新形势下文书档案规范化管理过程中的问题及对策分析

吴红宇

摘要：文书档案在行业经营管理中起到了信息收集和保存的作用。本文阐述了文书档案规范化管理的现状，通过管理制度的健全、先进技术的使用、员工素质的提升、部门合作的加强、收集流程的强化和绩效考核的衔接几个方面探究了档案管理的措施，旨在提高员工的工作质量和效率，创新先进化管理技术，构建科学的档案管理体系。

关键词：文化档案；规范化管理；问题；对策

引言：

文书档案种类繁多，涉及到业务、行政以及党群等各方面，在管理和使用的过程中也较为复杂。所以，新形势下的管理工作要更为规范和有效，总结积累以往的工作经验并利用现代化技术，为其他工作的顺利开展奠定基础。

一、文书档案规范化管理的现状

（一）管理制度匮乏

很多单位在制定管理制度阶段没有结合实际情况，在实施阶段也趋于形式化，很难落实到档案监管工作中，而缺少相关奖惩制度也是导致员工积极性差、工作质量低下的原因之一，严重阻碍了文书档案管理的规范化发展。

（二）管理方式落后

传统档案管理思想在员工心里根深蒂固，所以手段落后、理念陈旧也是当前文书档案管理工作中需要重视的问题。而领导层面对于档案管理工作的认知不够是这种情况出现的根本原因，现代化档案系统的使用、维护和更新都需要大量的成本投入，若上级人员不支持，就会严重阻碍档案的智能化发展，而任用一些兼职人员管理档案也会导致工作缺少规范性。

（三）管理力量薄弱

管理力量薄弱主要体现在员工素质参差不齐、身兼数职等现象，档案管理工作需要一定的技术支持，并且现代化技术的发展使很多档案实现了纸质版向电子版的转化，一些员工的意识还停留在传统的档案管理上，致使管理水平与档案体系的不符，成为了文书档案规范化管理中的影响因素之一。

（四）管理衔接不当

很多部门在工作对接上存在一定的缺陷，尤其体现在档案收集方面，管理人员和各部门缺少沟通，导致归档工作缺乏效率，还有一些长时间得不到储存的档案存在遗失的风险，严重影响了管理工作的质量。

二、文书档案规范化管理的对策

（一）管理制度的健全

健全管理制度是实现文书档案规范化管理的基础，相关单位要结合档案管理工作的实际情况合理制定奖惩制度，对于尽职尽责、严于律己的员工予以精神和物质上的奖励，对于擅离职守、态度消极的员工视情节轻重采取批评和处罚手段，鼓励员工全身心的投入到档案管理工作中。还可以将工作质量作为绩效考核标准的一部分，使个人发展与企业的战略目标一致。绩效考核除了物质上的奖赏外，还包括晋升、获取培训机会等精神上的鼓励，推动档案管理体系的稳定发展。制定管理方案时还要明确档案工作的各个环节，考虑工作流程中可能出现的突发情况，比如文件的丢失、遗漏，提前做好备份存档并制定事故解决方案，尽量将风险降到最低。

（二）先进技术的应用

随着现代科技的发展，传统的档案管理技术已经无法满足现代化需求，因此，新形势下文书档案的智能化发展是必然趋势。计算机技术在文书档案管理中存在一定优势，主要表现在调取的便捷性、存储的安全性、资源的共享性等方面，由于系统支持快速存储及使用，减少了大量的人力和物力，而纸质版档案存储所需空间大，且在保存过程中具有一定的缺陷。档案管理系统还能实现资源的共享利用，档案的传递打破了时间和空间的双重限制，满足了新形势下对于工作效率的要求。但是数字化档案管理体系也存在一定的弊端，比如网络系统的风险性可能会使一些不法分子趁机窃取信息，电脑病毒和黑客都是威胁信息安全的因素，因此管理人员要加强安全防护手段的使用，如设置专用内网或者防火墙，定期使用软件杀毒，使信息的储存更为安全可靠。想要有效确保档案的安全性，还需要对系统进行定期的维护保养，及时发现安全漏洞或设备故障，避免影响档案的使用和储存[1]。

（三）员工素质的提升

管理人员的素质参差不齐，因此企业要定期为员工提供培训学习的机会，既要注重理论知识的积累，也要确保实践能力的培养。除了专业教师的讲解以及新老员工的经验分享外，还可利用网络技术，建立微信群或公众平台，在其中分享一些先进的档案管理技术、提出工作中出现的问题并讨论解决方案，在实现良好互动体系的同时减少管理工作中出现的各种难题，加强员工的合作意识，有助于增强人员的凝聚力和集体荣誉感[2]。另外，要加强管理人员的保密教育，很多档案信息属于隐私的范畴，员工要提高职业素养，签订保密协议，确保档案的安全，一旦发现有泄露隐私的行为要及时处罚，情节严重者可辞退来维护档案管理的和谐环境。

（四）部门合作的加强

档案在存储和使用中涉及到很多部门，因此要确保各环节之间的有效衔接，规范档案管理体系，使归档更为及时高效。管理人员要加强与各部门之间的交流，结合企业的实际情况来完善档案收集工作，重视企业改革、重大事件及变动等材料的管理，为以后的工作提供理论依据。

（五）收集流程的强化

一般来讲，文书的收集过程是先由各部门整理再按照规定时间上交，档案管理人员要做好核对登记，确保资料的完整性。但是当前形势下文书档案在各部门滞留时间久，不能及时回收是影响管理效率的因素之一。想要实现规范化管理就要求工作人员加强收集力度，对于企业的活动和会议讲话产生的信息要在结束后的第一时间收集整理，还要检查内容是否清晰完整，满足归档要求。要尽量缩短档案收集的周期時间，滞留时间越长越容易造成资料的遗失。

（六）绩效考核的衔接

想要提高员工的工作效率，就要将档案管理与绩效考核相挂钩，主要考察的内容为归档率和信息储存的完整性。绩效考核的内容不仅使工资奖金，还有晋升制度和培训机会，将档案管理效率当作绩效的标准可以提高员工的积极性，减少应付了事的消极心理，督促员工在规定时间内有效完成档案收集，使文书档案管理更科学、合理、高效。

结论：

总而言之，文书档案在企业管理中具有重要的意义，因此，企业要将档案管理工作放到重要的位置上，针对当前形势下存在的问题，制定一系列的解决对策，在未来的工作中引进更多的先进技术，提高员工的专业素质，明确管理的重点、难点，推动档案管理的规范化发展。

参考文献：

[1]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案，2016（04）：20-21.

[2]陈美珍.基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J].城建档案，2015（04）：66-68.