科研院所合同信息化协同管理平台的构建

2018-05-21李加宏杨瑞娟宋方方张寿彪陈俊凌

实验室研究与探索 2018年4期

李加宏，赵鹏，杨瑞娟，宋方方，丁虹，张寿彪，陈俊凌

(中国科学院等离子体物理研究所，合肥 230031)

0 引言

“以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展”早已成为国家发展的纲领性指导思想[1]，而科研信息化正推动21世纪科学与产业的变革，科研信息化是利用信息技术，促进资源共享，推动科研转型的一个重要手段[2]。从科研项目管理[3]具体实施的角度来看，科研信息化是对科研项目不同阶段进行信息共享、数据交互的资源统筹与规划的过程，合同管理作为科研项目管理的关键环节[4]，是项目实施的重要依据。完善的合同管理在科研项目的顺利开展与验收都具有重要的作用，利用信息化手段对合同的全生命周期进行动态追踪、协同管理，有效提升了科研项目实施过程中的合同管理能力，从而提高科研项目管理水平。

本文结合科研院所合同管理工作的特点及部门业务的需要，在结构框架上采用多层架构模式，功能上采用模块化设计，初步构建了基于合同全生命周期的信息化协同管理平台，包括合同基础管理、关键节点预警、查询与报表、系统接口、系统维护与数据管理等业务管理模块，实现合同履行管理的动态化与协同化，提高合同管理的效率，防控合同风险，确保合同顺利与及时履行，提升管理水平与核心竞争力，同时对合同进行实时动态多维度的分类查询，实现精确的课题经费执行情况数据统计与分析，为科研经费高效使用与科学合理配置提供依据。

1 构建合同信息化管理平台的必要性

科研院所的合同种类多样，多为非标物资、服务、技术协作、委托加工等，合同金额大，技术参数要求高，参与的合同主体多，付款方式及验收要求各不相同，在现有的管理模式下，项目组与合同管理部门根据自身工作需要建立相应的合同台帐，数据与信息交互缺乏有效的交互和共享，导致各部门之间管理未能有效衔接、实时性差、工作效率不高等问题[5]，集中体现在以下几个方面。

(1) 合同档案翻阅困难。合同档案目前主要以纸质形式存档，数量大，对于不同人员需要历史合同档案材料时，存在查找与翻阅不方便等困难，同时也不利于历史合同的查找与比对分析。

(2) 进度控制困难。由于合同数量多，参与部门与人员多，合同的进度控制靠常规的办公软件已很难满足科研项目管理的需要，管理人员或项目组想全面了解合同的执行进度存在一定的困难。

(3) 信息汇总困难。采用常规的办公软件管理时，由于存在各部门记录的数据格式与内容不统一，信息录入时间也不完全一致，合同相关的信息汇总工作需要耗费大量人力物力且存在较大偏差。

(4) 缺少动态响应机制。缺少对合同履行、合同款支付、货物验收等关键节点的有效控制，无法有效帮助项目组掌控课题经费使用情况的即时动态，进而难以实现科研项目的长远规划。

为了提高工作效率，使合同管理规范化、协同化，由各部门的分散管理转化为协同管理，将历年合同数据变为共享的动态数据库，建立一个有序结构的档案、数据共享与分析、集中化管理的合同信息化动态平台很有必要。

2 合同信息化管理平台的系统结构

通过调研国内外各科研院所及高校的管理方法，特别是国家大科学工程[6]及ITER组织在合同管理方面的要求与经验，结合等离子体物理研究所在履行各种合同中遇到的实际情况及差异化要求，根据管理目标、管理办法和标准进行功能需求分析，确立不同功能间的逻辑关系，明确前置事务、后置事务、需要输入的信息和输出的信息，对比较复杂的环节再分解，优化处理[7]。借助计算机辅助工具，系统在结构框架上采用多层架构模式，各项系统功能采用模块化设计。

2.1 平台结构的架构模式

在架构模式上采用多层架构模式，主要分为表示层、业务层和数据层，分别由客户端、业务服务器和数据库服务器实现[8-9]。具体系统架构如图1所示。

图1 系统架构模式

(1) 表示层即是整个系统的客户端。主要处理数据呈现，即向系统的业务服务器提出数据请求，业务服务器通过相关的网络传输协议将相应的数据传递给客户端并显示给用户。

(2) 业务层则是具有应用程序扩展功能的业务处理服务器。主要接受用户数据请求，并连接数据库，数据库服务器将数据处理的结果返回给业务服务器，再由业务服务器传回给客户端。

(3) 数据层则是数据库服务器。主要处理系统的数据逻辑，接受业务服务器对数据库的操作，实现对合同关键数据的录入、修改及查询等。

2.2 功能模块的构建

主要采用模块化设计来实现各项功能，包括平台管理、合同基础管理、关键节点控制、查询与报表、系统接口及系统维护与数据管理等一系列功能模块[10-11](见图2)。

(1) 平台管理模块。用户的基本操作，包括用户身份验证、密码修改、权限控制等。其中平台管理员通过后台管理可实现用户管理、界面定制等功能，确定权限域并对不同的角色分配相应的权限，以保障平台与数据的安全性、增强平台的灵活性，同时对平台的基本数据进行维护，数据库的恢复与备份等功能。数据备据，同时当系统出现崩溃等故障或者进行平台迁移时，可用备份数据进行恢复。

(2) 合同基础管理模块。实现合同基本要素的录入、修改与删除等操作，同时对合同履行的不同阶段进行相应的数据动态更新，如进度验收、最终验收、合同终止等。此模块是本系统的核心功能，也是实现项目组与合同管理人员需求最重要的部分。

(3) 查询与报表模块。合同管理的扩展功能之一，项目组通过系统内置的查询系统，输入关键字段进行相关的数据查询统计，如合同执行情况、课题经费使用情况、经费占用情况等，可以通过多种条件组合筛选实现数据多维度的输出。

(4) 预警模块。该模块通过发邮件或站内短信等方式为项目负责人及合同管理人员对合同付款、合同验收等关键节点进行提示，帮助相关人员提前做好课题经费使用规划和决策分析。

(5) 平台接口模块。合同管理平台作为科研项目管理的非常重要的一个环节，与之相关的包括项目进度管理、课题经费管理、固定资产管理、财务管理、质量管理等系统等。本模块业务用于与其他管理部门相衔接，以实现不同管理部门之间的数据传输。

(6) 合格供应商模块。制定相应供应商信用评价体系及名录，对供应商进行全方位评价，对已经进入供应商名录的资质进行动态维护和更新等管理。

3 合同信息化管理平台的功能和作用

合同管理平台采用信息化手段将不同表现形式的合同数据通过扫描识别、手工输入等方式转化为数字化信息，实现合同起草、签订、执行、变更、收付款、验收、存档、查询与统计、经费审计、质量管理等合同全生命周期的信息化管理与控制，实时对合同各个环节进行动态更新与追踪管理，建立一个有序结构的合同档案库、数据共享与分析、集中化管理的信息化动态系统。通过有效挖掘合同相关的标的物型号与价格、供应商信息、历史合同数据等，为物资采购及合同签订提供数据参考，实现合同履行过程的动态化、协同化和网络化管理，提高合同管理效率，防控合同风险，确保合同的顺利与及时的全面履行[11]，提升管理水平。

3.1 实现合同全生命周期的动态管理

合同签订后，将各项基本信息(项目名称、项目负责人、合同名称、合同编号、采购物品名称及型号与数量等)录入管理平台，通过该平台对合同全过程(已付款项、应付款项、已报销款项、合同变更、合同中止或终止、违约与争议处理、存档、查询与统计、经费审计、质量管理)进行跟踪与监控。对进度验收、进度款支付等关键性时间节点进行自动提醒，并对合同终止、合同变更、合同解除、合同转让等异常情况进行状态跟踪，利用信息化手段实现合同生命周期内各环节有效的动态管理。

3.2 合同资料信息化存档、查阅与对比

合同履行是一个动态的过程，在合同履行的各后续环节中会产生相关的过程资料，包括询价文件、谈判过程记录、审批材料、合同文本、技术要求文档、双方主体会对合同付款及验收条件进行调整等内容进行书面补充等，这对于衡量与评价合同主体的履约能力，明确合同主体的权利、义务和责任具有重要作用。纸质合同的归档会占用大量的空间资源，而且依靠人工查阅很难做出及时响应与完整和全面的统计。

运用信息化技术科学地管理合同存档，实现合同数据电子化、存档管理规范化，可解决原有存档管理存在的纸质合同档案查阅不方便、空间占用大、收集不完整、归档不及时等各种局限性。利用合同的信息化管理平台，项目负责人、合同管理人员、审计人员通过相应的权限配置直接调阅合同电子化档案，实现合同档案网上远程查询，提高合同档案综合利用的及时响应能力和档案工作对科研项目的支撑能力[12-13]。

3.3 建立合同相关人员与部门之间的协同管理

在合同履行过程中，涉及的项目组与合同管理部门的人员较多，因职能不同而相互较为独立，导致信息沟通与反馈不灵敏、不及时，进而可能会产生合同进度控制困难、关键节点处理不及时、实际交付与合同的技术参数要求不相符等问题。

发挥合同管理平台的枢纽作用，将与合同相关的人员、部门等有机联系起来(见图3)，完善合同管理部门、相关职能部门与项目组之间的协同配合[10]、信息交互及监督体系，各部门与人员对合同的协同化管理。各部门通过该平台可以及时对合同信息进行修改、变更和补充，实现不同的参与者相互传递信息并保证合同相关资料与信息的统一性与及时性，确保合同的签订、履行和争议处理等关键环节均处于有效管控状态，保证合同全面正确履行，增强合同风险防范能力。