试论医院人事档案管理优化研究

武洁 于楠 温鹏

摘 要：随着社会的不断发展、科学技术的进步以及用人制度的改革，我国人事档案管理也受到了明显的影响。档案管理一直以来都是医院日常工作管理和正常運行的重要内容，尤其人事档案管理不仅是医院人力资源管理工作的重点，还是医院内部实现人才合理配置、培养及内部升迁调动的主要依据。本文主要针对目前我国医院人力资源管理及档案管理的特点，探讨医院人事档案管理模式及策略的创新思路，现综述如下。

关键词：医院人事档案；管理问题分析；管理优化

人事档案管理工作理念就是“以人为本”，并将人事档案管理人员的素质及能力的培养作为人才培养的基础，再依据医院的日常工作特点及发展的要求进行人才的引进、并实现人才资源合理配置。然而，目前我国医院在人事档案管理方面仍较为落后，并没有随着社会经济的进步而及时更新，所采用的传统管理方式效率低下、已经不能适应目前医院发展的需要。因此，在医院人事档案管理工作中积极进行管理思路的创新和探究，对促进人事档案管理工作的现代化进程和医院的可持续发展非常必要。

1.医院人事档案管理简述

医院人事档案是以个人为单位，记录和反映个人经历和德才表现，在人才引进和管理过程中形成的，以备查阅的文字性材料。其形成过程是医院人才体系建立过程的映射。对医院来说，要想准确把握发展契机，提升医院发展潜力，必须加强医院人事档案管理。

2.医院人事档案管理现状分析

2.1档案资料的真实性和完整性有待考证

人事档案是一种文字性记载，对个人身份、经历等方面做了详尽的记录，与个人工资待遇、组织关系紧密联系，具有法律效应，是记载人生轨迹的重要凭证。在记录档案过程中，因为涉及的信息大部分是过往资料，一方面填写过程中由于书写错误或不规范等原因造成信息不准确，另一方面信息收集过程中由于时间差异导致信息不完整，使人事档案的真实性和可靠性下降。

2.2档案管理制度滞后，与医院发展不协调

现行人事档案管理缺乏应有的发展活力，另外人事制度改革步伐较为缓慢，不能很好地适应经济体制改革的要求，而医院人事档案管理改革步伐较之更为缓慢。在医疗卫生事业快速发展的今天，社会医疗卫生人才需求量不断增大，人才流动性也逐渐增强，合理的人才流动不仅有利于医院人才储备的更新，还有利于医院的快速健康发展。但由于医院人事档案管理制度较为落后，档案管理未纳入考核标准，管理考核机制不健全，这在一定程度上制约着人事档案管理工作的开展，影响着医院整体管理水平的提高。

2.3档案管理手段陈旧，信息化程度较低

人事档案可以记载每个人的成长经历和思想发展，展现个人家庭情况和专业情况等，是个人信息的存储库。因其内容涉及个人隐私，因此档案管理需要专人专管，单独存放。此外，档案信息收集时间相对较长，管理工作量较大。在此背景下，利用计算机管理医院人事档案成为一种趋势。但医院人事档案管理信息化水平普遍较低，传统手工录入与整理信息现象仍普遍存在，缺少完善的管理软件和网络环境，这不仅不利于档案管理的信息化进程，不利于管理水平的提高，还易出现错误，降低了档案的真实性。另外，各个单位、地区使用的档案管理软件版本不一，软件之间兼容性较差，使得数据无法汇总，信息资源不能共享，造成资源浪费严重。

3.医院人事档案管理优化研究

3.1转变思想观念，优化档案管理措施

在科学技术飞速发展的今天，医院档案管理水平较以往有了很大程度的提高。但索引目录和检索案卷目录仍为档案管理的主要方法。随着人们对档案管理认识的不断提高，电子储存与检索、现代化档案管理已被越来越多的人所接纳。故首先应提高医院管理者对档案管理的认识，明确档案管理的重要性，从医院领导干部到具体档案管理人员要跟上时代步伐，更新管理理念。其次，各级领导干部应深刻领悟相关文件精神，进一步加强对人事档案管理工作的指导，突破传统管理模式，立足于人事档案资源的开发与利用，充分发挥人事档案管理工作的优势，加大宣传力度和资金投入，为人事档案的现代化、信息化创造条件。

3.2建立健全医院人事档案管理制度

管理制度是人事档案管理工作顺利进行的重要依据，能保证人事档案管理工作的正常开展。制度建设既要适应社会主义市场经济体制下的人事制度改革新形势、医改新政策，又要遵循人事档案工作自身的发展规律，实行人事档案的社会化管理体制，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案管理制度更加完善和行之有效。只有将管理制度与社会现状联系起来，才能建立更加有效地人事档案管理系统。

3.3加快推进医院人事档案管理现代化、信息化建设

人事档案现代化、信息化管理是一个系统工程，包括档案信息资源的有序整理、信息网络的建设、信息技术的应用、档案信息与其他各类信息的综合集成管理、档案资源开发利用的信息化等多方面内容。人事档案现代化、信息化管理是医院管理工作发展的必然趋势。在人事档案管理信息化进程中，需要将计算机作为辅助工具，利用计算机、扫描仪等多种现代化仪器对人事档案信息进行录入，并把图片、视频等音像资料变成数据资料，使书面档案和数据档案并存，方便查询。信息化档案管理作为一种有效的现代化人事档案管理方式，不仅在医院人事档案资料利用上，还在医院档案工作人员工作效率与质量上发挥了不可忽视的作用。实施医院人事档案信息化管理，不仅能够有效解决传统手工档案管理模式中存在的不足，还保证了医院人事档案管理的真实性、合理性与实效性，在促进医院合理、快速发展中具有重要意义。

3.4加快医院人事档案管理队伍建设

强化医院人事档案管理工作，就要从强化档案管理工作人员的管理意识、业务能力、创新思维等方面下工夫。首先，在档案管理者选择上要以人为本，挑选具有良好综合素质、有一定现代科技知识水平、有较强获取信息能力的高等院校毕业生，为人事档案管理工作添砖加瓦；其次，对档案管理者进行定期业务培训、宣传教育，提高其认识和工作水平；最后，加强档案管理人员职业道德建设，提高其档案信息保密意识。

4.结语

人事档案是对每一位员工的表现、经历等的记录，是每一个单位和公司都有的东西，人事档案的记录、保存、管理的好坏会影响到整个单位的发展。医院的人事档案也不例外，这对于医院的人才管理和培养、医院的进一步发展等都有着比较大的影响，所以医院的人事档案管理问题一定不能疏忽。同时还要结合时代的发展，不断的在发展中寻找不足，逐渐完善整个人事档案管理系统，这样才能保证医院的竞争力不断增强。

参考文献

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