新时期人事档案管理面临的问题及应对策略

蒲云

人事档案管理是一门复杂的系统工程，在市场经济背景下，用人单位之间的竞争已经由经济实力间的竞争向高素质人才间的竞争方向发展，用人单位对人才的重视程度明显提高，进而也带来了人事档案管理工作的倍受重视，而原有的人事档案管理工作已经不适应当前经济发展的要求，在一定程度上阻碍了人才的合理流动。因此，研究新时期人事档案管理面临的问题及应对策略具有非常重要的现实意义。

1新时期人事档案管理面临的问题

1.1人事档案管理与灵活用工之间的矛盾

社会的发展让人们的思想观念发生了很大的变化，用人单位在考查员工时，更看重的是员工的素质和能力，真正对员工构成约束或防止人才流失的，往往是劳动合同和柔性管理理念，而不只是单纯的人事档案管理。特别是在工会普及和法治进程落实的当下，用人单位和员工均处于平等的地位，只要员工能够按照劳动合同或劳动协议履行岗位职责，员工则具有选择用人单位或岗位的机会。原有人事档案管理在人员流动越发频繁的背景下，已经越来越不适应形势发展的需要，甚至对人员的正常流动形成了阻碍。比如，员工为追求个人的发展或选择更好的平台而离职，这本无可厚非，但是部分用人单位为了维护自身的利益不愿放人，或者通过保留人事档案的方式来强留员工，这就造成了人质档案、人档分离情况的出现。

1.2人事档案信息收集不全，利用率低下

当前，部分用人单位依然保留了计划经济时期的人事档案管理模式，一方面忽视了人事档案管理工作的重要意义，工作流于形式，只是象征性地登记员工的个人基本信息和工作履历，对于反映员工优势和特长的业务水平、就业经验、职称等级、技术能力等信息登记较少，另一方面存在人事档案管理混乱的情况，该登记的没有等级，该归档的没有归档，导致人事档案信息的时效性不强，甚至出现了登记错误的情况，用人单位无法通过人事档案登记的信息来选拔和任用人才，人事档案管理的价值和作用没有得到充分的体现。

1.3档案管理人员素质不高

档案管理人员的素质直接关系到人事档案管理工作的质量，但是因为受到思想观念和客观条件的制约，部分档案管理人员存在文化程度低、专业知识欠缺、业务能力参差不齐的情况。特别是用人单位对人事档案管理工作缺乏量化的考核指标，使得部分档案管理人员对人事档案管理的未来发展认识不足，仅满足于现状和自身已有的知识水平，不愿花更多的时间和精力提升自己的业务能力。另外，部分用人单位为了节约劳动用工成本，往往会减少档案管理人员的数量，或者使其身兼数职，档案管理人员没有时间和精力来提高人事档案管理水平，影响到人事档案管理工作的正常开展。

2新时期人事档案管理的应对策略

2.1建立健全人事档案管理制度

在新时期背景下，用人单位领导需要加强对人事档案管理工作的重视程度，在人事安排和组织结构上对人事档案管理工作予以保证，对不适應形势发展要求的各项规章制度进行革新，把人事档案管理工作纳入到制度化和规范化的范畴中。另外，要在用人单位内部成立人事档案管理工作改革小组，确保各项制度得以落到实处，并定期对人事档案管理工作中的信息收集、记录和归档做出检查，实现人事档案信息的及时性、准确性和完整性。

2.2细化管理措施，完善档案科目

人才是实现用人单位改革与发展的根本，所以档案管理人员要在记录员工基本情况的基础上，增加反映员工特征的信息，确保人事档案信息能够满足用人单位的需求。对于员工档案信息不全的情况，档案管理人员需要通过各种途径来查阅档案信息，确保档案资料的完整性。比如，档案管理人员要与员工的原用人单位进行协商和沟通，尽量在档案交接前办理好相关手续，对于原档案信息不全的情况，档案管理人员可以在咨询员工本人信息的基础上，对缺漏信息进行考察和弥补，真正实现人事档案管理工作的价值。

2.3强化档案管理人员队伍建设

要想确保人事档案管理工作得以顺利实施，就需要提高档案管理人员的素质，强化档案管理人员队伍建设。档案管理人员要改变传统的“坐、等、靠”的思想，认识到自己肩负的责任，端正工作态度，增强服务意识，积极主动参与到人事档案管理的各项工作中。而且，要想提高人事档案管理工作质量，就需要把重心放在强化档案管理人员的业务能力上，通过给档案管理人员提供在职培训或继续教育的机会，来促使其学习人事档案管理方面的前沿知识和技能，不断满足用人单位和员工对人事档案管理工作的需求。

3结束语

综上所述，市场经济的不断发展促进了劳动用工双向选择的兴起，在倡导人才竞争和人力资源优化配置的当下，企业事业单位的用人机制和员工的就业意向得到了明显的改善，这些变化给人事档案管理工作带来了新的机遇和挑战。只有用人单位和档案管理人员意识到原有人事档案管理工作中存在的一系列问题，并针对性地制定应对策略，才能提高人事档案管理工作的服务水平，才能为用人单位的运营和员工个人的发展做出贡献。

（作者单位：重庆市黔江区公路运输管理处）