基于财务共享模式的电子财务档案管理研究

渠丽丽

随着国防科研体制改革的不断发展，军工科研院所面临更加复杂的商业环境，传统账务处理系统已不能满足当下管理需求，尤其在大数据、财务共享中心盛行的时代，财务信息化水平的高低对企业运营起着至关重要的作用。以全面预算管理为导向，以项目经费精细化控制、效益管理为重点，以数据标准化、流程规范化为基础，构建高效敏捷协同的经费管控一体化平台，实现了经费管理集中、反映及时、过程可控和风险预警目标。

大数据云会计财务共享中心财务档案

引言

大数据、云会计时代的到来，推动着企业的财务档案管理从以纸质为媒介的传统管理存储方式到数据形态的数字化管理的转变。基于财务共享服务模式下的财务档案管理更是将不同国家、不同区域的财务档案集中至财务共享服务中心进行统一保管，实现了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管的电子化管理，大大推动了电子财务档案的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的支持。

基于财务共享模式的电子财务档案管理框架模型

大数据、云会计环境下，随着企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企业的财务工作需要按照专业性、成本性、客户群等进行精细化核算，财务档案资料也会日益增多。同时，企业财务软件下的各子系统、子模块业务在处理同时自动生成的会计分录（如营业计费数据、物料出入库、资金缴拨、人工成本等）数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的财务档案管理模式出现了诸多弊端，大量的财务档案占用了庞大的空间，而且传统打印流程也影响了生产系统的高效运作，降低了工作效率。大数据时代基于财务共享的财务档案管理利用大数据、云计算技术实现财务档案从传统档案向电子档案的转变，并通过云端实现电子档案的远程访问和管理，提升档案信息利用效率，实现档案信息的随需访问。同时，降低企业能耗支出、减少生产办公成本、提高企业财务档案的管理效率。

（1）电子财务档案的采集

电子财务档案的采集就是将各类电子会计文件经过采集、整理，并确定其文件属性后，从各分子公司上传至财务共享云平台。建立财务共享服务中心的集团企业，可以通过影像识别系统对各类原始凭证影像化，即各分子公司只需对搜集的纸质原始凭证进行扫描识别，就可以上传至财务共享云平台，为后期会计处理、业务审批以及后续管理提供电子档案信息支撑。企业通过Oracle、SAP、用友、金蝶等财务核算系统对云端的原始数据信息进行处理，自动生成电子会计凭证。电子会计凭证经过相关会计人员的审批后，就可以登记相应的总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等各类账簿，随后通过久其、MyReport等财务报表系统自动生成企业的电子财务报表。银行回单主要是通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，并支持后续电子财务档案的信息利用。利用电子银行回单汇总表替代传统银行对账单，并据此形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告，可以实现电子对账结果与报表数据的直接校验。

（2）财务档案的分析处理

基于财务共享服务模式下的电子财务档案的分析处理工作主要包括维护电子会计文件之间的有机联系，使采集的电子会计文件形成一个完整、有序的信息资源统一体，发挥电子财务档案的价值。传统电算化条件下的电子财务档案之间的联系可能更多存在于结构化数据之间，而财务共享环境下的电子财务档案，通过大数据的海量数据分析技术可能会有跨结构的联系，并挖掘出更多数据间的历史联系，从而形成更有序、更有效的结果，也将有利于后续会计处理的计算分析。在电子财务档案的分析处理环节，主要通过InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技术将海量来自各分子公司端的电子财务档案数据快速导入到一个集中的大型分布式数据库和分布式存储集群，利用分布式技术来对存储于其中的海量数据进行查询、分类、汇总等，以此满足后期电子财务档案的应用。

（3）电子财务档案的应用

电子财务档案的应用是基于大数据的挖掘技术，通过前期分析筛选出的数据进行数据挖掘，利用R、HadoopMahout等数据挖掘技术，进行高级别的数据分析，从大量数据间的关联中发掘出与企业决策有关的信息，以此满足更高级别的管理需求，从而实现电子财务档案的决策应用。电子财务档案的应用主要包括检索和利用两个方面。电子财务档案的检索主要是以财务共享云平台为基础，利用大数据的海量数据管理能力进行数据分析和数据挖掘，采用MapReduce等编程模型并行处理大规模的电子财务档案数据集，同时对存储在私有云、公有云以及混合云等各类云端的电子档案信息进行查询，满足企业各类用户的利用需求。相比传统财务档案的检索，财务共享下的会计检索方法不仅提高了财务档案的检索速度，而且提高了检索的精确度。电子财务档案的利用是指用户通过财务共享云平台检索出所需的电子会计文件信息后，将其转化为实际应用价值的过程。传统财务档案的检索利用是較为单调的，检索出的数据大都是原始数据，且最多只能进行简单的数值统计运算，不能用其他数据类型来描述，也不能进行人工智能化的运算。

大数据时代基于财务共享的电子财务档案管理价值

（1）采用分类处理，提高电子财务档案管理的精细化

传统的财务档案管理往往是通过手工方式，对各类原始会计单据进行连续编号，统一装订管理。而财务共享服务模式下的财务档案管理更多的是通过财务共享云平台实现电子化的分类管理。各分子公司将原始单据扫描上传至财务共享服务中心后，系统会自动根据会计账目的不同进行分类，并自动生成连续的编号，这样可以大大提高后期会计账目的复核、记账以及结账工作的效率。此外，上传的会计凭证通过财务共享云平台的整合处理，凭证除了包括原始的数据信息以外，还包括企业采购、生产、销售等各个阶段的数据集成信息和链接信息，建立起了原始凭证和其他会计信息之间的联系，在提高财务档案管理效率的同时使管理更加精细化。

（2）数据实时更新，提高电子财务档案管理的准确性和实效性

传统财务档案的数据大都是静止的，且数据间的关联度很低。而财务共享服务模式下的财务档案管理，使账簿和报表数据既可以独立数据的形式存在，还可建立与多类会计信息之间的联系。各分子公司的会计人员只需通过物联网技术对原始会计信息进行扫描，影像识别系统就会自动读取原始的数据信息，并上传至云端，云端对数据进行处理后形成各类财务报表，支持企业的分析决策，同时也支持后续审计工作的查询功能。财务共享云平台支持数据的实时更新，从而增强了电子财务档案信息的准确性和实效性。

（3）云端存储数据，提高电子财务档案管理的处理效率

财务共享服务模式下的财务档案管理采用的是纸质财务档案和电子财务档案的双重载体形式。通过财务共享云平台，各分子公司将各类数据信息上传存储至云端，不仅减少了纸质财务档案的数量，更是扩大了电子财务档案的存储空间。此外，通过大数据、物联网和云端处理技术，可以大大缩短企业会计报表的编制时间，并根据企业领导者的预期需求情况对财务档案进行分析预测，做出进一步的加工处理，从而节省更多的人力、物力和时间，提高财务档案信息资源的处理效率。

（4）降低信息传输成本，促进生产经营发展

财务共享服务模式下的电子会计信息经过加工整理，可以通过网络传输和共享云平台等介质传递方式，实现会计信息的异地查询、检索、分析、计算等，提高企业生产经营效率，降低信息传递运输成本。通过对历史财务档案信息进行加工整理、分析比较，可以对未来的经营发展趋势加以预测，为企业决策者提供更有效的决策依据。此外，根据经营管理目标的要求，可以对其中的生产经营要素进行相应的调整，保持企业生产经营的正确发展方向，促进企业经营管理目标的实现。

结束语

电子财务档案管理是一项复杂而系统性的工作，对企业具有重大意义。大数据、云会计时代，企业通过财务共享云平台能够更加方便快捷地获取各类电子会计数据，通过对这些数据的挖掘、处理、分析与应用，可以保证企业电子财务档案的管理更加及时、准确和有效。本文给出了大数据时代基于财务共享的电子财务档案管理的实施框架，详细阐述了具体的电子财务档案的处理流程，并分析了财务共享模式下的电子财务档案管理给企业带来的价值，以期帮助企业进一步强化电子财务档案的管控能力，提升经济效益。

[1]论财务转型过程中财务档案管理工作的新思路——基于财务共享模式的探讨[J].张育强，靳敏.中国总会计师.2011（04）

[2]传統财务档案与电算化财务档案的比较研究[J].王庆东.兰台世界.2014（02）

[3]财务共享服务中心财务档案管理[J].张庆龙，田春红.中国注册会计师.2012（08）