刍议公路系统档案管理水平提升路径

张夏玲

摘 要：在公路系统建设中，公路系统档案管理无疑起到至关重要的作用，然而就当前我国公路系统档案管理工作现状而言，仍有诸多问题存在，现状不容乐观，这无疑給我国公路系统档案管理水平的提升实现了严重阻碍。因此，本文结合笔者实际工作经验，就提升公路系统档案管理水平的有效路径展开了探讨，以期为同行业者提供一定参考。

关键词：公路系统；档案管理；水平提升；路径

随着进入到信息化时代，档案的重要性得以不断凸显，已然成为人们信息获取的主要来源之一。公路系统档案既能够对公路行业的管理能力进行有效反映，又可以为公路行业管理工作提供有力的依据，它所记载的都是公路行业真实的发展历史，对公路行业的发展有着不容忽视的重要意义。但是，档案管理工作在公路行业发展过程之中，常常容易被忽视掉，因此，为了保证公路系统档案的真实性及完整性，就需切实做好档案管理工作，提升档案管理水平。

一、当前公路档案管理工作中存在的主要问题

伴随市场经济及科学技术的不断发展，我国公路档案管理也搭上了科技的列车，融入了电子化的管理方式，在较大程度上促进了公路档案管理工作的进步与发展。然而，其中仍有一些急需解决的问题存在，给公路档案管理工作稳定、长远发展形成较大影响。

（一）重视程度缺乏连续性

近些年来，我国公路系统档案管理工作得以大范围开展，提高档案管理标准化及规范化成为了工作的重点。可以肯定的是，公路系统档案管理在国家的号召下，得到了空前的关注度，档案管理部门也为此进行了短、长期奋斗目标的设置。[1]但是，就目前现实情况而言，部分单位在短期目标实现了之后，出现了一种自满、骄傲的情绪，如此自然而然就引发了管理松懈等问题的出现，进而极大影响长期目标的实现使之难以确切落实。各级领导由于档案管理不能很快获得成效，便逐渐降低了对档案管理工作的重视程度，愿意在此项工作上所投入的人力、物力、财力也随之下降，从而导致了公路系统档案管理工作边缘化、淡化等问题。同时，一些单位受职数、编制等方面限制，专业技术人员短缺，进而很大程度上影响了档案管理业务水平及工作质量地提升，严重阻碍了档案管理的良性发展。

（二）收集归纳缺乏全面性

公路系统档案含有音像资料、实物档案及数据资料等，然而由于如今许多单位未能充分重视档案管理，致使单位的档案管理人员也认为只需确保数据的质量就行了，进而仅关注于数据资料信息本身，忽略了整理与归档音像资料及实物档案等工作。如此一来就导致了在音像资料与实物档案收集过程中，对信息资源无法实现完整的收集，甚至出现信息资源被留置于某一档案管理人员手中的情况，若是单位出现岗位调动，则可能造成诸多档案信息的遗失。[2]此外，我们不难发现当前一些单位档案管理室中，电子档案建设滞后，管理设施不够健全，很多信息档案都无法及时纳入到档案室，加之管理者操作电脑的能力缺乏，这些都导致了档案丢失风险的进一步加大。

（三）队伍建设缺乏长期性

长期以来，我国公路系统档案管理工作多由办公室人员进行负责，这难免会给档案管理工作的发展形成一定影响。因为，我们知道相对而言办公室人员变动更为频繁，这就致使了公路系统档案管理者难以固定。新人对档案管理业务缺乏熟悉，再加上缺少相应的培训活动，进而导致了档案管理人员在实际工作之中缺乏规范性，无法有效的展开档案管理，档案的收集、归纳无法做到统一，档案管理工作的效率及质量无法得到有效保障。同时，公路系统档案管理人员收获和付出的较大偏差，也加大了人员的流动性。

二、公路系统档案管理水平提升路径分析

（一）加强经常性教育提高认识

正所谓，“思想决定意识，意识决定行为”。要想做好档案管理工作的首要前提，就是具有良好的档案管理思想。因此，公路系统档案管理部门的领导一定要对档案管理工作的规范化给予高度重视，使档案移交等过程尽量避免，保证档案管理过程的合理化、科学化、有效化，切实加强档案部门文件管理的超前控制。同时，为保证领导者将自身模范带头作用充分发挥出来，须积极开展和档案管理相关的教育活动，使相关者的重视程度得以提升。我们要知道，唯有保证领导者对公路系统档案管理足够重视，方可上行下效，进而让每一个档案管理人员对自身工作都能怀有高度的责任感、使命感以及积极性，从而实现档案管理水平的提升。

（二）档案管理工作要规范

众所周知，档案收集、整理、立卷、归档是档案管理工作最根本的基础工作。要想规范档案管理，首先要根据单位实际情况按国家规范制定分类大纲和归档制度，包括文书档案和科技事业档案，便于本单位档案收集、整理、保管、利用。其次是要制定定期归档的部门整理归档制度，完善档案人员管理体系，从上级机关到基层单位都指定分管领导专门负责，各科室部门各基层单位要设立专兼职档案员，负责日常文件资料的收集整理，做好立卷归档工作，并及时规范纳入综合档案室。同时要求档案人员要明确自身职责，认真细致地鉴别和整理相关文件信息资料，确保档案真实性、完整性和规范性，提高档案利用效果。

（三）健全档案信息化建设

档案信息化建设是加强和规范档案管理、提高办公效率的重要环节，编制或使用适合单位实际的档案管理软件，从文件登记收发、审批、传阅、承办、整理、归档全部纳入信息化，即节省人力物力，减轻档案人员归档工作量，又规范了档案管理，实现纸质文档与电子文档的双渠道档案管理。我们知道，档案信息建设离不开计算机信息技术的支撑，而计算机网络本身便具有着诸多不安全及不稳定因素，所以断电、病毒入侵与硬件等方面的防御工作是一定注意的，作为公路档案管理人员须要熟练掌握这些应对措施，进而使档案信息受到的安全威胁得以有效减少。[3]同时，需及时更新、升级、完善档案管理部门的办公设备和软件，对电脑硬件进行定期的检测与维修，切实做好计算机系统的防护工作，从而为公路档案信息化建设保驾护航。

（四）提升公路系统档案管理人员素质

在新时期下，载体的多样化、设备的更新等，与科技相关的事物越来越多，这就对公路系统档案管理人员的专业素质提出了更多、更新、更高的要求。其既要加强档案管理知识的完善，又要持续扩大专业相关的涉及面，做到与时俱进。在掌握有一定计算机专业技能的前提下，还应具有一定程度的外语交流能力，这既是新时期下公路建设项目的需要，又是档案管理工作对从业者提出的必要条件。同时，为了确保公路系统档案数据管理工作始终能坚守正确的政治方式，不受不法分子的利用、威胁，档案管理人员还须不断强化自身政治素养。而要做到、做好上述这些方面，除了公路系统档案管理人员自身的努力学习之外，单位方面也需不断加强档案管理工作人员的相关培训工作，通过双方共同努力，进而实现公路系统档案管理水平的显著提升。

三、结语

总而言之，在公路系统建设之中公路系统档案起到不可替代的重要作用，要想实现档案管理水平地有效提升，就须对当前公路系统档案管理中存在的问题进行分析，进而找出提升公路系统档案管理水平的可行路径，将这些问题有效解决，从而促进我国公路行业的可持续发展。

参考文献

[1]任祥凤.数字化背景下公路系统档案管理研究[J].办公室业务，2017（6）：130-131.

[2]许泽宁，黄学文，肖利君.浅析蚌淮高速公路档案管理系统[J].中国交通信息化，2017（9）：30-34.

[3]王玮瑛.公路档案管理工作探讨[J].经济技术协作信息，2017（7）：20-20.