基于微信的高校档案信息服务探析

尹允

摘 要：本文首先分析了将微信运用于高校档案信息服务当中的可行性；其次，对于微信运用于高校档案信息管理当中的现状进行了阐述；第三，为微信运用于高校档案的管理现状中存在的问题提供了解决策略。旨在为高校档案信息管理工作添砖加瓦。

关键词：微信；高校档案；信息服务；推广；策略

随着科技的发展，我国的教育事业也更上一个台阶，所以将科技应用于高校档案信息管理服务当中是非常不错的选择。高校档案信息管理工作是高校工作中非常至关重要的一项，它涉及到全体师生的个人信息，将高校档案信息服务管理工作做到精准化、快速化、多元化，有助于更好的利用高校档案信息。近几年，微信作为一个新兴媒介，在人群中，在社会当中越来越火，那么借助微信平台来推广高效的档案信息服务文化是很好的一种传播档案文化的方式。同时借助微信平台的便利化和可视化管理档案，可以为高校广大师生们提供更好和更便捷有效的服务。

1 将微信用于高校档案信息服务的可行性

1.1 用户优势

微信在全球拥有11亿的用户，所以它已成为人们日常交流当中不可或缺的聊天工具，那么将微信应用于高校档案管理当中，不管是二十多岁的学生，还是五十多岁的学校的老职工，都可以成功的运用微信去查阅自己相关的档案。微信与其他的聊天app相比，推广更普及，使用人群更多，所以它拥有了庞大的用户优势，将微信用于高校档案信息服务中具有极大的可行性，正如食品一样，微信可以说是“老少皆宜”。

1.2 传播优势

微信是一个通讯的app，它与短信、微博等通讯的app相较，具有更加丰富的内容，比如它会以图片，文字，音乐等各种多样化的形式来展示自己的信息。语音输入是非常重要的一项内容，对于大龄职工来说，打字很费时间，语音可以在很大程度上帮助他们减少时间的浪费，因此，微信不仅仅是提供一个广阔的推广档案文化的平台，也使得档案的形式更加的多样化，丰富化，便捷化。

1.3 推广优势

微信的推广具有极大的优势。因为微信从一开始的用户注册，到后面所有的使用都是免费的，用户只需要开通移动数据流量套餐就可以免费使用微信，所以微信深得大家的喜爱，花费较少成为推广微信用于档案管理之中的极大优势。另外，微信公共平台是腾讯公司提供的一个较好的传播平台，在高校当中可以提供四六级成绩查询，还有每学期的期末成绩查询，也可以在校长信箱匿名留言，参加一些线上活动，比如线上读书会，联谊等等，所以微信在高校中得到了极大的推广。

2 基于微信的高校档案信息服务的发展现状

据调查显示，微信的高校档案信息服务的发展现状不容乐观。

目前只有三家高校档案馆开通了微信的公众号服务平台，并且阅读的人数较少，因为高校的学生平时不会去查阅档案信息，而只有在自己遇到着急事情的时候，才会想要第一时间去获取关键的有效信息，但是这种高校档案应用于微信的风气目前尚未形成规模，并且线上阅读人数较少，加上工作人员的疏于管理，给广大的师生在查阅个人信息档案的过程中带来了极大的不便，由此我们可以看出，将微信用于高校档案信息管理工作当中存在很多的问题。另外在高校档案微信平台当中，都只是提供一个进入网页的链接，所以很多用户的意见得不到极大的反馈，留言功能的缺失，使得用户想提意见都没有平台。

还有就是在高校档案微信平台当中，功能比较少，档案分类也不清晰，很多用户无法获取有效的信息，所以高校档案微信管理平台并没有发挥其真正的作用，而只是停留在传统的档案管理层面，仍然不能够满足广大用户的正常需求。

3 基于微信的高校档案信息服务的改进和推广

将微信运用于高校档案信息服务当中是很新奇的一种想法，这种比较新奇的、大胆的尝试，在高校当中必然很少见，所以更需要在推广当中谨慎化、准确化，这也更需要高校师生的共同努力。笔者认为，将微信用于高校档案信息服务工作当中，应该从以下的三个方面来进行改进：

3.1 主动服务

档案管理是一项很繁琐的事情，那么将微信运用于高校档案信息管理服务工作當中，也肯定需要花费更大的精力和时间，所以在档案管理过程当中需要档案管理工作人员耐心细致的将档案进行归类，并及时准确的传送到微信平台。另外，包括档案管理的一些信息发布也应该及时化，档案管理工作人员可以定期的向师生发送一些关于档案的资讯，让全校师生积极主动的去了解档案文化。

3.2 生动服务

档案管理工作人员可以在制作档案资讯的时候，添加一些图片或者音频使档案更加的生动化，这样师生在阅读档案的时候就不会觉得枯燥，从而产生对档案的兴趣。另外，档案管理微信平台也可以提供人工语音介绍服务，对于一些不喜欢看文字的用户而言，是一个极大的福音，同时，这也为档案微信平台的发展提供了多样化的程式，进一步说，是为微信档案用户提供了较为优质的服务。

3.3 及时服务

档案微信管理平台可以提供及时性的服务，因为用户都会在第一时间想要获取自己需要的档案信息，所以微信平台要及时为用户提供急需的资料。档案微信管理平台在为用户提供资料的同时，可以考虑人工服务，或者自动回复功能等功能为用户节省时间，微信平台可提前编辑好用户可能会常碰到的问题，让用户第一时间获取有效信息。还有档案微信管理平台要积极的去完善评论留言这一模块，将用户的意见或建议积极的采用，在用户提出问题的时候，积极的回复用户的评论。这样不仅是用户较为满意，也会使档案微信管理平台的程序更加的完善。

4 结语

将微信用于高校档案信息管理当中是非常有价值的事情，但同时也存在着巨大的难题，所以这是一项持久而又需要坚持的工作，需要广大师生的共同努力。另外，不仅仅是微信，将其他新兴媒介用于档案管理当中，也是好的可行性途径。

参考文献

[1]王瑶.微信与微传播.新媒体研究2013（2）.

[2]党昊琪.从传播学角度结构微信的信息传播模式.东南传播2012（7）.

[3]单晓彤.微信传播模式探析.新闻世界2012（2）.

[4]方志鑫蔡莉白.从传播学角度看微信的兴起。科教导刊2012（2）.

[5]黄浩波.微信应用于档案信息服务的探讨.图书馆学刊2013（3）.