如何做好人事档案的接收与管理

石春莉��

摘要：人事档案是记录我们的身份、学历、资历等的，人事档案的管理更是关系着你、我、他的大事，因此本文就档案的特性以及如何做好人事档案的接收与管理工作，进行了细致的阐述。

关键词：接收与管理；检查与核对；及时归档

一、人事档案的概念及其特征分析

（一）人事档案的概念

在我国企业的人事管理制度中，最重要的一个环节就是人事档案的管理，人事档案对于各企业员工来说至关重要，因为人事档案记录了个人的基本信息，包括身份信息、个人经历、教育资历、政治面貌、品德作风、参加工作后的工资待遇、社会保障信息、组织关系等，这些资料对于我们而言十分重要，是记录人生轨迹的重要依据。

（二）人事档案的特点分析

人事档案资料涵盖的内容较为广泛，包括企事业单位员工的个人信息和履历，入团入党情况、个人自传、考评鉴定、各项奖励和处分，单位的任免资料等等。人事档案就是员工的个人信息库，员工的个人面貌通过人事档案可以直接显示出来，从人事档案中我们就可以了解一个人的基本能力和经历。人事档案有几大特征，具体分析如下：

首先，人事档案是劳动部门使用人才和给人员提供来动报酬的重要依据和资料，人事档案与其他普通档案资料有着较大的区别，人事档案可以直接为现实服务。

其次，人事档案一定要是真实的，材料要完整和齐全，材料要避免被损坏，这也是人事档案管理的最基础要求。人事档案的真实性在于为用人单位提供最准确的个人信息，避免企业和个人遭受不必要的损失。

另外，人事档案时随着人的变化而随时更新的，人事档案资料要结合人的具体经历进行补充，例如职务任免变化，员工职称评定资料等等，人事档案要及时进行更新和补充。

人事档案内容涉及诸多方面，如个人功过等情况，也涉及了一些重大历史事件或内心隐秘等等。因此，任何人不能私自保存和泄漏人事档案的内容，保证人事档案的机密性。

二、人事档案的接收与管理

（一）人事档案的接收

对新形成或调转来（一般是由工作调动等原因引起的）的人事档案材料，接收单位要及时做好接收工作，首先要对人事档案资料进行科学的鉴别，看是否符合接收的条件，检查与核对并保证人事档案完整，核对无误后，（调转来的档案应在回执上签字盖章，及时退回）；其次，根据人事档案的分类确定其应该存放和归档的位置，归档时要做好目录的补登。然后，进行电子档录入，有利于未来档案的查阅及保存；最后，将新形成或调转来的档案材料进行归档。以下是档案接收内容及注意事项：

1.纸质档案资料

纸质档案一般分为几大类。第一类：员工入职登记表。主要包括员工试用总结、转调岗通知、工作总结、离职申请书等等；第二类，员工个人信息表。包括员工姓名、出生年月日、民族、婚否、联系方式、教育水平、工作履历等等；第三类，家庭信息表。主要包括父母的姓名、出生年月，兄弟姐妹的姓名、出生年月，联系方式等等；第四类，各类证件，包括员工本人的身份证、各类毕业证、学位证、资格证等、入职体检表、离职证明、劳动合件、员工入职资格证；员工转正材料，员工转正材料涉及的表格和资料较多，包括个人申请，还有试用期总结报告，试用期业绩、领导和部门的转正评估表、转正薪酬福利表；还有员工的岗位调动信息资料，薪资调整资料、奖惩记录等。

2.电子档案资料

电子档案与纸质档案一样，有很多员工的基本资料都要力如电子信息库，产生的电子信息资料，也是人事档案资料的一种。其中也包括上面提到的员工个人基本信息资料表，包括姓名、性別、年龄、民族、学历、出生年月日、现岗位、籍贯、政治面貌、身份证号、家庭住址、联系方式、家里联系人的基本信息等等，还有员工自己的社会保障资料，包括劳动合同书、五险一金购买情况、劳动合同终止时间、工作年限等，还有员工在企业参加培训的结业证书，各科考试成绩。这些电子档案都要进行严密的保存，这都是个人的保密信息，对于其职业生涯发展有着至关重要的作用。

（二）人事档案管理策略分析

企业要建立完善的人事档案管理制度，提高人事档案管理的质量和效率，提高档案的利用率，为现在的企事业档案管理活动提供规章依据。要保证档案管理秩序，就要求工作人员必须遵循一定的程度和手续来管理档案。

1.人事档案的查阅

查阅者持章查阅单位（部门）盖章和负责人签字，并写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况的查档报告，之后到相应的人事档案管理部门进行审批。档案查阅申请通过审批后，查阅人才可以对人事档案尽心查阅，要理由充分、手续齐全、程序符合规定。为了防止档案泄密和丢失，单位要在人事档案库房内或靠近库房的地方设立阅览室，便于查阅。

2.人事档案的借阅

借档单位（部门）持盖借档单位（部门）盖章和负责人签字的，与查档报告内容相似的借档报告。到人事档案部门进行审核、批准。满足条件的单位（部门）可以借出使用档案。人事档案部门要做好档案借阅登记，详细记载借阅档案的名称、份数、理由等，借阅人签字后才可拿走档案，人事档案借出时要标注归还日期，要按照催还制度执行。

3.人事档案证明材料的出具管理

由有关单位开具介绍信，说明要求出具证明资料的缘由，介绍信上一定要有公章，人事档案管理部门要根据相关规定，结合使用者的需求，提供需要的证明材料，但不能盲目都借给使用者，要有选择性。证明材料可以是直接的材料，也可以是复制件，证明材料的借出一定要经过领导审批，加盖公章，做好登记后才可以借出。

4.人事档案的检查与核对

检查的主要内容包括检查档案资料是否完整，同时检查纸质材料是否被虫蛀，或存在霉变的情况，人事档案管理部门要做好环境维持，保证档案存放室内的温湿度，保证档案室隐秘安全，也要保证其适合长时间存放档案资料。定期检查档案，发现问题及时处理。

三、结语

总之，人事档案的接收和管理是人事档案的基础工作，想要提升其管理质量，就要从制度上与员工素质上下功夫，要结合实际的人事档案管理模式，创新人事档案的管理，进而保证为员工和企事业单位的发展提供可靠的依据。

参考文献：

[1]刘真真.谈做好新兵档案管理工作的几个问题[J].档案天地，20150920.

[2]包玉鹤.如何加强企业流动人员人事档案转递工作[J].办公室业务，20130705.

作者简介：石春莉（1974），女，大专，馆员，档案管理。