浅析基于信息化技术的文书档案工作

郭素萍 李娟

【摘要】文书档案工作是每个单位必须开展的工作，随着信息化技术的发展，文书档案工作可以在信息化技术的条件下更加井井有条。本文将简要介绍基于信息化技术的文书档案工作。

【关键词】信息化技术；文书档案；工作

文书档案工作的特点是档案类型多、内容繁琐，尤其像本单位（太原市清徐县人才交流服务中心）文书档案更是繁琐复杂，档案管理要求规范化、整体性、合理性、易查易保存性，这些在传统文书档案工作中不断得到改善与提高，那么在信息化高速发展的现在，如何高效利用信息化技术进行文书档案工作成为值得探索的问题，合理引入信息化技术能够提高文书档案工作的效率，促使文书档案工作更加规范、高效、完整。

一、文书檔案引入信息化管理技术的优点

（一）提高效率。信息化管理技术的引入取代了传统的完全人工的文书档案工作模式，相比传统管理模式，信息化管理技术可以在更少的时间内完成更多的文书档案工作，并且准确性和规范性更高。与此同时，信息化管理更具时效性，能够在文件需要归档时第一时间进行归档，省去了传统的、繁琐的将文档整理、组合、装订等一系列的步骤，可以直接以件为单位，实时将文件进行逻辑归档，确认完毕后进行纸质文件归档。文书档案工作在信息化的基础上可以有效提高归档效率。

（二）提高完整性。传统的文书档案工作是人工进行的，对流程、规则、流转过程不能严格把控。而信息化技术可以有效避免这一现象的发生。信息化技术可以通过搭建平台的方式将文书档案进行统一管理。在同一平台管理的流程进行统一管理，确保每个环节都有迹可循，每一次修改都保存记录，确保整个文书档案工作有据可查，所有经过处理的数据、文件所经历的每一步处理都留有记录，例如输入、修改及保存等，每个环节都严格把控以提高文书档案工作的完整性。

（三）方便资源共享。档案归档后要利于后期翻阅查看，此时信息化管理技术的优点更加明显，在局域网或广域网同一平台内采用用户登录的方式，可以实现资源共享，即使在不同部门，不同地域。通过网络实现文书档案的调阅不受时间和地区的绝对限制，尤其是像本单位负责各种人事档案，由于人员流动人事档案也要随之转移，如果采用传统的档案管理方式就需要更多人力和时间投入进行实现，但是如果采用信息化技术可以采用e-mail、EMS等方式进行档案转移，此种方式大大提高了工作的效率，减少了人力、物力和时间的投入，这种信息化档案管理的方式实现了资源共享，使文书档案工作更加便捷、高效。

二、基于信息化技术的文书档案工作存在的问题

（一）对新技术认识不足，理念陈旧。文书档案工作是档案管理中的重要组成部分，文书档案工作结合现代化信息化技术可以有效提高档案管理工作的效率，但是现实中存在着一些问题，从而影响着信息化技术运用到文书档案工作中，首先对信息化技术的认识不足是一个重要的原因，传统文书档案管理者理念比较陈旧，无法深刻理解新技术的内涵，从而使信息化技术无法高效运用到文书档案管理中。文书档案工作引入新技术需要文书档案管理者摒弃落后的理念，接受新的理念，接受新的方法，从而解决现在文书档案管理中存在的一些问题。

（二）信息化程度低。现在很多单位都有信息化设备，但是利用力较低。在岗的文书档案管理人员多在职年限比较久，受传统管理方式的影响较大，有自己管理文书档案的习惯，不习惯用现代化的设备进行文书档案管理，对现代化的技术掌握不够深入，只能操作简单的流程。信息化程度低对大量文件的管理效率就会低，如果能采用信息化进行文书档案管理工作，纸质资料转化问电子档，就会容易进行收录、分类及归档等。传统的文书档案管理工作对大量的文件管理时会显得效率低下，这也体现了信息化程度低的劣势。

（三）保密性低。信息化文书档案管理主要依靠电子文件方式进行，而电子档文件格式多样，在文件传输过程中可能会出现乱码的现象，会导致原有文件呈现不完整、不确定等。另外，电子档案保存和传递的方式一般是通过网络，而网络时常存在各种不安全因素，例如病毒入侵；在此过程中电子档案也可能被入侵，电子文书档案存在被修改、被窃取的可能性，这也是导致电子档文件保密性低的原因。

三、基于信息化技术的文书档案工作的对策

（一）创新理念，加深认识。创新的理念是引导创新行为的基础，想要改变传统的文书档案管理工作，则需要从源头做起，那就是接受新的理念，接受信息化技术才能将信息化技术应用到实际的文书档案管理中。理念的陈旧一部分原因是对新技术的认识不够深入，因此不能快速接受新的理念。首先，要使文书档案管理者深刻认识信息化管理技术，从而改变原有的管理习惯，接受新的管理方式。在创新理念的指导下坚持以信息化技术进行文书档案工作。

（二）搭建共享平台，实现资源共享。信息化技术不仅要提高文书档案工作的效率，也要实现传统的文书档案难以实现的资源共享，信息交流的目标。通过搭建共享平台最终实现文书档案归档、传播、利用等的高效性。

四、结语

综上所述，基于信息化技术的文书档案工作存在许多优点，也存在一些尚待完善的问题，但是为了提高文书档案工作效率，需要引入信息化技术进行文书档案工作，针对一些问题采取一些对策可以实现信息化技术用于文书档案工作。

【参考文献】

[1]陈亮.浅析文书档案的信息化管理[J].中国管理信息化，2011（13）：74-75.

[2]李巍巍.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].决策与信息旬刊，2016（7）.