新时期企业档案管理存在的问题及途径分析

李晓维

摘 要：档案是企业各项日常工作中形成的第一手资料，是企业研究改进、提高企业管理的不可多得的宝贵史料。档案工作规范化是实现企业档案管理的重要环节，档案对企业资源开发起着不可替代的重要作用，对企业建立系统、科学、民主的管理制度也极为重要。

关键词：企业；档案管理；重要性

企业档案管理工作是企业生产、经营和管理活动的基础性管理工作。在新形势下，要重视和加强企业档案工作，规范企业档案管理，进行档案工作科学化管理。在此，笔者就企业档案管理工作中存在的问题及解决思路谈谈自己的看法，以期与各位同仁探讨交流。

一、加强企业档案管理工作的重要性

如何做好档案管理工作是现代企业健康发展的重要保障。具体来说，企业档案管理工作的重要性体现在以下几个方面：

1.为现代企业的改革与发展提供科学决策依据

企业档案能真实记录企业创建与发展的运动轨迹，具有持续性、长期性的特点。由于企业的现状是企业历史的延续，而企业的现状又将成为企业未来的历史。因此，企业目前和未来的经营管理、技术开发及产品生产都离不开对企业原有和现有人、财、物、产、供、销等各种经营和生产技术条件的准确掌握，而所有这些信息都主要凝结在企业档案中。所以说，企业高层管理人员要了解企业整体经营状况，为企业的改革与发展做出重大决策，都需要以确切的数据、详实的资料作为参考，从中找出决策的依据。即使在总结工作、制订计划、处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策，正确地指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。因此，档案已成为企业各级管理人员加强企业管理的重要参谋和决策依据。

2.为维护企业的经济利益和合法权益提供重要保障

企业档案是企业在生产、经营、管理、技术等活动中形成的具有保存价值的不同载体的历史记录，是企业资产的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史面貌的重要凭证，是不可再生资源。一旦企业档案发生事故，造成的损失将无法弥补。现代企业在经济运作中有时会遇到经济债务纠纷或侵权纠纷，而企业文字档案中的契约、合同等文书，具有法律效力，正是维护企业权益的法律凭证。因此，企业要想维护自身的经济利益和合法权益，在经济纠纷中立于不敗之地，就必须加强档案管理，保存真实、完整的企业档案作为证据。

二、企业档案管理工作中存在的问题

随着现代企业改革的不断深入，企业档案管理工作的重要地位越来越明显，但是企业在档案管理过程中仍存在着不可忽视的问题，主要表现在以下方面：

1.企业档案网络信息化开发不力，缺乏与时俱进的档案管理意识

近几年虽然计算机技术得到迅猛发展，但是有的企业档案管理工作的信息化开发与管理、档案网络的开发与利用依然显得很薄弱。还有个别领导对档案综合管理工作的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，造成了档案工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果，档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。

2.档案管理工作缺乏足够的人力、物力和财力的支持

在有的企业，档案管理人员往往是以做档案工作为主，身兼多职，兼做其他工作，如“文秘、收发、机要、行政”等。使专职的档案人员在做本职档案工作时，都要用业余时间或加班加点来做。由于工作繁杂，没有足够的时间和精力整理和收集档案材料，造成档案材料没能科学规范的归档。

三、做好企业档案管理工作的措施分析

企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，我们应从企业内部发展着眼，高度重视新形势下档案管理工作，努力提高档案管理的整体水平，促进企业发展。

1.加强领导，增强档案管理意识，加大投入力度，狠抓落实

企业要进一步加强档案工作的组织领导，从上到下高度重视档案管理工作，将其作为提高企业工作效率和工作质量，搞好企业工作的一项重要内容和基础性常抓不懈。同时，要配备专职档案管理人员，明确分管领导、责任部门和工作人员的职责，坚持将档案工作纳入领导议事日程，确保了档案工作各项管理措施的落实到位。

2.充分发挥档案和档案管理工作的重要作用，提高服务意识

档案是企业的宝藏，开发与利用是档案工作的生命力所在，只有开发与利用，档案才发挥出它的价值，档案管理工作才有活力。档案管理工作者要充分利用档案的资源优势，及时为企业的生产、经营、管理、技改、研发和对外交往提供直接的参考服务，增强企业的向心力，树立企业良好的外部形象。

3.加强档案业务能力培训，建立一支高素质的档案管理队伍

档案管理是一门专业性强的业务，高素质的档案管理人员是做好档案管理工作和保证档案服务质量的先决条件。因此，企业要鼓励和支持档案管理人员参加各类业务培训，尽量安排素质高、专业能力强的员工从事档案工作，从而提高档案管理的整体水平和服务水平。

4.规范档案管理工作考核

对于企业的档案管理工作实现检查和考核，是保障企业档案管理工作正常开展的重要手段。但是在实际的档案管理之中，这个环节却容易被忽视。实现有效的管理，可以避免以们的一些管和不管、管好管坏一个样的情况，需要按照国家档案管理文件和要求，制定适介企业的、专业的档案管理标准。对这些标准应该进行详细的考虑，对于库房的档案管理标准，档案存放的标准和保管的标准，都需要做好详细的标准。同时，还需要建立档案管理检查和考评制度，需要做好对档案专业部门进行检查和考评，还需要做好企业内部管理工作的考评。

5.加快档案信息化建设步伐，提高档案的利用率

信息化是档案管理工作发展的重要方向，也是经济发展的必然要求，档案信息存储和处理的数字化、收集和传递的网络化已势在必行。企业必须加快档案的现代化管理工作，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则，将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案之中。同时，按照统筹规划、分步实施及保障安全原则，实现信息资源共享，提高档案管理水平和档案的利用价值。