提高会计档案管理水平的思考

王玮

摘 要：会计档案是企事业单位业务档案之一，其数量较多，是反映企事业单位经营活动情况最全面的资料，也是企事业单位档案管理的重点内容。随着大多企事业单位业务集约化和电子化的实施，会计档案集中产生的成本和管理问题也日益凸显，成为企事业实际经营管理中的一个重要的课题。本文结合新时代会计档案建设的新需求，剖析会计档案管理现状，提出现实可行的对策。

关键词：会计档案；管理需求；现状

作为企事业单位的一项基础管理工作，档案管理包含了企事业单位人力、财务以及物资采购等等涵盖企业生产到服务一系列过程中形成的材料和单据等，这是企业以此作为依据制定策略的依据或参考。因此，做好企业档案资料的管理，确保其真实、可行、保密和完整性是企业档案管理工作的一项主要内容。

一、会计档案的重要性

1.档案管理是主营业务管理，具有不可分性

无论是信贷业务、会计业务、储蓄业务，这都不能离开档案的服务，因为不管是什么业务，在过程都会产生材料、凭证和账簿等资料，而这些资料都要保管好。不管是什么金融业务活动，都要按照一定的原则和方针做事，而这些原则和政策又是基于档案产生的。所以，档案管理同金融业务管理之间是不可分割的关系。

2.档案材料是业务决策的重要依据

企业的业务决策需要大量的、准确的数据和情况分析。这类数据和情况大部分来自档案。假若提供的情况不真实、数据来的准确，就会造成决策上的重大失误。因此档案管理也是企业管理工作的主要内容，对企业的发展具有举足轻重的地位和作用。

3.档案是企业经营发展的基础

企业的业务经营与发展需要由档案部门及时准确地提供各种信息数据，以便对各项业务活动进行数理分析。因此，利用档案材料加工、整理，然后输入计算机整存。如果没有可靠的原始记载和第一手材料，输入的信息也不会准确。

二、会计档案管理存在的问题

1.意识不强：会计档案重视程度不够

会计档案与企业的各项工作“失联”，存在档案信息“孤岛”问题。企业会计档案人员习惯于守摊式地管理档案工作，“两耳不闻窗外事，一头钻进故纸堆”，忙忙碌碌无人知晓，和企业其他部门缺乏有效交流和沟通，人们对企业会计档案的重要性了解不深。企业在应对市场的过程中，注重的是直观经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构工作，档案意识很薄弱，忽略文件收集、利用、归档工作，早期更是由于人员流动大，审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失现象。

当前会计档案工作大都停留在收与管的层面，对企业整体会计档案缺乏编研意识，很少结合工作实际和经营发展需要，认真分析研究，科学鉴定归档范围，无论是否具有保存价值，都抱着万无一失的状态，宁愿增加档案库管压力，将全部会计档案都留档保存。这导致大家长期普遍持有会计档案管理工作持有厌倦、可有可无、无关紧要的心态。

2.边界不清：档案范围同办法规定不匹配

会计档案的内容在扩充的过程中因为内容的增加会致使分类边界不清楚，进而使得规范化管理受到影响。根据相关管理办法，对其的定义为：会计凭证、财务报告以及账簿等会计核算材料。企事业单位在业务创新的过程中，因为业务的拓展在不断变化，业务资料也层出不穷，是否属于会计档案的范畴没有明确的界定。比如，企业签约的电话、手机和网上银行的协议，从真正意义上来说，并不属于传统所说的会计核算材料。但这对后期会计处理产生一定的影响。因而，在是否要把其作为会计档案保管在理解上就存在很大的差异。这样不同企业就会在实际操作中各行其是，而且在管理上也会有不规范的问题出现。

3.设计不周：流程设计与档案保管不匹配

从实际来看，会计业务的流程在设计的时候没有考虑后期保管的需求，未在前端实现分期限装订，从而致使后期档案销毁瓶颈问题的出现，进而导致档案保管压力大。为了保障款及事项的完整性以及连续性，会计部门一般会要求按照业务办理的顺序来装订资料。但是，入库按照这种顺序来装订就会产生多个保管期限的问题。混期限装订不但会使得短期保管的档案期限延长，还会在销毁档案的时候要进行分拣，这样就加大了档案銷毁的难度，使得档案保管工作也面临双重的压力。

4.保管不全：保管范围与保管媒介不匹配

会计档案制度要比其电算化发展落后，尤其是不能明晰纸质和电子档案的对应关系，这样就容易出现重复保管、保管缺失的问题。在实际的工作当中，企业的会计制度中仅有对纸质资料的管理，但是对于电子数据的保管大多只是提及下，并没有严格的从档案角度做出规定，这就导致电子数据还是没有归于档案的统一管理中去。会计业务系统的设计对业务需求也有考虑，但忽视了档案管理功能模块，常常出现数据出口不畅通的问题。

5.保管与利用不匹配

会计档案保管主要目的是为了维护企业权益需要以及满足内外部查询的需要。从我国法律环境的现状来看，债权债务关系的资料需要有纸质形式外，在高度电子化的背景的环境中，其他资料也要实现电子归档来满足查询需要，实现保管目的。然而，因为相关制度的规定，有的企事业单位还是有大量纸质档案，并且在业务发展过程中，呈几何倍数增长，这就给档案库房带来很大的压力。档案库房建设的支出属于低弹性费用，如果一直处于持续高速增长的状态，对企业来说并不合理，会给企业的成本管理带来压力，甚至影响其竞争力的提高。

另外，会计档案管理缺少专职管理人员，极易造成档案保管分散。一家单位的会计档案，一般分为文书和业务档案，仅仅文书档案就分为系统内文件、签报、系统外收文、其他重要文件资料等，但收集难度大，除OA文件可控制外，其他大部分分散于各部门管理。会计档案是“各人各理各家账”这样分散式管理体制缺乏有机的联系与制约，造成档案保管难度加大。基层机构人员流动性较大，档案人员更换相对频繁，如果交接双方没有端正思想、明确责任，就无法保证档案交接工作按照规定办理，容易出现漏洞。档案高级、专业的管理人才更是缺乏。高级档案管理专业人是指具备高政治理论和政策水平、高文化素质、高现代管理技术水平的档案人员。但是，大多基层单位档案管理工作中没有足够的能够掌握现代化技术的管理人才，这就使得新技术、新方法在档案管理工作得不到使用、推广，甚至也不能解决工作中的新情况、新问题，在一定程度上对单位各项工作的顺利开展造成了影响。

三、完善会计档案管理的现实对策

1.思想上高度重视：专岗专责

档案管理是一项基础性工作，专业性强，政策性强，有一定的特殊性，没有正确的思想认识，是无法做好档案管理工作的。各级领导要高度重视档案管理工作，要把档案管理当作内部基础管理工作来抓，纳入岗位考核内容，明确分管领导及工作职责，做到专人管理，权责明确；加大对档案管理上的投入，在人力、财力上给予足够的支持，扎实推进档案管理工作。同时，思想上高度重视是前提，健全会计档案制度才是必要之举。

2.理念上保持先进：前端控制、全程管理

档案管理工作应当具备依靠新技术的新的管理观念，具备与时代合拍的创新意识，改变传统档案管理中的重管理轻利用的思想观念，从被动式服务向主动式服务转变，从封闭式的服务向开放式的服务转变，使档案工作能够更好地为企业发展服务。

档案管理要求没有在业务管理的全过程中得到贯彻，这也是致使档案管理出现问题的一个根本原因。事实上，国内外很多先进的企业都把档案管理归纳到业务管理中，然后嵌入到业务流程，同时在信息系统设计中也有安排。虽然事先测定的工作量比较大，不过只要确定好标准，后期的管理就简单，这能够在很大程度上提升档案管理的规范性以及效率。所以，把全部流程控制理念引入进来，将档案管理同业务流程融合，把文件生成到销毁等作为完成的生命周期过程来统筹规划和管理，这样对于档案中分类不清或重复归档等问题来说就能得到处理，最终有利于实现企业成本节约的目标。

3.素质上需再提升：同步科技

科技的进步促进档案管理手段发生变化，档案的载体形态、管理程序、技术方法也相应发生了变化，而这些变化对档案管理人员提出了新的要求，要求其具备较高的知识层次和先进的技术水平。档案管理人员应该不断加强学习，用现代科学技术武装自己，提升能力，适应新时期的档案管理工作。对此，各基层单位要根据档案工作的需要对档案工作人员进行业务培训，优化其的知识结构，培养其创新精神，使其具备一定的政治理论水平、业务水平，拥有广博的知识、强烈的进取精神，掌握一定的计算机理论和操作技能，实现企事业单位档案管理工作的现代化。

4.保管上更加規范：统一标准

对于企业来说，统一的电子文件管理标准的建立是十分必要的。首先，要做好文件管理和档案管理的领导和规划，两者要同步伐发展；其次，将文件管理前期指导归到档案部门职责，使得文件形成到最终归档能够得到监督；其次，要制定科学统一的管理标准；最后，接收电子文件时，鉴定归档的电子文件内容的原始性和真实性。

会计档案现代化管理是新时代不可逆转的趋势，要对其进行科学、有效的管理势在必行。会计档案工作面临着新的挑战，但也有了新的发展机遇。作为档案管理人员，不仅要增强紧迫感，解放思想，转变观念，还要提高素质、业务水平和管理意识，利用现代化管理设备，建立全新的现代化档案管理模式，使会计单位档案管理工作迈上新的台阶。

参考文献

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2.李长江.浅淡新形势下档案工作者如何提高自身专业化素质.经济师，2017（05）.

3.张敏.会计档案信息系统改造路径探索.乡镇企业会计，2015（6）.