主动适应经济发展新常态不断提升档案利用服务的质量和水平

周霞

本文围绕着经济转型发展中暴露的档案管理问题，总结档案服务工作创新发展的原则，以及新形势下档案管理服务工作的改进优化措施，从而提高档案服务工作的针对性，切实满足全社会对档案数据的利用需求。

一、经济发展新常态背景下档案服务工作问题

（一）基础业务较薄弱。经济发展新常态下强调提高档案的个性化利用率，要求档案利用服务工作能够满足新经济形式的需要。强调在广泛收集档案的基础上提高档案数据的变伪能力、数据挖掘能力和数据适时共享快速传递能力。但是，现有的档案管理方式与单一服务模式决定了档案利用的方式较为传统。例如，纸制档案供给质量不足。而且，数字化的档案在传递、挖掘、应用服务方面功能开发不足。现有的档案服务业务不能满足用户实时获取档案的需要，档案服务的手续较为繁琐，档案资源的运转效率较低。档案数据信息的网络化开发不足，仅能在低等级存储档案方面提供服务，还不能实现个性化档案信息供给。档案服务质量水平有待提高，档案服务方式还要在信息化背景下进行创新，从而满足社会发展需要。

（二）管理方式较陈旧。现有的档案服务利用模式较为陈旧，档案管理工作与服务工作不能与时俱进。一方面档案管理部门的专业性不足，现有的档案管理人员缺乏专知识背景，不能更好的理解专业化背景下的档案资源的应用价值，因此不能有效满足档案使用需求的需求。另一方面档案管理设备相对陈旧，档案管理系统开发不足，档案管理工作还停留在半智能化的阶段。现有的档案数据信息的检索不足，大数据、云计算技术与基层单位的档案管理部门衔接不足，档案数据信息的安全性、应用性与价值受到一定的影响。而且，当前还未能开发一套有效的档案数据信息的自动上传与检索系统，档案数据信息与社会经济发展服务的大局结合不紧密。

二、经济发展新常态背景下档案服务工作原则

（一）规范与灵活统一原则。提高经济发展新常态下的档案服务质量和效率，需要提高档案服务的规范性，在优化档案服务流程的基础上和遵循严格规范的操作标准下进行有效的数据信息供给，满足时代对档案事业提出的要求。其次，不断加强档案供给服务的灵活性，档案管理事业不仅要提供纸制的原始档案。第三，还要开发智能化的档案管理系统，注重在信息技术条件下进行档案数据信息的有效供给。例如，加强档案数据信息系统的研发，提高智能化、数字化、移动互联环境下的档案信息供给能力，在保证数据信息准确性的基础上满足不同行业与具体经济发展项目的档案需求。

（二）职责与权益统一原则。档案管理与服务工作更好的适应社会发展的新要求，应当在完善的制度体系下进行有效的权责划分，真正理清档案管理职能部门的工作职权与义务，从而提高档案供给服务的针对性，切实满足社会经济发展的对档案部门提出的要求。首先，建立完善的综合型档案数据供给与服务体系，划分档案收集、制作、检索、软件开发与服务工作人员的具体指责，全面加强档案管理领导，保证档案数据信息供给服务的各环节有效履职。其次，加强对档案管理人员的保护，着力减轻档案管理人员的压力，重点提高档案管理人员的专业性，在提高档案管理人员专业技术水平的基础上，提高档案服务的针对性，从而更好满足社会档案需求。

（三）动态与静态统一原则。提高档案管理工作的有效性，更好的适应社会经济发展转型时期对档案管理工作提出的新要求，应当提高档案管理工作动态性，能够根据经济发展需要、项目建设需要进行针对性的档案数据开发，围绕着经济发展的进展情况提出加强数据信息的供给，从而满足经济建设的档案需求。注重制定完善的档案事業发展计划，着力加强档案管理事业的长效建设，有计划的完善设备与人才，从而促进经济新常态下档案事业的发展。

三、经济发展新常态背景下档案服务工作策略

（一）优化档案查询服务设施。提高档案服务社会经济发展有效性，需要提供给档案使用者良好舒适的环境，只有在提升档案服务现代化水平理念的基础上不断性状档案利用的环境，才能提高档案服务社会经济的影响力。首先，向社会提供优质的档案服务工作，建立开放性的档案服务环境，注重开办便民档案服务大厅，出台延长服务时限，错时进行档案供给，建立集档案文件查询、利用与服务一为体的查询服务中心。其次，公示档案使用流程，明确档案查询须知，加强档案查询引导，着力设置档案查询服务指南，并且运用数字化自助查询设备、广告机、电子触摸屏与人工智能检索服务台方式提高档案查询应用服务水平。第三，着力提供信息的专门供给水平，针对社会各类人群的需要，定期在微平台与网站等发布周、月、年的集成信息统计报表，从而提高档案服务社会的针对性。

（二）促进档案服务规范发展。提高档案服务工作质量，还要保证档案数据信息的真实、准确、完善和有效。因此，应当建立完善的档案管理工作制度，抓好档案服务基础设施建设工作，制定档案公开信息利用办法、档案服务窗口的试行规范等。首先，建立档案审批事项制度和登记簿，做好档案管理流程与审批办法的规范，全面加强档案数据信息的检查。其次，形成规范性的服务体系，着力优化档案服务中的问题，进一步在改进程序中提高档案服务水平。第三，进一步规范电话查询、预约查询、网上查询等工作流程，着力开辟重点经济项目的档案查询绿色通道和无障碍服务渠道。

（三）完善档案服务体系。为了更好的适应经济发展新常态，还要建立完善的档案服务工作体系，实现点线面结合的档案服务。首先，扩大基层档案查询与服务网点，在上级档案服务主管部门的辅助下，更好的建立均衡分布的档案数据信息查询网点。其次，建立各部门之间的共享数据平台，在划分档案应用权限的基础上，更好的借助互联网实现档案数据信息的优质高效供给。第三，扩展档案服务方法，加强本地与异地档案部门之间的联系，形成综合性的档案网络体系，能够运用APP进行有效档案服务。

四、结语

适应经济发展新常态的档案服务，应当在节省档案服务时间和扩大档案服务范围上下功夫，注重运用人们熟悉和高效的互联网媒介进行档案传递，并且提高服务的智能化与个性化水平，满足社会的档案应用需求。（作者单位为山东省泰安市供销培训中心）