关于优化高等学校联合办学主体学生档案管理工作的几点思考

郝晓艳

[关 键 词] 高等学校；档案管理；联合办学

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）05-0205-01

档案是一个国家、一个组织或集体、个人在长期的社会实践和工作中所形成的以文字、图像、影像等形式保存下来的记录，它是一个国家、组织或个人历史记录的重要组成部分。高等教育管理中的学生档案管理优劣事关高等教育科学发展的水平，是高等教育事业发展的一项重要内容。笔者结合自身工作，就高等学校与非高等学校的联合办学过程中学生档案管理工作谈几点认识。

一、提高对学生档案管理工作重要性的认识是新时期优化联合办学主体学生档案工作的前提

高等教育学生档案既是大学生在校时期学业的完整记录，又是高等教育工作者总结历史经验、查找问题、制订未来发展规划的重要参考依据，它是高等教育重要的信息资源。然而，目前在高等学校与非高等学校联合办学的学院普遍存在对学生档案管理工作重要性认识不足的问题。这主要体现在以下三个方面：（1）联合办学主体领导的认识不足。高等学校与非高等学校的联合办学大多数设立在非高等学校内，比如企业、科研院所等。这些办学主体领导由于创立高等教育时间短，对高等教育学生档案管理工作的重要性意识不强。（2）档案管理人员的档案管理重要性意识薄弱。很多办学主体学生档案管理人员要么是兼职，要么就是刚刚从事这项工作，工作重要性意识不强。（3）学生档案意识淡薄。笔者多年从事学生档案工作，发现当下大学生档案意识较淡薄，对档案对自身未来发展的重要性基本没有认识。为此，作者认为优化联合办学主体学生档案管理工作，首先要解决认識问题。办学主体部门要通过宣传《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规性文件，不断增强广大师生员工的档案意识。其次，办学主体要加强领导，严格管理，明确分工，具体明确的档案管理工作列入年初的教学科研管理计划中。档案管理人员也要充分认识到学生档案管理的重要性，严格按照《高等学校档案管理办法》，认真履职。同时，加强对学生的教育，提升学生对档案重要性的认识，普及基本档案知识。

二、结合办学主体的实际，探索建立科学、规范、合理的学生档案管理制度是优化联合办学主体学生档案管理工作的根本

制度是根本。联合办学的办学主体由于办学时间普遍不长，特别是很多办学主体无以往高等学生档案管理的经验，学生档案管理制度更是无从谈起，从而造成学生档案的丢失、不完整、流转不及时或不规范等问题。特别是现在很多学生在入学时是自带档案，直接交给所在学院的辅导老师，存在档案交接的不规范或造成档案丢失等问题。还有些办学主体只重视所招学生的数量，而对学生档案不检查、不排查，档案的不完整，甚至一些造假行为没能及时发现。除此之外，在校期间，学生各种奖励与处分等材料由于办学主体档案管理不专业或要求不高，造成很多资料并未归档，这为今后该学生的档案造成很多无法弥补的问题等。这些问题的存在迫切要求联合办学主体部门应严格参照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规及所联合高校的档案管理制度，根据本学院学生档案的实际情况，建立严格的档案接转、核查、鉴别、保密等制度，明确档案管理人员的具体工作职责和管理办法，真正使档案管理工作有制度可循、有据可查、有法可循，实现档案管理的制度化、规范化。有了相应的法规和制度，才能保证学生档案工作走向持续发展，才能切实发挥档案工作的功能。

三、加强学生档案管理工作人才建设，提升档案管理人员素质是优化联合办学主体学生档案管理工作的核心

目前很多联合办学主体学生档案管理人员多数以前不是从事档案管理工作，对档案管理，特别是高校大学生档案管理知识缺乏。再加上办学主体对学生档案管理的不重视，对档案管理人员自身的职称评定等工作并不关心，使很多管理人员工作不积极、不认真、得过且过，造成众多学生档案不完整。为此，首先要加强对档案管理人员的严格管理。依照相关规定，定期检查档案工作，及时弥补不足，建立严格的奖惩制度。其次，要通过培训学习等方式不断提升专职档案管理员和兼职档案管理的责任意识，使他们对档案工作的性质和重要性有一个清晰的认识，并能积极主动地结合办学主体工作中心，及时准确地将各项重要工作成果归档，实现变被动等待为主动适应。最后，办学主体部门领导要关心和支持档案管理工作人员的工作，在职称评定、工作晋升等方面给予一定的倾斜，从而激发办学主体档案管理人员的工作热情。

四、加大经费支持，提高档案管理的信息化水平是优化联合办学主体学生档案管理工作的保障

联合办学主体办学经验缺乏及办学时间较短等因素，往往将经费更多地投入到教学和科研及大学生日常活动中，在学生档案管理方面的经费投入非常有限。很多档案管理人员由于缺少培训学习的机会，利用信息技术进行档案管理的很少，很多仍停留在过去的方法上。这就造成档案工作效率低、工作繁重、枯燥、单一，使工作效率低下，没成效。有些办学主体虽然也购进了现代化的设备，但由于档案工作人员缺乏相应的培训和档案工作创新意识和创新能力，使很多现代化设备形同虚设，成为“摆样子”。这势必造成重大浪费，同时也不能保障为学生提供高效的服务。为此，联合办学主体应把档案管理工作经费纳入单位整体的工作计划中，特别是还没有实现档案管理信息化的部门更应加大投入，逐步实现学生档案管理工作的信息化。同时，应从教学和科研经费中划出档案管理人员的专项培训经费，保障档案管理人员有更多的培训机会。