定的阻碍。为了解决类似的问题，需要对档案管理的工作进行一系列的优化，着力推动档案管理向信息化的方向发展，尽力减少由于人力误差造成的管理错误，对管理工作的合理性和规范性进行要求。

2 加快现代化进程，实现档案工作的规范化

加强档案管理工作的现代化是很有必要的，是新形势下档案管理的必然趋势。随着信息化在社会中的不断深入，各种现代化技术已经深入到人们工作生活。这些技术不仅能够极大的提升工作效率，甚至能够颠覆传统低效的工作模式。将现代化技术引入档案管理工作中是一种很好的选择，这不仅能够提升管理工作的效率，还能够很好的保障档案管理的质量。首先，在档案管理工作的展开中可以更多的引入信息化技术。其次，许多实用的管理软件可以很好的提升档案管理工作的效率，这不仅是档案管理现代化的体现，这也能够拓宽档案资料的范畴，让更多有价值的档案资料能够得以留存。此外，在档案资料的利用上也可以很好的引入现代化技术，这不仅能够实现档案资料的充分共享，也能够让这些有价值的资料更好的发挥其社会效益。现代化技术的引入不仅会颠覆传统的档案资料的管理模式，这也是新形势下档案管理的必然发展趋势。

3 目前档案管理工作的现状和其中存在的问题

3.1缺少一套完善的系统化的管理模式

由于档案管理的工作量过大，且其中蕴藏的结构相对繁琐，因此如果单纯依靠人工进行分类整理管理工作的话，势必会造成一定的工作误差的产生。当今世界是一个信息化水平高度发展的社会，大量的人工进行的工作将会逐渐被淘汰，因此单位在进行档案管理的工作时，需要将信息化管理加入到管理的工作中，但是由于目前的信息化的管理水平相对较差，使得利用信息化的管理手段也同时存在以下的問题：由于对档案管理进行研发的投入不够大，使得和管理工作相匹配的硬件设施跟不上，对目前先进的管理模式不能很好的适应，因此为了使得硬件设备能够跟上管理的发展节奏。

其次，由于软件单位对信息管理模式的软件研发的投入不够大，使得目前市面上流通的软件都已经被时代淘汰，之前的设计软件是根据以往的管理模式编程的，在当时可能很先进的技术在目前看来还是存在很多的缺陷，使得对目前的管理方法不能共同工作，对目前的信息管理工作的发展造成了一定的的阻碍，落后的软件也对信息的查询有很大的困难，使得信息的管理对今后的适用没有帮助。由此可见，在当代的管理技术发展还相对落后的前提下，对档案管理不能一味的采取过去的不合时代发展的管理软件进行管理，对档案管理进行信息化的建设需要找到能够适应目前社会发展的信息系统帮助完成，由于当时的硬件和软件的发展不能完全满足时代的发展，因此需要投入更多的资金进行软硬件的研发工作，只有加强了基础设施的研制，才能为后来的管理水平的现代化提高前提条件。

3.2目前的信息管理缺乏一定的时效性

目前的社会讲究的是工作的时效性，只有信息管理工作的时效性得以解决，才会真正推动信息化的管理进入发展的正常水平。然而由于目前对信息化的管理工作没有足够的规范，使得信息管理的内容与实际问题的解决所需要的信息可能有一定的误差，而出现的误差的原因主要在以下几个方面有充分的体现：首先，由于单位整体对信息化的管理模式的接受程度不是很高，使得负责信息管理的工作人员没有对自己的工作没有充分的认识。员工工作态度的消极使得工作的进行收到一定的阻碍，对信息化管理的现代化的进程造成了一定的影响。

另外由于目前负责管理的工作人员的负责的管理职责并没有那么明确，有些工作人员甚至是其他的岗位的员工进行的偶尔兼职做信息管理的工作，因此，使得信息管理的工作的时效性明显降低，使得有些工作的档案信息管理没有在最短的时间内做好归档工作，这直接造成了档案管理的延时性，对档案的管理模式的建设造成了一定的阻碍，这种管理模式不仅对企业的发展造成延迟，更使得单位对外界信息的接受大大降低的现象的发生，对整个单位的工作效率的影响也非常大。

3.3负责档案管理的工作人员技能水平跟不上时代的发展

虽然单位对所有的信息化的档案管理工作提出了管理理念，但是由于真正负责的员工的工作能力不能够完全胜任这份工作，对信息化的管理模式不能够更加清楚的认识，使得单位的信息化的管理造成了一定的阻碍。目前在大多数的单位中负责信息管理的员工不能充分的认识到信息化管理模式对单位发展的巨大好处，使得对档案进行的规范化的管理遇到了很大的阻碍，并且在现代技术的角度看，虽然目前总体的技术的发展速度较快，发展的水平也较高，但是由于一直对信息的管理的投入一直都较低，因此，目前的先进科技能被转化为信息管理的方法的东西目前还比较少，并且單位没有投入经费使得管理人员对这类的管理方法进行培训学习，使得管理人员对专业性的管理方法不能掌握。因此这就需要单位对信息的管理投入一定的经费，派遣管理的员工对这类专业技能的培训进行参与，使得整个单位的整体员工管理水平得到较大的提高。

4 适应新时代的管理规范化的措施

对于不同的单位来说管理方法并不是一样的，由于管理方法与各个单位的具体情况与后者直接的关系，因此在制定管理方法的时候需要根据单位的具体情况进行具有单位特征的设计，使得新的管理方法能够完全适应单位的需求。在对档案管理的方法的使用过程中，需要注意对方法的及时更新，单位的发展状况进行实时的调整，并且需要对档案管理人员进行一系列的约束，使得他们能够兢兢业业的完成管理工作。其次，单位的管理决策者需要及时了解管理工作的更新动态情况，使得档案管理人员及时对档案管理的方法进行适当的调整，并且对当前单位运营情况的发展状况及时对管理方法进行更新。

5 结语

由于技术的发展速度十分迅速，因此在进行管理的同时需要注意外界的新方法新技术的更新，对新的方法进行学习，并且由于一些档案的特性比较特殊，管理人员需要仔细筛选这些档案进行分类的管理。单位的管理人员要不停的提高自身的素质，使得单位通过资料的管理对单位的总体能力进行提高。

参考文献

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