网络背景下民办高校行政秘书队伍建设再思考

赵佳玉

民办高校行政秘书在整个民办高校发展，建设中承担着日常普通事物的管理和执行，不仅需要熟悉各项高效管理工作的流程，还要做好贯彻各项指令，沟通上下级关系，协调民办高校资源分配等繁琐行政事务。特别是21世纪以来，全球网络信息化、信息化在各行各业中的普遍运用，为民办高校行政秘书工作也带来了新的机遇和挑战，为民办高校行政秘书队伍建设提出了新的方向。

1 民办高校行政秘书岗位定位

民办高校行政秘书是民办高校行政管理事务的主要承担者和执行者，不仅要做好民办高校的日常管理事务，还要配合学校主要领导做好领导与教师之间的沟通协助工作。所以民办高校行政秘书既是领导身边的重要参谋人员，又是上传下达的桥梁窗口。

民办高校行政秘书主要工作组成部分有：（1）文案工作。各项工作的计划总结、通知报告、会议记录、草拟文件、签发文件、整理档案等;（2）协调工作。充分发挥综合、协调、服务作用，完成学校职能部门安排的各项工作。（3）后勤服务保障工作。负责办公室的环境卫生打扫，采购各种办公设备、用品、电脑耗材等。同时还做好行政印章使用管理工作，做到使用有登记，不随意外借、滥用印章等行为发生。

2 网络化、信息化带来的巨大挑战

相对上个世界来说传统的秘书工作主要是围绕整理纸张文字信息为主要内容，主要方式离不开文字书写、印蓝纸的使用。但是伴随着网络化、信息化时代的来临，各行业也包括各民办高校正在被办公自动化、数字化的信息收集、文件下发、结果反馈的过程被互联网络转为替代，作为民办高校主管领导的重要助手，行政秘书所面对的信息处理工作内容相比上个世纪更为丰富，行政秘书的地位日益突出，文秘人员原有的工作模式、工作环境和使用操作工具、教育、管理、决策等活动都面临全新的挑战。

2.1信息工作复杂化

传统的行政秘书文案信息工作主要分为：草拟文件、整理书籍、报刊、做好会议记录、制作工作简报等书面形式的资料。随着计算机网络化、电子技术的普及，如各种电子图书、电子期刊、光盘文献、磁盘和光盘数据库、多媒体资料，也成为现代行政秘书搜工作中收集信息的重要渠道。同時，网络的出现使得信息源由传统的纸质文字向虚拟电子型过渡，现代信息技术无论从技术手段还是从，承载媒体技术或者从信息的收集、检索、传递，规模都有了前所未有的提升。

2.2媒介技术的多样化，缺乏有效的兼容机制

在现在的秘书工作中关于文件、通知的传达可以大致分为：电话、网络QQ、电子邮箱、微信、电子办公平台、传真等技术手段。但是不同的领导、不同的单位，不同的受众有着不同的终端使用手段，例如：一份纸质的传真文件就很难把它再变成一份Word文件进行修改或者再次传递。同样，受到电子技术、网络媒介的使用知识的局限性，有的领导、受众也很难接受所谓的“无纸化”办公。当然，也有各方面的资料，信息存在不兼容等技术手段限制使得传达效果不一，不利于提高行政秘书的工作效率。

3 民办高校行政秘书队伍网络化素质的提升空间

计算机网络信息化技术发展速度极快，行政秘书队伍建设只有不断通过学习新的信息网络技术知识，不断提高计算机操作水平和数据处理能力，才能跟上发展的速度，工作效率、应用能力才能得到显著的提高。

3.1转变传统观念，营造学习氛围

民办高校的行政秘书队伍建设必须用发展变化的眼光来看待这一工作岗位的性质，转变传统观念，主动掌握运用计算机网络技术手段，要对网络环境下自己在组织中的角色以及自己在组织中所发挥的作用进行重新认识。积极营造出学习计算机网络技术的学习氛围，培养整个队伍教师员工对信息数据、技术敏锐的感受力、持久的学习能力和对信息价值的洞察力、判断力。有效的学习氛围是提升民办高校行政秘书最快的融入网络化背景渠道的有效方法之一。同样也是提升工作效率的重要保证之一。

3.2营造良好的网络环境，提高运用信息工具的技能

应努力改善民办高校行政秘书的网络硬件条件，通过信息技能的教育和训练，使其能够不断获取新知识、新信息，结合行政手段和刺激机制，鼓励秘书自身信息化素质的提升。民办高校行政秘书一方面要全面掌握网络技术。另一方面要熟练运用基本的软件，如熟练操作Office办公自动化软件，包括文字处理工具、多媒体工具、网页制作工具等;习惯运用 E-mail 的传送管理，远程信息查询，上传与下载等。只有熟练掌握这些技能，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地做好本职工作。

3.3强化民办高校行政秘书队伍准确处理信息的能力

科学化决策要求信息质量更优化，民办高校行政秘书要具有能够根据工作任务发现和捕捉信息，搜集、整理信息的能力。从大量零散的看上去带有偶然性、苗头性、动态性的信息中，捕捉到必然性、倾向性、规律性的东西。努力培养民办高校行政秘书的筛选、鉴别、综合利用和输出信息的能力，使得能够从丰富的信息中选择和鉴别自己所需要的信息，将有效传递有用信息给他人。

3.4建立适应网络环境下民办高校行政管理的规章制度

有必要在保留传统媒介的基础上，建立有关制度以要求、指导民办高校行政秘书更多地使用基于网络技术的各种媒介开展管理工作。例如办公信息网络、电子政务（OA）系统、教学管理系统、学生管理系统、校园卡管理系统等信息系统使用的规章制度，使得网络环境下的民办高校行政管理实现规范化、标准化以及程序化。

4 结论

随着信息化和网络化的发展，高校行政秘书的工作面临着挑战，同时也迎来了提高工作效率和素质提升的新机遇。高校行政秘书应正视网络环境下的新问题，增加知识面、创新思想观念，熟练掌握运用网络技术。保持对新事物特殊的感受力和浓厚的兴趣，以追求卓越的良好精神状态，争取成为高效率复合型的行政秘书人才。

（作者单位：长春大学旅游学院）