加强基层政府部门档案信息化管理探析

尹章

摘 要：基层政府部门因日常工作较为繁杂，如果能使用信息化的方式，就能显著提高办事效率。所以基层政府部门在今后的工作与发展中要顺应网络信息时代的要求，加强档案信息化管理，满足人们的信息需求。本文将从加强基层政府部门档案信息化管理的重要性着手，探讨几点工作策略，促进基层政府部门有序发展档案事业。

关键词：基层政府部门；档案管理；信息化；工作策略

在计算机技术、网络技术、信息技术等高速发展和更新的新时代，多个行业与领域都快速向着网络化、信息化与科学化的方向发展，基层政府部门的档案管理更应如此。但目前基层政府部门的档案信息化管理工作较为滞后，缺乏对先进信息技术的利用，不仅浪费时间和精力，效果也不尽如人意。鉴于此，如何加强档案信息化管理是摆在基层政府部门档案人员面前的重要课题，必须加强研究。

1 加强基层政府部门档案信息化管理的重要性

档案信息化管理的宗旨在于为基层政府部门提供决策服务，为经济建设与政务管理提供服务，为档案信息需求者提供服务。在经济社会高速发展的形势下，信息技术在基层政府部门得到广泛应用，而其档案管理工作的政治性较强，不仅数量大，且内容多，采用传统手段极易发生失误、错误的现象，出现漏洞，制约档案工作的改革进程，实行信息化管理则能提高基层政府部门档案工作的有效性，使其更有效地开展其他工作。同时，信息化管理有助于基层政府部门实现对档案的分类管理，帮助有需要的人快速查找所需资料和信息。传统的档案管理是人工完成，查找时费时费力，容易混淆档案资料，而加强档案信息化管理就能有效解决这些问题，依托计算机与网络检索关键词，提高档案利用率[1]。此外，档案管理的人工模式很有可能引发档案保存不当、遗失等问题，影响基层政府部门档案资料的真实性与完整性，利用信息技术就可减少档案人员工作量，提高工作效率，保证档案管理质量。

2 加强基层政府部门档案信息化管理的策略建议

2.1 重视接收并管理好电子文件

在传统观念的长期影响下，基层政府部门的档案信息化工作主要是通过扫描录入纸质档案来实现，对于政府信息公开政策的实施就要求基层政府部门从源头狠抓档案信息化管理工作，通过接收电子文件的方式改进档案管理。但电子文件的数量在最近几年成倍增加，政府公开信息最主要的一種形式就是电子文件，这就需要基层政府部门的档案人员重视接收电子文件，并将其管理好，促使档案工作和电子政务真正接轨，统一及时地归档电子文件。档案人员还应和基层政府部门协商，建立完善的电子文件接收机制，促成档案信息化管理和政府信息公开工作的有机结合，推动基层政府部门档案信息化管理进程[2]。

2.2 建立起高水平档案管理系统

档案原件与基层统计数据是基层政府部门档案管理工作的主要方面，而档案原件大多是上级机关下发到基层政府部门的文件，是上级机关指导基层工作的原始凭证资料，作用不可取代，尤其是大多数文件都是各部门联合发文，多个部门共同签署印章，要求基层政府部门务必要认真存档，这是其档案的基本组成。所以基层政府部门要全方位、多元化开展档案信息化管理工作，建立高水平档案管理系统，建立基层档案网站，使其成为档案多元化管理服务的有效手段。通过档案管理系统，通过基层档案网站，基层政府部门能为需求者提供信息交流平台，将国家政策、上级文件以及精神指示等需要公开的政府信息公布给大众，让有利用条件的各个部门依据自己的用户级别快捷查询政府档案信息，同时让档案信息需求者在网站平台留下问题与资料，由档案人员及时为其搜集更详尽的信息，做好档案整理和回馈工作，提高档案管理效率。

2.3 制定信息化制度与安全标准

在基层政府部门档案信息化管理的实现过程中，难免因标准的缺失而出现信息孤岛，引发信息安全问题，档案信息利用与共享沦为空谈。所以基层政府部门应注意制定档案信息化管理的制度标准、安全标准，为档案信息化管理提供保障。一般情况下，档案信息来源主要有电子文件、纸质档案的数字化转化信息，基层政府部门针对档案信息制定软硬件标准、存储格式标准、网页标准、元数据标准，强化软硬件的统一管理与通用性，不仅能确保在局域网、互联网中便捷传输、使用档案信息，还能规范档案网站的信息数据来源、编码格式，方便档案信息的传递、利用与共享。

当然，安全是基层政府部门档案信息化管理的重要内容，其安全标准的完善不仅涵盖档案信息的载体安全、内容安全，还涵盖档案记录方式、档案信息管理系统、档案网络、档案网站等的安全以及档案密级控制。基层政府部门局域网担负着对档案的扫描录入、著录文件、管理数据库、检索目录与全文等功能，只要局域网遭遇安全威胁，数字档案与实体档案都难以实现对基层政府部门档案信息的安全有效管理，影响档案的社会服务。不管是基层档案网站还是数字档案馆，都是为公众提供优质档案信息服务的关键渠道，其稳定性与安全性关系到大众对基层政府部门档案网站的信任与使用，所以制定档案信息化管理安全标准不但有助于维护基层档案网站的安全和用户访问安全、政府信息发布安全，还能防范外网风险，防范窃取秘密、非法扫描等政府局域网安全风险。

2.4 促进档案信息远程查阅利用

利用是档案管理的重要方面，发挥出档案信息化管理的优势，简化手续，远程查阅利用档案信息，方便大众利用档案，这是基层政府部门档案信息化管理的方向[3]。一方面，基层政府部门应注意促进档案信息的远程查阅利用，依据档案法、保密法以及政府信息公开条例等合理设定公开各类档案级别，针对明确公开的政府文件信息，基层政府部门应依据指定的标准图形、文件格式等将其发布到网站上，提高信息的标准化与规范化水平，明确网上政府信息具有的法律效力。基层政府部门档案人员可通过链接与本地化等方式整合档案信息资源，完善网站内容，对部分公开或与个人隐私有关的档案信息实行目录公开，提供远程检索服务，在确认用户身份之后允许其利用。基层政府部门要把握计算机、电视、电信融合发展机遇，向电视、手机等媒体拓展档案信息服务，完善服务手段。

另一方面，基层政府部门应促进档案信息的馆内查阅利用。针对不宜公开到网络的档案信息，基层政府部门应参照公开政府信息的程序，确认利用者身份，远程为其提供档案服务，把馆藏档案、已经公开的文件、政府公开信息整合到同一个阅览室，档案人员可辅助利用者查阅，或让其自助查阅，通过网络检索的方式取代手工查阅，用网络打印方式取代传统的原件复印方式，用数字档案取代纸质档案，加强档案编研，开发档案信息资源，围绕基层政府部门的中心工作提供优质档案信息，主动服务于地方经济与社会的发展。

3 结语

档案管理在基层政府部门中起着重要作用，关系到其各项工作的有序开展，在网络信息环境下加强档案信息化管理更是成为时代的要求。在实践中，基层政府部门的档案人员必须提高对档案信息化管理的重视度，重视接收并管理好电子文件，提高档案管理系统水平，并制定信息化的制度与安全标准，促进档案信息的远程查阅利用，真正发挥档案的作用与价值，助推基层政府部门顺应时代需要做好各项工作，提高职能水平。

参考文献

[1]侯仰森.档案信息化建设的风险管理探讨[J].科技经济导刊，2017（16）：232.

[2]董源.政府办公部门如何开展好档案信息化建设[J].兰台内外，2016（05）：33.

[3]杜叶.论基层政府部门档案信息化的有效建设[J].办公室业务，2016（19）：167.