浅谈档案利用工作存在的问题及改进方法

张雁

摘 要：档案工作的最终目的就是档案利用，档案利用工作在整个档案工作中居主导地位。目前，档案的利用工作存在着传统式的被动服务形式和不重视档案利用信息反馈的问题，现结合档案管理工作的实际，谈点肤浅的认识。

关键词：档案利用工作 问题 改进方法

1 档案利用工作的现状及存在的主要问题：

1.1 档案的时效性制约了利用工作

按照《档案法》的有关规定，档案至少要保存三十年才可以向公众开放。这样就使具有利用价值的档案失去了其利用的时效性，无法实现档案价值的有效地充分利用。另一方面，根据我国的档案管理制度以及各种相关的政策也是重保管轻利用，更一步阻碍了对利用工作的制约。据相关记载，我国档案利用出现过二次高潮，一是70年代末大规模开展的拨乱反正平反冤假错案，二是80年代中、后期知识青年上山下乡计算工龄，以及其后的大规模编史修志活动。此后档案利用工作进入了低谷时期，至今只是起到保存档案的作用。

1.2 社会公众利用档案意识薄弱

长时间以来，受到多种多样因素的影响，我们对档案信息这一潜在的资源认识不足，从档案利用者和利用目的来看，档案的现实参考价值没有得到足够的重视，这种潜在的价值可以产生巨大的社会效益与经济效益，却未被社会所广泛认识。由于档案自身的原因，比如封闭半封闭的状态、机密性、专门性等，使得社会公众对档案产生偏见，因此薄弱的档案意识会削弱档案工作的社会影响力，使得社会公众看不到档案所带来的社会效益，这远远不能适应社会主义市场经济的发展要求，档案的利用工作表现出了明显的滞后。

1.3 队伍建设结构不合理

档案管理人员大部分不是专业科班出身，业务能力和水平有限，有的档案工作人员是转行来的，对档案基础理论知识以及档案工作的各个环节的操作一无所知，知识结构出现断层，缺乏新的专业知识，缺乏现代信息网络化知识，缺乏创新意识，还是过去那种“收好摊子”、坐、等、靠、要的管理体制，主动服务意识薄弱，缺乏社会大众的认知，档案队伍素质结构不合理，尤其是年龄结构偏大，造成队伍建设不稳定，工作不主动、不积极，操作方式上的被动，档案利用工作总是等着利用者自己上门来查找，档案部门和利用者之间缺乏应有的沟通和交流。

1.4 档案利用服务手段落后

利用单位和利用者来查阅档案时，我们只是在登记表上填写单位、姓名、证件号码等最基本的内容，登记的内容非常简单，不求深层次的了解，更是没有详细说明利用档案的目的和用途，登记的内容只是局限于档案利用工作基础数据的统计。

1.5 编研工作落后

档案编研成果通常是指二次文献和三次文献，这些经过加工的二、三次文献信息能够全面的系统的反映出档案的综合信息，可以扩大档案利用的范围，提高档案利用率。而档案编研工作的落后仅仅是按部就班的做一些传统的编史、修志、年鉴、大事记等等，也不能很好的开发档案信息。在新的时期，档案利用工作的状况虽然出现了好转，改善档案利用现状的空间很多，但仍旧不能充分发挥档案的利用价值。当然，转变档案利用的现状并不是一蹴而就的事情，是需要档案管理部门、档案工作者和社会大众共同努力完成的一个循序渐进的过程。

2 开发利用档案信息资源，多措并举加强档案的利用工作

2.1 提高认识，加强档案的宣传，是做好档案提供利用工作的前提

通过宣传来促进档案工作的进一步发展。档案的宣传使人们认识到档案工作的重要性，不断增强社会利用档案意识，从而有效地改善了档案工作的条件和环境。档案部门也缺乏有效的主动宣传措施。应该把原有的我等你来，你用我提供的这种被动服务模式变为积极宣传，热情接待的主动模式，研究用户需求，做好利用工作的基础工作，让人们能真正从档案利用中解决实际问题，转变对档案和档案工作的认识和看法。可以利用多种多样的宣传途径，尤其可以利用覆盖面广的媒介，例如广播、电视、报纸、网络、举办展览、编印馆藏指南等，宣传《档案法》，宣传档案工作的理论和成果。

2.2 更新服务方式，丰富服务内容

由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不了解，因此转变利用者对档案利用工作的看法，实现服务方式 由封闭、静态、被动向开放、动态、主动的转变，第一在履行职能上做到“三个转变”：即由收、藏、借用这种一般性服务，向挖掘、编研、研究高层次服务转变；由疲于应付日常业务，向开动脑筋，搞好超前服务转变；由只注意搞好内部服务，向服务社会转变。对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，提高档案资源合理利用率，对用户要起到参谋和咨询的作用。不能把利用工作简单地看作是守摊、调卷，而根本不去思考和研究档案的服务方向和重点。第二在利用方式上，由單一档案利用模式转向多样化的需求，为档案利用与发展提供全面的技术支持，既可查阅服务又可专题服务，既可信息服务又可展览服务，既可咨询又可上网服务，只要符合保密原则，让档案信息资源流动起来，使分散单一、封闭的档案信息转化为综合开放、类别丰富，跨地区、跨行业的档案信息资源，实现档案资源共享和档案信息利用的自动化和网络化。

2.3 简化手续，建立完善的配套咨询服务体系，加大公众利用档案力度

档案资源是全民的，从而服务于全民。当代是信息化高速运转的时代，档案信息也要跟上时代的脚步，档案工作者应从封闭的观念向开放的观念转变，减少限制，完善咨询服务制度，主要解决利用档案是常规问题，比如办理登记手续，提示注意事项，指导查找的方法、路径，解决查档和阅读中遇到的问题，要为公众提供多种手段、多种形式的优质服务，建立“以人为本”、“方便快捷”的服务内容和方式，要在开放时间、利用程序、宣传手段、配套服务、服务技术等方面采取有效措施，强化档案利用服务的文化特色，尽量简化手续。

2.4 做好档案信息资源利用服务的效果反馈

档案的利用效果，是指档案用户在利用档案馆提供的档案信息后，所获得的结果，档案馆应当把利用效果的收集、整理、分析和研究作为一项基本工作来抓。在档案查阅利用时，要求填写其利用的目的，追求更深层次的了解，寻求档案利用信息反馈的机会。要做好档案信息资源利用服务的效果反馈，对于今后进一步做好档案工作具有重要的意义。第一有利于了解档案的价值和作用。了解档案是否具有保存价值，其价值的大小必须通过利用才能产生一定的社会效益和经济效益。如果档案不再被利用，再有价值的档案也就失去了其保存的意义了。第二有利于掌握档案的利用信息。进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用，通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求以及利用者的心理需求，从而改进服务方式，这样不仅加大档案宣传工作的力度，而且可使各界人士进一步了解档案、熟悉档案。

参考文献

[1]马仁杰.关于档案利用工作中信息伦理问题的思考【J】.档案学通讯2015.7

[2]商和利.做好档案保密与利用工作的思考【J】.东省青年管理干部学院学报2015.9